# SharePoint Site Management Deep Dive SharePoint Site Management Deep Dive

Referenz für Site-Erstellung, Vorlagen, Hub Sites, Freigabe, Suche, Versionierung und PnP-Provisioning in SharePoint Online.Reference for site creation, templates, hub sites, sharing, search, versioning, and PnP provisioning in SharePoint Online.

11
Administrationsbereiche Administration areas
2000
Hub-Site-Assoziationen Hub site associations
500
Standard-Versionen Default versions
PnP
Provisioning Tooling Provisioning tooling
Site Governance beginnt vor der ersten Site Site governance starts before the first site

Site-Erstellung, Freigabe, Informationsbarrieren und Versionierung beeinflussen einander. Microsoft Learn empfiehlt daher eine Kombination aus Tenant-Standards, Site-spezifischen Ausnahmen und wiederholbarer Provisionierung.Site creation, sharing, information barriers, and versioning influence one another. Microsoft Learn therefore recommends combining tenant standards, site-specific exceptions, and repeatable provisioning.

Site Creation Site Creation

Sites können administrativ, per Self-Service, über Teams oder über automatisierte Provisionierung entstehen.Sites can be created administratively, through self-service, via Teams, or through automated provisioning.

Site Templates Site Templates

SharePoint Online bietet moderne und klassische Vorlagen mit festen IDs, die für Admin-Skripting und Provisionierung wichtig sind.SharePoint Online provides modern and classic templates with fixed IDs that matter for admin scripting and provisioning.

Hub Sites Deep Dive Hub Sites Deep Dive

Hub Sites verknüpfen autonome Sites durch Navigation, Branding, Hub Search und gemeinsames Site-Scoping.Hub sites connect autonomous sites through navigation, branding, hub search, and shared site scoping.

Storage Management Storage Management

SharePoint Online nutzt einen Tenant-Storage-Pool, der automatisch oder manuell auf Sites verteilt werden kann.SharePoint Online uses a tenant storage pool that can be distributed to sites automatically or manually.

External Sharing Deep Dive External Sharing Deep Dive

SharePoint arbeitet mit vier Sharing-Stufen auf Tenant- und Site-Ebene sowie mehreren Linktypen für Freigaben.SharePoint works with four sharing levels at tenant and site level and with several link types for sharing.

Access Control Access Control

Conditional Access, unmanaged device policy, network location rules und idle session timeout steuern den Zugriff auf SharePoint und OneDrive.Conditional Access, unmanaged device policy, network location rules, and idle session timeout control access to SharePoint and OneDrive.

Information Barriers Information Barriers

Information Barriers in SharePoint trennen Inhalte entlang definierter Segmente und Richtlinien.Information barriers in SharePoint separate content along defined segments and policies.

Content Types & Taxonomy Content Types & Taxonomy

Site Columns, Site Content Types, Term Store und Content Type Hub strukturieren Metadaten und Informationsarchitektur.Site columns, site content types, term store, and the content type hub structure metadata and information architecture.

SharePoint Search Administration SharePoint Search Administration

Suchschema, Managed Properties, Crawled Properties, Result Sources und Query Rules steuern die Qualität von SharePoint-Suchergebnissen.Search schema, managed properties, crawled properties, result sources, and query rules control the quality of SharePoint search results.

Version History Deep Dive Version History Deep Dive

Versionierung schützt vor Fehlbedienung und unterstützt Auditability, beeinflusst aber Speicher, Restore und Sync-Verhalten massiv.Versioning protects against mistakes and supports auditability, but significantly affects storage, restore, and sync behavior.

PnP Patterns & Practices PnP Patterns & Practices

PnP Provisioning, PnP Framework und PnP PowerShell liefern wiederholbare Muster für Site-Bereitstellung und Konfigurationsdrift.PnP provisioning, the PnP Framework, and PnP PowerShell provide repeatable patterns for site provisioning and configuration drift control.

## Site Creation Site Creation

Sites können administrativ, per Self-Service, über Teams oder über automatisierte Provisionierung entstehen.Sites can be created administratively, through self-service, via Teams, or through automated provisioning.

