# Postfachverwaltung Mailbox Management

Benutzer-, Shared-, Ressourcen- und Archivpostfächer inklusive Delegation, Quotas und Audit. User, shared, resource, and archive mailboxes including delegation, quotas, and audit.

📘 Exchange Online Übersicht 📘 Exchange Online Overview

Architektur, DNS, Limits, Migration und Kern-Cmdlets. Architecture, DNS, limits, migration, and core cmdlets.

🧭 Transportregeln 🧭 Transport Rules

Mail Flow Rules, Prioritäten, DLP und Nachrichtennachverfolgung. Mail flow rules, priorities, DLP, and message tracing.

🛡️ Anti-Spam & Sicherheit 🛡️ Anti-Spam & Security

EOP, Defender, SPF, DKIM, DMARC und Quarantäne. EOP, Defender, SPF, DKIM, DMARC, and quarantine.

Grundprinzip Core principle

Exchange Online Postfächer werden fast immer zusammen mit Identität, Lizenz und Berechtigungen betrachtet. Dokumentieren Sie daher jede Änderung immer mit Eigentümer, Zweck, Lizenzstatus und Delegationsmodell. Exchange Online mailboxes are almost always managed together with identity, licensing, and permissions. Document each change with owner, purpose, license status, and delegation model.

## Benutzerpostfächer User mailboxes

Ein Benutzerpostfach ist das Standardobjekt für persönliche E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und clientseitige Richtlinien. In Cloud-Only Umgebungen wird das Benutzerobjekt meist in Entra ID angelegt und durch Lizenzierung automatisch postfachaktiviert; für manche Szenarien ist auch `New-Mailbox` weiterhin nützlich. A user mailbox is the standard object for personal email, calendar, contacts, tasks, and client-side policies. In cloud-only environments the user object is often created in Entra ID and mailbox-enabled through licensing; for some scenarios `New-Mailbox` is still useful.

Provisioning Provisioning
🆕 Bereitstellung 🆕 Provisioning

Benutzerobjekt, UPN, Alias, Primäradresse und Lizenz definieren den Startzustand. User object, UPN, alias, primary address, and license define the starting state.

Operations Operations
🛠️ Betrieb 🛠️ Operations

Typische Aufgaben sind Aliaspflege, Quotas, OOF, Forwarding, Audit und Delegation. Typical tasks include alias management, quotas, OOF, forwarding, audit, and delegation.

Reporting Reporting
📊 Reporting 📊 Reporting

Mailboxgröße, Archivstatus und Lizenzstatus sollten regelmäßig reportet werden. Mailbox size, archive status, and license status should be reported regularly.

Lifecycle Lifecycle
🚪 Offboarding 🚪 Offboarding

Beim Offboarding entscheiden Aufbewahrung, Forwarding, Convert-to-Shared und Inactive Mailbox über das weitere Vorgehen. During offboarding, retention, forwarding, convert-to-shared, and inactive mailbox decisions determine the next steps.

Benutzer anlegen oder identifizieren Create or identify the user

Stellen Sie sicher, dass das Identitätsobjekt, der UPN und die gewünschte Primäradresse feststehen. Ensure the identity object, UPN, and desired primary address are defined.

Exchange-Lizenz zuweisen Assign the Exchange license

Ohne Exchange-fähigen Dienstplan wird kein aktives Benutzerpostfach bereitgestellt. Without an Exchange-enabled service plan, no active user mailbox is provisioned.

Basiseigenschaften setzen Set baseline properties

Alias, Display Name, Zeitzone, Aufbewahrungs- und Archivanforderungen sollten direkt nach Bereitstellung konfiguriert werden. Alias, display name, time zone, retention, and archive requirements should be configured immediately after provisioning.

Delegationen und Compliance ergänzen Add delegation and compliance

Berechtigungen, Audit und Litigation Hold werden nach geschäftlichen Anforderungen ergänzt. Permissions, audit, and litigation hold are added based on business requirements.