Wichtige Stellhebel sind Self-Service-Enablement, Managed Paths wie /sites/ und /teams/ sowie Standardfreigabelinks auf Tenant- und Site-Ebene.Important levers are self-service enablement, managed paths such as /sites/ and /teams/, and default sharing links at tenant and site level.

Erstellung steuert spätere Governance Creation shapes later governance

Wenn Managed Paths, Standardsites und Self-Service-Regeln sauber definiert sind, sinkt der spätere Korrekturaufwand deutlich.When managed paths, default site options, and self-service rules are well defined, later correction effort drops significantly.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
Admin-created Admin-created | Gezielte Provisionierung für kontrollierte Informationsarchitektur, Spezialsites oder Sonderberechtigungen.Targeted provisioning for controlled information architecture, special sites, or exceptional permissions.
Self-service Self-service | Geeignet für Fachbereiche, benötigt aber Naming, Expiration und Lifecycle-Steuerung.Suitable for business users, but requires naming, expiration, and lifecycle control.
Managed Paths Managed paths | /sites/ für allgemeine Websites, /teams/ häufig für gruppenverbundene Kollaborationssites./sites/ for general sites, /teams/ often for group-connected collaboration sites.
Default Link Type Default link type | Anyone, Organization oder Specific People sollte nach Sicherheitsmodell vorgegeben werden.Anyone, Organization, or Specific People should be defined according to the security model.
Provisioning Provisioning | Templates, Site Scripts und PnP schaffen Wiederholbarkeit.Templates, site scripts, and PnP create repeatability.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für Site Creation dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for Site Creation.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Dokumentieren Sie, welche Site-Typen Benutzer selbst erstellen dürfen.Document which site types users may create themselves.
- Abweichungen von Standardfreigaben sollten nachvollziehbar genehmigt werden.Exceptions from default sharing should be traceably approved.
- Definieren Sie Naming, Classification und Owner-Pflichten vor dem Rollout.Define naming, classification, and owner responsibilities before rollout.
- Berücksichtigen Sie, dass Teams- und Viva-Szenarien zusätzliche Sites erzeugen können.Consider that Teams and Viva scenarios can generate additional sites.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    Set-SPOTenant -SelfServiceSiteCreationDisabled $false
    Set-SPOTenant -DefaultSharingLinkType Direct
    Get-SPOTenant | Format-List SelfServiceSiteCreationDisabled,DefaultSharingLinkType

## Site Templates Site Templates

SharePoint Online bietet moderne und klassische Vorlagen mit festen IDs, die für Admin-Skripting und Provisionierung wichtig sind.SharePoint Online provides modern and classic templates with fixed IDs that matter for admin scripting and provisioning.

Wichtige IDs sind Team site STS#3, Communication site SITEPAGEPUBLISHING#0 und Channel site TEAMCHANNEL#0. Eigene Site Designs verwenden JSON-basierte Site Scripts und werden per New-SPOSiteDesign veröffentlicht.Important IDs include Team site STS#3, Communication site SITEPAGEPUBLISHING#0, and Channel site TEAMCHANNEL#0. Custom site designs use JSON-based site scripts and are published with New-SPOSiteDesign.

Vorlagen sind Steuerungsobjekte Templates are control objects

Die gewählte Vorlage beeinflusst Navigation, Seitenmodell, Group-Integration und mögliche Automatisierungspfade.The chosen template influences navigation, page model, group integration, and possible automation paths.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
STS#3 STS#3 | Modern Team site; häufig Grundlage für Team-Websites ohne besondere Publishing-Anforderungen.Modern team site; often the base for team collaboration sites without publishing requirements.
SITEPAGEPUBLISHING#0 SITEPAGEPUBLISHING#0 | Communication site für breit ausgerollte interne Kommunikation.Communication site for broad internal communication.
TEAMCHANNEL#0 TEAMCHANNEL#0 | Channel site für private oder shared channel Workloads in Teams.Channel site for private or shared channel workloads in Teams.
Group-less Team Site Group-less team site | Kann skriptbasiert als Team site ohne Microsoft 365 Group bereitgestellt werden.Can be provisioned by script as a team site without a Microsoft 365 group.
Custom Designs Custom designs | Site Scripts nutzen JSON-Schema; Site Designs bündeln Scripts für wiederholte Bereitstellung.Site scripts use a JSON schema; site designs bundle scripts for repeatable deployment.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für Site Templates dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for Site Templates.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Verwenden Sie Vorlagen als Governance-Baustein, nicht nur als UI-Auswahl.Use templates as a governance building block, not just as a UI choice.
- Halten Sie Template-IDs in Provisionierungsskripten explizit fest.Keep template IDs explicit in provisioning scripts.
- Testen Sie Site Designs in dedizierten Pilottenants oder Pilotwebsites.Test site designs in dedicated pilot tenants or pilot sites.
- Berücksichtigen Sie, dass moderne und klassische Vorlagen unterschiedliche Lebenszyklen haben.Remember that modern and classic templates have different lifecycle expectations.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    New-SPOSiteDesign -Title "Project Workspace" -WebTemplate "STS#3" -SiteScripts "00000000-0000-0000-0000-000000000001" -Description "Provisioned team workspace"
    Get-SPOSiteDesign

## Hub Sites Deep Dive Hub Sites Deep Dive

Hub Sites verknüpfen autonome Sites durch Navigation, Branding, Hub Search und gemeinsames Site-Scoping.Hub sites connect autonomous sites through navigation, branding, hub search, and shared site scoping.

Ein Tenant kann viele Hub Sites besitzen; pro Hub sind bis zu 2000 assoziierte Sites vorgesehen. Register-SPOHubSite, Association und Hub Permissions sind die zentralen Adminfunktionen.A tenant can have many hub sites; per hub, up to 2000 associated sites are intended. Register-SPOHubSite, association, and hub permissions are the core admin functions.

Hub = lose Kopplung Hub = loose coupling

Hub Sites liefern gemeinsame Navigation und Suche, ohne die Eigenständigkeit von Sites und Berechtigungen vollständig aufzuheben.Hub sites provide common navigation and search without fully removing the autonomy of sites and permissions.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
Registrierung Registration | Register-SPOHubSite macht aus einer bestehenden Site einen Hub.Register-SPOHubSite turns an existing site into a hub.
Association Association | Sites können manuell, per Skript oder regelbasiert assoziiert werden.Sites can be associated manually, through scripts, or via automation.
Hub Navigation Hub navigation | Gemeinsame Top-Navigation und Branding erhöhen Konsistenz.Shared top navigation and branding increase consistency.
Hub Search Hub search | Suchscope auf den Hub-Kontext verbessert fachbereichsbezogene Ergebnisse.Search scoped to the hub context improves business-domain results.
Permissions Permissions | Berechtigungen bleiben grundsätzlich site-spezifisch; Hubs sind kein Security Boundary Ersatz.Permissions remain site-specific; hubs are not a replacement for security boundaries.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für Hub Sites Deep Dive dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for Hub Sites Deep Dive.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Planen Sie Hubs entlang Informationsarchitektur und Eigentümerschaft, nicht nach Organigramm allein.Plan hubs around information architecture and ownership, not just the org chart.
- Vermeiden Sie Hub-Sprawl mit zu vielen fast identischen Hubs.Avoid hub sprawl with too many nearly identical hubs.
- Dokumentieren Sie, wer Assoziationen genehmigt und pflegt.Document who approves and maintains associations.
- Bewerten Sie Navigation und Hub Search mit realen Nutzergruppen.Evaluate navigation and hub search with real user groups.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    Register-SPOHubSite -Site https://contoso.sharepoint.com/sites/Operations
    Add-SPOHubSiteAssociation -Site https://contoso.sharepoint.com/sites/Finance -HubSite https://contoso.sharepoint.com/sites/Operations
    Get-SPOHubSite

## Storage Management Storage Management

SharePoint Online nutzt einen Tenant-Storage-Pool, der automatisch oder manuell auf Sites verteilt werden kann.SharePoint Online uses a tenant storage pool that can be distributed to sites automatically or manually.

Per-Site-Quoten, Storage Reports, Version Storage und große Bibliotheken beeinflussen Kosten und Performance. Versionen können den tatsächlichen Verbrauch massiv erhöhen.Per-site quotas, storage reports, version storage, and large libraries influence cost and performance. Versions can significantly increase actual consumption.