PowerShell PowerShell

    New-Mailbox -Name "Megan Bowen" -MicrosoftOnlineServicesID megan.bowen@contoso.com -Password (Read-Host -AsSecureString)
    Set-Mailbox -Identity megan.bowen@contoso.com -DisplayName "Megan Bowen" -EmailAddresses @{Add='smtp:mbowen@contoso.com'}
    Get-ExoMailbox -Identity megan.bowen@contoso.com | Format-List DisplayName,PrimarySmtpAddress,RecipientTypeDetails,ArchiveStatus

    New-Mailbox -Name "Megan Bowen" -MicrosoftOnlineServicesID megan.bowen@contoso.com -Password (Read-Host -AsSecureString)
    Set-Mailbox -Identity megan.bowen@contoso.com -DisplayName "Megan Bowen" -EmailAddresses @{Add='smtp:mbowen@contoso.com'}
    Get-ExoMailbox -Identity megan.bowen@contoso.com | Format-List DisplayName,PrimarySmtpAddress,RecipientTypeDetails,ArchiveStatus

PowerShell PowerShell

    Get-ExoMailbox -ResultSize Unlimited |
        Select-Object DisplayName,PrimarySmtpAddress,Alias,RecipientTypeDetails,ProhibitSendQuota,ArchiveStatus |
        Sort-Object DisplayName

    Get-ExoMailbox -ResultSize Unlimited |
        Select-Object DisplayName,PrimarySmtpAddress,Alias,RecipientTypeDetails,ProhibitSendQuota,ArchiveStatus |
        Sort-Object DisplayName

Thema Topic | Cmdlet / Tool Cmdlet / tool | Praxis Practice | Hinweis Note
--- | --- | --- | ---
Alias und SMTP-Adressen Alias und SMTP-Adressen | `Set-Mailbox -EmailAddresses` `Set-Mailbox -EmailAddresses` | Primäre und sekundäre Adressen sauber dokumentieren. Primäre und sekundäre Adressen sauber dokumentieren. | Document primary and secondary addresses carefully. Document primary and secondary addresses carefully.
Anmeldeinformationen Anmeldeinformationen | Entra ID / Microsoft 365 Admin Center Entra ID / Microsoft 365 Admin Center | Kennwort, MFA und Sign-In Risk werden nicht direkt im Exchange Cmdlet verwaltet. Kennwort, MFA und Sign-In Risk werden nicht direkt im Exchange Cmdlet verwaltet. | Password, MFA, and sign-in risk are not managed directly in Exchange cmdlets. Password, MFA, and sign-in risk are not managed directly in Exchange cmdlets.
Archiv Archiv | `Enable-Mailbox -Archive` `Enable-Mailbox -Archive` | Archiv möglichst früh aktivieren, wenn gesetzliche Anforderungen bestehen. Archiv möglichst früh aktivieren, wenn gesetzliche Anforderungen bestehen. | Enable archives early when legal requirements exist. Enable archives early when legal requirements exist.
Quotas Quotas | `Set-Mailbox` `Set-Mailbox` | Abweichende Quotas nur mit dokumentierter Begründung setzen. Abweichende Quotas nur mit dokumentierter Begründung setzen. | Set custom quotas only with documented justification. Set custom quotas only with documented justification.
Audit Audit | `Set-Mailbox -AuditEnabled` `Set-Mailbox -AuditEnabled` | Für privilegierte Postfächer immer prüfen. Für privilegierte Postfächer immer prüfen. | Always review for privileged mailboxes. Always review for privileged mailboxes.
Forwarding Forwarding | `Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress` `Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress` | Nur mit Governance und Security-Freigabe aktivieren. Nur mit Governance und Security-Freigabe aktivieren. | Enable only with governance and security approval. Enable only with governance and security approval.

## Shared Mailboxes Shared mailboxes

Shared Mailboxes sind ideal für Team-Inboxen, Funktionsadressen und zentrale Ablagen wie `support@` oder `hr@`. Sie besitzen kein separates Kennwort für den täglichen Einsatz; der Zugriff erfolgt über delegierte Berechtigungen. Shared mailboxes are ideal for team inboxes, functional addresses, and central inboxes such as `support@` or `hr@`. They do not use a separate password for day-to-day access; access is delegated.

Lizenzhinweis für Shared Mailboxes Licensing note for shared mailboxes

Shared Mailboxes bis 50 GB werden oft ohne eigene Lizenz betrieben. Sobald Archivierung, größere Größe, Hold-Funktionen oder erweiterte Compliance benötigt werden, ist eine Lizenzprüfung Pflicht. Shared mailboxes up to 50 GB are often used without a dedicated license. Once archiving, larger size, hold features, or advanced compliance are required, validate licensing.