Versionen sind oft der Speicherfaktor Versions are often the storage factor

Nicht große Dateien allein, sondern Versionierung, Massenbearbeitung und Sync-Workloads treiben den Verbrauch besonders stark.Not just large files, but versioning, bulk editing, and sync workloads often drive usage the most.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
Tenant Pool Tenant pool | Standardmodell für moderne Tenants; Zuweisung kann automatisch erfolgen.Default model for modern tenants; allocation can be automatic.
Manual Quotas Manual quotas | Sinnvoll für Spezialsites, Archivbereiche oder streng begrenzte Workloads.Useful for special sites, archive areas, or tightly bounded workloads.
Set-SPOSite Set-SPOSite | StorageQuota und StorageQuotaWarningLevel setzen harte und weiche Grenzen.StorageQuota and StorageQuotaWarningLevel set hard and soft limits.
Storage Reports Storage reports | Admin Center und Berichte helfen beim Erkennen von Wachstum und Hotspots.Admin Center and reports help identify growth and hotspots.
Version Impact Version impact | Versionshistorie kann mehr Speicher verbrauchen als der aktuelle Dateibestand.Version history can consume more storage than the current file set.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für Storage Management dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for Storage Management.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Nutzen Sie automatische Quoten, solange kein klarer Sonderfall dagegen spricht.Use automatic quotas unless a clear exception exists.
- Überwachen Sie große Sites auf Versionsexplosionen und Sync-Muster.Monitor large sites for version growth and sync behavior.
- Kommunizieren Sie Quotenänderungen mit Site Ownern frühzeitig.Communicate quota changes to site owners early.
- Prüfen Sie Aufbewahrung und Records-Anforderungen, bevor Versionen aggressiv reduziert werden.Check retention and records requirements before reducing versions aggressively.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/Archive -StorageQuota 102400 -StorageQuotaWarningLevel 92160
    Get-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/Archive | Format-List StorageQuota,StorageQuotaWarningLevel

## External Sharing Deep Dive External Sharing Deep Dive

SharePoint arbeitet mit vier Sharing-Stufen auf Tenant- und Site-Ebene sowie mehreren Linktypen für Freigaben.SharePoint works with four sharing levels at tenant and site level and with several link types for sharing.

Anyone, New and Existing Guests, Existing Guests und Only People in Your Organization bilden die grundlegenden Modi. Dazu kommen Default Link Type, Ablaufdaten, Block Download und E-Mail-Verifizierung.Anyone, New and Existing Guests, Existing Guests, and Only People in Your Organization form the foundational modes. On top of that come default link type, expiration, block download, and email verification.

Site-Level kann strenger sein Site level can be stricter

Eine Site kann restriktiver sein als der Tenant, aber nicht großzügiger. Dieses Prinzip sollte im Betriebsmodell fest verankert sein.A site can be more restrictive than the tenant, but not more permissive. This principle should be embedded in the operating model.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
SharingCapability SharingCapability | Tenant- und Site-Cmdlets steuern, wie weit externe Freigabe möglich ist.Tenant and site cmdlets control how far external sharing is allowed.
Link Types Link types | Anyone, Organization, Specific People und Direct Access adressieren unterschiedliche Risikostufen.Anyone, Organization, Specific People, and Direct Access address different risk levels.
Default Link Default link | Standardlinktyp beeinflusst Benutzerverhalten stärker als Richtlinien allein.The default link type influences user behavior more than policy alone.
Expiration Expiration | Ablaufdaten und E-Mail-Verifikation reduzieren Langzeitrisiken.Expiration dates and email verification reduce long-term risk.
Advanced Settings Advanced settings | Allow editing, block download und Gastkontrollen differenzieren den Schutz weiter.Allow editing, block download, and guest controls further differentiate protection.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für External Sharing Deep Dive dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for External Sharing Deep Dive.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Vermeiden Sie Anyone Links als Default, wenn regulierte Daten in SharePoint liegen.Avoid Anyone links as the default when regulated data lives in SharePoint.
- Prüfen Sie Gastlebenszyklus und Domain Allow/Block Listen mit dem Entra-Team.Review guest lifecycle and domain allow/block lists with the Entra team.
- Verknüpfen Sie Freigaberichtlinien mit Sensitivity Labels und Access Policies.Link sharing policies with sensitivity labels and access policies.
- Trainieren Sie Site Owner auf den Unterschied zwischen Linktyp und Berechtigung.Train site owners on the difference between link type and permission.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/Partners -SharingCapability ExistingExternalUserSharingOnly
    Get-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/Partners | Format-List SharingCapability,DefaultLinkToExistingAccess,DefaultSharingLinkType

## Access Control Access Control

Conditional Access, unmanaged device policy, network location rules und idle session timeout steuern den Zugriff auf SharePoint und OneDrive.Conditional Access, unmanaged device policy, network location rules, and idle session timeout control access to SharePoint and OneDrive.

Set-SPOTenant kann device-basierte Kontrollpfade aktivieren; zusätzlich wirken Entra Conditional Access und Defender Signale. Ziel ist häufig Browser-only oder limited access für unmanaged devices.Set-SPOTenant can enable device-based control paths; Entra Conditional Access and Defender signals also apply. The goal is often browser-only or limited access for unmanaged devices.

SharePoint Access = Entra + SPO SharePoint access = Entra + SPO

Tenantzugriff entsteht aus der Kombination von Entra Conditional Access, SharePoint-Einstellungen und der Label-/Containerkonfiguration.Tenant access emerges from the combination of Entra Conditional Access, SharePoint settings, and label or container configuration.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
Conditional Access Conditional Access | Erzwingt compliant device, MFA oder andere Zugriffskontrollen.Enforces compliant device, MFA, or other access controls.
Unmanaged Devices Unmanaged devices | Browser-only, limited download oder blockierter Zugriff reduzieren Datenabfluss.Browser-only, limited download, or blocked access reduce data exfiltration.
Network Location Network location | Vertrauenswürdige Standorte und Session-Policies können abgestuft wirken.Trusted locations and session policies can be applied in graduated ways.
Idle Timeout Idle timeout | Idle Session Timeout minimiert unbeaufsichtigte Websitzungen.Idle Session Timeout minimizes unattended web sessions.
Admin Focus Admin focus | CA-Design und SPO-Tenantsetting müssen gemeinsam getestet werden.CA design and SPO tenant settings must be tested together.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für Access Control dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for Access Control.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Testen Sie unmanaged device policies mit OneDrive Sync und Browsern getrennt.Test unmanaged device policies separately with OneDrive Sync and browsers.
- Kommunizieren Sie klar, wenn Download-Blocker oder Browser-Limits aktiviert werden.Communicate clearly when download blockers or browser restrictions are enabled.
- Nutzen Sie Break-Glass-Konten nicht für Alltagszugriff auf SharePoint-Daten.Do not use break-glass accounts for day-to-day access to SharePoint data.
- Dokumentieren Sie den Zusammenhang zwischen CA und Tenant Policy für den Support.Document the relationship between CA and tenant policy for support teams.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    Set-SPOTenant -ConditionalAccessPolicy AllowLimitedAccess
    Set-SPOTenant -IdleSessionSignOutEnabled $true -IdleSessionSignOutWarnAfter 10 -IdleSessionSignOutAfter 30

## Information Barriers Information Barriers

Information Barriers in SharePoint trennen Inhalte entlang definierter Segmente und Richtlinien.Information barriers in SharePoint separate content along defined segments and policies.

Segments, Policies und site-level IB modes bestimmen, welche Nutzer auf Sites zugreifen dürfen. Besonders relevant ist dies in regulierten Branchen oder bei M&A-Szenarien.Segments, policies, and site-level IB modes determine which users may access sites. This matters especially in regulated industries or M&A scenarios.