PowerShell PowerShell

    New-Mailbox -Shared -Name "Support Desk" -DisplayName "Support Desk" -PrimarySmtpAddress support@contoso.com
    Add-MailboxPermission -Identity support@contoso.com -User alice@contoso.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
    Add-RecipientPermission -Identity support@contoso.com -Trustee alice@contoso.com -AccessRights SendAs -Confirm:$false

    New-Mailbox -Shared -Name "Support Desk" -DisplayName "Support Desk" -PrimarySmtpAddress support@contoso.com
    Add-MailboxPermission -Identity support@contoso.com -User alice@contoso.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
    Add-RecipientPermission -Identity support@contoso.com -Trustee alice@contoso.com -AccessRights SendAs -Confirm:$false

PowerShell PowerShell

    Set-Mailbox -Identity former.employee@contoso.com -Type Shared
    Set-Mailbox -Identity former.employee@contoso.com -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    Get-Mailbox -Identity former.employee@contoso.com | Select-Object DisplayName,RecipientTypeDetails,HiddenFromAddressListsEnabled

    Set-Mailbox -Identity former.employee@contoso.com -Type Shared
    Set-Mailbox -Identity former.employee@contoso.com -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    Get-Mailbox -Identity former.employee@contoso.com | Select-Object DisplayName,RecipientTypeDetails,HiddenFromAddressListsEnabled

Aktion Action | Befehl Command | Ergebnis Outcome | Bemerkung Remark
--- | --- | --- | ---
Neues Shared Mailbox Neues Shared Mailbox | `New-Mailbox -Shared` `New-Mailbox -Shared` | Erstellt sofort ein freigegebenes Postfach. Erstellt sofort ein freigegebenes Postfach. | Creates a shared mailbox immediately. Creates a shared mailbox immediately.
Konvertierung Konvertierung | `Set-Mailbox -Type Shared` `Set-Mailbox -Type Shared` | Typische Offboarding-Maßnahme. Typische Offboarding-Maßnahme. | Common offboarding measure. Common offboarding measure.
Full Access Full Access | `Add-MailboxPermission` `Add-MailboxPermission` | Lesen, Ordnerzugriff und Öffnen des Postfachs. Lesen, Ordnerzugriff und Öffnen des Postfachs. | Read, folder access, and opening the mailbox. Read, folder access, and opening the mailbox.
Send As Send As | `Add-RecipientPermission` `Add-RecipientPermission` | Absender erscheint als Shared Mailbox. Absender erscheint als Shared Mailbox. | Sender appears as the shared mailbox. Sender appears as the shared mailbox.
Send on Behalf Send on Behalf | `Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo` `Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo` | Absender wird als delegierte Person im Namen des Postfachs angezeigt. Absender wird als delegierte Person im Namen des Postfachs angezeigt. | Sender appears as the delegate on behalf of the mailbox. Sender appears as the delegate on behalf of the mailbox.
Automapping Automapping | `-AutoMapping $false` bei Full Access `-AutoMapping $false` bei Full Access | Verhindert automatisches Einbinden in Outlook. Verhindert automatisches Einbinden in Outlook. | Prevents automatic Outlook mounting. Prevents automatic Outlook mounting.

## Raum- und Gerätepostfächer Room and equipment mailboxes

Ressourcenpostfächer automatisieren Terminbuchungen für Räume, Fahrzeuge oder Geräte. Entscheidend ist die Kalenderverarbeitung über `Set-CalendarProcessing`, damit Buchungsanfragen konsistent bestätigt oder abgelehnt werden. Resource mailboxes automate booking for rooms, vehicles, or devices. Calendar processing with `Set-CalendarProcessing` is crucial so booking requests are accepted or rejected consistently.

PowerShell PowerShell

    New-Mailbox -Room -Name "Berlin Konferenzraum 1" -DisplayName "Berlin Konferenzraum 1" -PrimarySmtpAddress room.berlin1@contoso.com
    Set-CalendarProcessing -Identity room.berlin1@contoso.com -AutomateProcessing AutoAccept -BookingWindowInDay 365 -MaximumDurationInMinutes 480 -AllowConflicts $false
    Get-CalendarProcessing -Identity room.berlin1@contoso.com | Format-List AutomateProcessing,BookingWindowInDay,MaximumDurationInMinutes,AllowConflicts

    New-Mailbox -Room -Name "Berlin Konferenzraum 1" -DisplayName "Berlin Konferenzraum 1" -PrimarySmtpAddress room.berlin1@contoso.com
    Set-CalendarProcessing -Identity room.berlin1@contoso.com -AutomateProcessing AutoAccept -BookingWindowInDay 365 -MaximumDurationInMinutes 480 -AllowConflicts $false
    Get-CalendarProcessing -Identity room.berlin1@contoso.com | Format-List AutomateProcessing,BookingWindowInDay,MaximumDurationInMinutes,AllowConflicts

PowerShell PowerShell

    New-Mailbox -Equipment -Name "Pool Car 01" -DisplayName "Pool Car 01" -PrimarySmtpAddress poolcar01@contoso.com
    Set-CalendarProcessing -Identity poolcar01@contoso.com -AutomateProcessing AutoAccept -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $true

    New-Mailbox -Equipment -Name "Pool Car 01" -DisplayName "Pool Car 01" -PrimarySmtpAddress poolcar01@contoso.com
    Set-CalendarProcessing -Identity poolcar01@contoso.com -AutomateProcessing AutoAccept -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $true

Parameter Parameter | Beispielwert Example value | Wirkung Effect | Beschreibung Description
--- | --- | --- | ---
AutomateProcessing AutomateProcessing | AutoAccept AutoAccept | Anfragen werden automatisch verarbeitet. Anfragen werden automatisch verarbeitet. | Requests are processed automatically. Requests are processed automatically.
BookingWindowInDay BookingWindowInDay | 365 365 | Wie weit in die Zukunft gebucht werden darf. Wie weit in die Zukunft gebucht werden darf. | How far into the future booking is allowed. How far into the future booking is allowed.
MaximumDurationInMinutes MaximumDurationInMinutes | 480 480 | Maximale Dauer pro Buchung. Maximale Dauer pro Buchung. | Maximum duration per booking. Maximum duration per booking.
AllowConflicts AllowConflicts | $false $false | Keine Doppelbuchung zulassen. Keine Doppelbuchung zulassen. | Do not allow double booking. Do not allow double booking.
DeleteComments DeleteComments | $false $false | Kommentare im Termin erhalten. Kommentare im Termin erhalten. | Keep meeting comments. Keep meeting comments.
DeleteSubject DeleteSubject | $false $false | Originalen Betreff erhalten. Originalen Betreff erhalten. | Keep the original subject. Keep the original subject.
AddOrganizerToSubject AddOrganizerToSubject | $true $true | Organisator im Betreff ergänzen. Organisator im Betreff ergänzen. | Add the organizer to the subject. Add the organizer to the subject.
ProcessExternalMeetingMessages ProcessExternalMeetingMessages | $false oder $true $false oder $true | Steuert externe Buchungsanfragen. Steuert externe Buchungsanfragen. | Controls external meeting requests. Controls external meeting requests.

## Archivpostfächer Archive mailboxes

Online Archive entlasten Primärpostfächer und unterstützen Compliance, Aufbewahrung und langfristige Datenhaltung. In Kombination mit Auto-Expanding Archive ist dies ein zentrales Werkzeug für große Datenmengen. Online archives reduce pressure on primary mailboxes and support compliance, retention, and long-term data keeping. Combined with auto-expanding archive, this is a key tool for large data volumes.

PowerShell PowerShell

    Enable-Mailbox -Identity user@contoso.com -Archive
    Enable-Mailbox -Identity user@contoso.com -AutoExpandingArchive
    Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Select-Object DisplayName,ArchiveStatus,AutoExpandingArchiveEnabled

    Enable-Mailbox -Identity user@contoso.com -Archive
    Enable-Mailbox -Identity user@contoso.com -AutoExpandingArchive
    Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Select-Object DisplayName,ArchiveStatus,AutoExpandingArchiveEnabled