IB ist Compliance Boundary IB is a compliance boundary

IB ersetzt keine Site Permissions im Detail, definiert aber übergeordnete Kommunikations- und Kollaborationsgrenzen.IB does not replace detailed site permissions, but defines overarching collaboration boundaries.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
Segments Segments | Gruppieren Benutzer anhand Attribute wie Abteilung oder Geschäftseinheit.Group users based on attributes such as department or business unit.
Policies Policies | Erlauben oder verbieten Interaktion zwischen Segmenten.Allow or block interaction between segments.
Site Modes Site modes | Sites können als open, owner-moderated oder implicit einer IB-Logik folgen.Sites can follow open, owner-moderated, or implicit IB patterns.
SharePoint Impact SharePoint impact | Zugriff, Suche und Teilen werden durch IB-Richtlinien beeinflusst.Access, search, and sharing are affected by IB policies.
Governance Governance | IB benötigt Abstimmung mit Teams, Exchange und Purview.IB requires alignment with Teams, Exchange, and Purview.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für Information Barriers dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for Information Barriers.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- IB-Projekte sollten gemeinsam mit Compliance und Rechtsabteilung umgesetzt werden.Implement IB projects together with compliance and legal teams.
- Testen Sie Sites mit realen Segmentzuweisungen statt nur mit Admin-Konten.Test sites with real segment assignments instead of admin accounts only.
- Dokumentieren Sie Ausnahmen und temporäre M&A-Regelungen nachvollziehbar.Document exceptions and temporary M&A arrangements clearly.
- IB kann Suchergebnisse und Freigabeerwartungen für Benutzer sichtbar verändern.IB can visibly change search results and sharing expectations for users.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    Get-SPOTenant | Format-List InformationBarriersSuspension
    Get-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/Restricted | Format-List InformationSegment,InformationBarriersMode

## Content Types & Taxonomy Content Types & Taxonomy

Site Columns, Site Content Types, Term Store und Content Type Hub strukturieren Metadaten und Informationsarchitektur.Site columns, site content types, term store, and the content type hub structure metadata and information architecture.

Veröffentlichte Content Types können tenantweit wiederverwendet werden. Managed Metadata aus dem Term Store sorgt für kontrollierte Klassifizierung und Navigation.Published content types can be reused tenant-wide. Managed metadata from the term store supports controlled classification and navigation.

Metadaten zuerst modellieren Model metadata first

Ohne saubere Taxonomie werden Suchschema, DLP, Records und Benutzerführung unnötig komplex.Without clean taxonomy, search schema, DLP, records, and user guidance become unnecessarily complex.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
Site Columns Site columns | Wiederverwendbare Felder mit einheitlicher Definition über Sites hinweg.Reusable fields with a consistent definition across sites.
Content Types Content types | Bündeln Metadaten, Vorlagen und Workflows für Dokumentklassen.Bundle metadata, templates, and workflows for document classes.
Content Type Hub Content type hub | Veröffentlicht Inhaltstypen für andere Sites und Bibliotheken.Publishes content types to other sites and libraries.
Term Store Term store | Stellt verwaltete Begriffe, Hierarchien und Synonyme bereit.Provides managed terms, hierarchies, and synonyms.
Publish/Subscribe Publish/subscribe | Änderungen brauchen Replikationszeit und Governance-Disziplin.Changes need replication time and governance discipline.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für Content Types & Taxonomy dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for Content Types & Taxonomy.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Pflegen Sie einen Taxonomie-Owner und Releaseprozess für Term-Änderungen.Maintain a taxonomy owner and release process for term changes.
- Testen Sie Such- und Filterverhalten nach Änderungen an Inhaltstypen.Test search and filter behavior after content type changes.
- Dokumentieren Sie Pflichtfelder und Standardwerte für Site Owner.Document required fields and default values for site owners.
- Vermeiden Sie parallele Freitextspalten, wenn kontrollierte Taxonomie vorgesehen ist.Avoid parallel free-text columns when controlled taxonomy is intended.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    Add-PnPContentType -Name "Project Document" -Group "Contoso" -Id "0x0101009D1CB255DA76424F860D91F20E6C4118"
    Get-PnPContentType

## SharePoint Search Administration SharePoint Search Administration

Suchschema, Managed Properties, Crawled Properties, Result Sources und Query Rules steuern die Qualität von SharePoint-Suchergebnissen.Search schema, managed properties, crawled properties, result sources, and query rules control the quality of SharePoint search results.