Funktion Feature | Befehl Command | Wirkung Effect | Hinweis Note
--- | --- | --- | ---
Archiv aktivieren Archiv aktivieren | `Enable-Mailbox -Archive` `Enable-Mailbox -Archive` | Schaltet das Online-Archiv für das Postfach frei. Schaltet das Online-Archiv für das Postfach frei. | Enables the online archive for the mailbox. Enables the online archive for the mailbox.
Auto-Expanding Auto-Expanding | `Enable-Mailbox -AutoExpandingArchive` `Enable-Mailbox -AutoExpandingArchive` | Erweitert das Archivwachstum automatisch. Erweitert das Archivwachstum automatisch. | Automatically expands archive growth. Automatically expands archive growth.
Retention Policies Retention Policies | Purview / Exchange Retention Purview / Exchange Retention | Steuern, welche Inhalte ins Archiv verschoben werden. Steuern, welche Inhalte ins Archiv verschoben werden. | Control which content is moved into the archive. Control which content is moved into the archive.
Lizenzprüfung Lizenzprüfung | Planabhängig Planabhängig | Nicht jeder Plan unterstützt jede Archivfunktion. Nicht jeder Plan unterstützt jede Archivfunktion. | Not every plan supports every archive feature. Not every plan supports every archive feature.

## Berechtigungen und Delegation Permissions and delegation

Die drei wichtigsten Delegationsmodelle sind Full Access, Send As und Send on Behalf. Sie erfüllen unterschiedliche Geschäftsanforderungen und sollten nie verwechselt werden. The three most important delegation models are full access, send as, and send on behalf. They solve different business requirements and should never be confused.

Recht Permission | Cmdlet Cmdlet | Bedeutung Meaning | Beschreibung Description | Praxis Practice
--- | --- | --- | --- | ---
Full Access Full Access | `Add-MailboxPermission` `Add-MailboxPermission` | Postfach öffnen, Inhalte lesen und verwalten. Postfach öffnen, Inhalte lesen und verwalten. | Open the mailbox and read/manage content. Open the mailbox and read/manage content. | Versendet nicht automatisch als Postfach. Versendet nicht automatisch als Postfach.
Send As Send As | `Add-RecipientPermission` `Add-RecipientPermission` | Nachrichten wirken, als kämen sie direkt vom Postfach. Nachrichten wirken, als kämen sie direkt vom Postfach. | Messages appear to come directly from the mailbox. Messages appear to come directly from the mailbox. | Oft zusammen mit Full Access vergeben. Oft zusammen mit Full Access vergeben.
Send on Behalf Send on Behalf | `Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo` `Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo` | Absender zeigt „Benutzer im Auftrag von Postfach“. Absender zeigt „Benutzer im Auftrag von Postfach“. | Sender shows “user on behalf of mailbox”. Sender shows “user on behalf of mailbox”. | Geeignet bei transparenter Stellvertretung. Geeignet bei transparenter Stellvertretung.
Automapping deaktivieren Automapping deaktivieren | `Add-MailboxPermission ... -AutoMapping $false` `Add-MailboxPermission ... -AutoMapping $false` | Verhindert automatisches Einhängen in Outlook. Verhindert automatisches Einhängen in Outlook. | Prevents automatic Outlook mounting. Prevents automatic Outlook mounting. | Nützlich bei vielen Funktionspostfächern. Nützlich bei vielen Funktionspostfächern.
Entfernen Entfernen | `Remove-MailboxPermission` / `Remove-RecipientPermission` `Remove-MailboxPermission` / `Remove-RecipientPermission` | Räumt Delegationen kontrolliert zurück. Räumt Delegationen kontrolliert zurück. | Removes delegations in a controlled way. Removes delegations in a controlled way. | Beim Offboarding immer mitprüfen. Beim Offboarding immer mitprüfen.

PowerShell PowerShell

    Add-MailboxPermission -Identity finance@contoso.com -User nina@contoso.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
    Add-RecipientPermission -Identity finance@contoso.com -Trustee nina@contoso.com -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    Set-Mailbox -Identity finance@contoso.com -GrantSendOnBehalfTo @{Add='nina@contoso.com'}

    Add-MailboxPermission -Identity finance@contoso.com -User nina@contoso.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
    Add-RecipientPermission -Identity finance@contoso.com -Trustee nina@contoso.com -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    Set-Mailbox -Identity finance@contoso.com -GrantSendOnBehalfTo @{Add='nina@contoso.com'}

PowerShell PowerShell

    Add-MailboxPermission -Identity projects@contoso.com -User pm.office@contoso.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All -AutoMapping $false
    Get-MailboxPermission -Identity projects@contoso.com | Where-Object {$_.User -like '*pm.office*'}

    Add-MailboxPermission -Identity projects@contoso.com -User pm.office@contoso.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All -AutoMapping $false
    Get-MailboxPermission -Identity projects@contoso.com | Where-Object {$_.User -like '*pm.office*'}

## Quotas Quotas

Quotas schützen die Plattform und verhindern unkontrolliertes Wachstum. Individuelle Quotas sollten Ausnahmefälle bleiben; bevorzugen Sie konsistente Standards pro Benutzerklasse oder Lizenz. Quotas protect the platform and prevent uncontrolled growth. Custom quotas should remain exceptions; prefer consistent standards per user class or license.