Moderne Experiences nutzen Search Verticals und thematische Filter; ältere Suchzentren existieren weiter für Spezialfälle. Suchadministration hängt stark von Metadatenqualität ab.Modern experiences use search verticals and thematic filters; older search centers remain for special cases. Search administration depends heavily on metadata quality.

Suchqualität ist Architekturarbeit Search quality is architecture work

Ohne gute Metadaten und definierte Managed Properties helfen auch Query Rules nur begrenzt.Without good metadata and defined managed properties, even query rules only help to a limited extent.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
Crawled Properties Crawled properties | Werden aus Inhalten gelesen und können gemappt werden.Are read from content and can be mapped.
Managed Properties Managed properties | Dienen für Suche, Filter, Sortierung, Refiners und Display.Serve search, filtering, sorting, refiners, and display.
Result Sources Result sources | Definieren alternative Scopes oder Quellen für Suchabfragen.Define alternate scopes or sources for queries.
Query Rules Query rules | Beeinflussen Suchlogik für bestimmte Begriffe oder Nutzerkontexte.Influence query behavior for specific terms or user contexts.
Verticals Verticals | Moderne Suchportale können Ergebnisse nach Dokumenttyp oder Szenario aufteilen.Modern search portals can split results by document type or scenario.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für SharePoint Search Administration dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for SharePoint Search Administration.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Planen Sie Suchschema-Änderungen gemeinsam mit Taxonomie und Site Design.Plan search schema changes together with taxonomy and site design.
- Bewerten Sie Synonyme und Sprachvarianten für mehrsprachige Umgebungen.Review synonyms and language variants for multilingual environments.
- Testen Sie Refiner und Search Verticals mit echten Nutzerfragen.Test refiners and search verticals with real user questions.
- Dokumentieren Sie, welche Properties geschäftskritisch für Suche sind.Document which properties are business-critical for search.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    Get-PnPSearchConfiguration
    Get-PnPPropertyBag -Key "_PnP_SearchConfiguration"

## Version History Deep Dive Version History Deep Dive

Versionierung schützt vor Fehlbedienung und unterstützt Auditability, beeinflusst aber Speicher, Restore und Sync-Verhalten massiv.Versioning protects against mistakes and supports auditability, but significantly affects storage, restore, and sync behavior.

Major/Minor Versions, Version Limits und Auto-Expiration Version Trim steuern, wie viele historische Zustände erhalten bleiben. In vielen Tenants liegt der Standard bei 500 Versionen, kann aber angepasst werden.Major/minor versions, version limits, and auto-expiration version trim control how many historical states remain. In many tenants the default is 500 versions, but it can be adjusted.

Versioning mit Augenmaß Versioning with intention

Zu wenig Versionen erhöht Datenverlustrisiken, zu viele Versionen treiben Speicher und Wiederherstellungszeiten.Too few versions raise data loss risk, while too many drive storage and restore time.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
Major/Minor Major/minor | Bibliotheken können Haupt- und Nebenversionen für redaktionelle Freigabe kombinieren.Libraries can combine major and minor versions for editorial publishing.
Limits Limits | Versionen pro Datei sind begrenzbar; Standardwerte sollten workloadbezogen bewertet werden.Versions per file can be limited; defaults should be reviewed per workload.
Auto Trim Auto trim | Auto-Expiration Version Trim reduziert alte Versionen nach Regelwerk.Auto-expiration version trim reduces old versions based on policy.
Storage Impact Storage impact | Große CAD-, Office- oder Sync-Workloads erzeugen erhebliche Versionslast.Large CAD, Office, or sync workloads generate significant version load.
Restore Restore | Mehr Versionen verbessern Wiederherstellung, erhöhen aber Verwaltungsaufwand.More versions improve restore options but increase administrative overhead.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für Version History Deep Dive dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for Version History Deep Dive.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Prüfen Sie Versionsgrenzen für Bibliotheken mit sehr großen Dateien gesondert.Review version limits separately for libraries with very large files.
- Kommunizieren Sie den Unterschied zwischen Version Restore und Backup.Communicate the difference between version restore and backup.
- Verknüpfen Sie Versionierungsentscheidungen mit Retention und Storage Governance.Link versioning decisions with retention and storage governance.
- Auto Trim sollte erst nach Pilotbewertung breit eingeführt werden.Auto trim should only be rolled out broadly after a pilot.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/Engineering -EnableAutoExpirationVersionTrim $true
    Get-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/Engineering | Format-List EnableAutoExpirationVersionTrim

## PnP Patterns & Practices PnP Patterns & Practices

PnP Provisioning, PnP Framework und PnP PowerShell liefern wiederholbare Muster für Site-Bereitstellung und Konfigurationsdrift.PnP provisioning, the PnP Framework, and PnP PowerShell provide repeatable patterns for site provisioning and configuration drift control.

Provisioning Templates, Site Scripts und deklarative Skripte helfen, Sites, Bibliotheken, Navigation, Listen, Content Types und Branding konsistent auszurollen.Provisioning templates, site scripts, and declarative scripts help deploy sites, libraries, navigation, lists, content types, and branding consistently.

Provisioning = Produktisierung Provisioning = productization

Wer SharePoint skalieren will, braucht wiederholbare Bereitstellung statt manueller Nachkonfiguration.Anyone who wants to scale SharePoint needs repeatable provisioning instead of manual post-configuration.

Thema Topic | Details Details
--- | ---
PnP Templates PnP templates | XML- oder moderne Vorlagexporte für Strukturen und Artefakte.XML or modern template exports for structures and artifacts.
PnP Framework PnP Framework | Bibliothek für Automatisierung, Provisionierung und Governance-Werkzeuge.Library for automation, provisioning, and governance tooling.
PnP PowerShell PnP PowerShell | Admin- und DevOps-freundliche Cmdlets für SharePoint Online.Admin- and DevOps-friendly cmdlets for SharePoint Online.
Patterns Patterns | Site Creation Pipelines, Idempotenz und Konfigurationsdrift-Checks verbessern Qualität.Site creation pipelines, idempotency, and drift checks improve quality.
Governance Governance | Provisionierung sollte mit Naming, Labels, Hub-Association und Freigabestandards gekoppelt sein.Provisioning should be linked with naming, labels, hub association, and sharing defaults.

### Implementierung Implementation

1. Voraussetzungen, Rollen und Abhängigkeiten für PnP Patterns & Practices dokumentieren.Document prerequisites, roles, and dependencies for PnP Patterns & Practices.
2. Die Zielkonfiguration zuerst im Portal und parallel per PowerShell definieren.Define the target configuration in the portal first and mirror it with PowerShell.
3. Mit Pilotbenutzern, Pilotwebsites oder Pilotgeräten testen, bevor die Produktion erweitert wird.Test with pilot users, pilot sites, or pilot devices before expanding to production.
4. Logs, Benutzererfahrung und Rückfallplan validieren und die Betriebsdokumentation aktualisieren.Validate logs, user experience, and rollback options, then update the operational runbook.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Versionieren Sie PnP-Vorlagen wie Quellcode.Version PnP templates like source code.
- Bauen Sie Test- und Produktionspfade für Provisioning getrennt auf.Build separate test and production paths for provisioning.
- Ergänzen Sie Provisioning um Post-Checks für Owner, Freigabe und Hub-Zuordnung.Add post-checks for owner, sharing, and hub association.
- Vermeiden Sie Handarbeit, wenn dieselbe Site-Struktur mehrfach entsteht.Avoid manual work when the same site structure appears repeatedly.

### PowerShell PowerShell

PowerShell PowerShell

    Get-PnPSiteTemplate -Out "C:\Provisioning\ProjectSite.xml"
    Invoke-PnPSiteTemplate -Path "C:\Provisioning\ProjectSite.xml"

Verwandte Referenzen Related references

Diese Referenz ergänzt die SharePoint-Übersicht um tiefe Admin- und Governance-Themen.This reference extends the SharePoint overview with deep admin and governance topics.

SharePoint Übersicht SharePoint Overview

Basisdienste, OneDrive und Freigabe.Core services, OneDrive, and sharing.

Teams Governance Teams Governance

Container- und Gruppensteuerung.Container and group controls.

Admin Center Admin Center

Org-weite Einstellungen und Berichte.Org-wide settings and reporting.