Eigenschaft Property | Typischer Wert Typical value | Bedeutung Meaning | Beschreibung Description
--- | --- | --- | ---
IssueWarningQuota IssueWarningQuota | 49 GB 49 GB | Benutzer erhält Warnung vor Erreichen der Grenze. Benutzer erhält Warnung vor Erreichen der Grenze. | User receives a warning before hitting the limit. User receives a warning before hitting the limit.
ProhibitSendQuota ProhibitSendQuota | 49.5 GB 49.5 GB | Senden wird blockiert, Empfang meist noch möglich. Senden wird blockiert, Empfang meist noch möglich. | Sending is blocked while receiving is typically still possible. Sending is blocked while receiving is typically still possible.
ProhibitSendReceiveQuota ProhibitSendReceiveQuota | 50 GB 50 GB | Senden und Empfangen werden blockiert. Senden und Empfangen werden blockiert. | Sending and receiving are blocked. Sending and receiving are blocked.
UseDatabaseQuotaDefaults UseDatabaseQuotaDefaults | $true $true | Verwendet Organisations- bzw. Datenbankstandard. Verwendet Organisations- bzw. Datenbankstandard. | Uses the organizational or database default. Uses the organizational or database default.
RecoverableItemsQuota RecoverableItemsQuota | Planabhängig Planabhängig | Relevanz für Hold- und Recover-Szenarien. Relevanz für Hold- und Recover-Szenarien. | Relevant for hold and recovery scenarios. Relevant for hold and recovery scenarios.
ArchiveQuota ArchiveQuota | Planabhängig Planabhängig | Grenze für Online Archive ohne Auto-Expansion. Grenze für Online Archive ohne Auto-Expansion. | Limit for online archive without auto expansion. Limit for online archive without auto expansion.

PowerShell PowerShell

    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -UseDatabaseQuotaDefaults $false -IssueWarningQuota 49GB -ProhibitSendQuota 49.5GB -ProhibitSendReceiveQuota 50GB
    Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Format-List UseDatabaseQuotaDefaults,IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota

    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -UseDatabaseQuotaDefaults $false -IssueWarningQuota 49GB -ProhibitSendQuota 49.5GB -ProhibitSendReceiveQuota 50GB
    Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Format-List UseDatabaseQuotaDefaults,IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota

## OOF / automatische Antworten OOF / auto replies

PowerShell PowerShell

    Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity user@contoso.com -AutoReplyState Scheduled -StartTime "2026-07-01 08:00" -EndTime "2026-07-15 18:00" -InternalMessage "Ich bin im Urlaub und antworte ab dem 16.07." -ExternalMessage "Thank you for your message. I am away and will respond after July 16."
    Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity user@contoso.com | Format-List AutoReplyState,StartTime,EndTime,ExternalAudience

    Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity user@contoso.com -AutoReplyState Scheduled -StartTime "2026-07-01 08:00" -EndTime "2026-07-15 18:00" -InternalMessage "Ich bin im Urlaub und antworte ab dem 16.07." -ExternalMessage "Thank you for your message. I am away and will respond after July 16."
    Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity user@contoso.com | Format-List AutoReplyState,StartTime,EndTime,ExternalAudience

Planen Sie automatische Antworten immer mit Enddatum und definieren Sie klar, ob externe Empfänger eine Antwort erhalten dürfen. In sicherheitskritischen Bereichen sollten externe OOF-Nachrichten bewusst eingeschränkt werden. Always schedule automatic replies with an end date and clearly define whether external recipients may receive replies. In security-sensitive areas, external OOF messages should be limited deliberately.

## Weiterleitung Forwarding

PowerShell PowerShell

    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -ForwardingSmtpAddress external.alias@partner.example -DeliverToMailboxAndForward $true
    Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Select-Object DisplayName,ForwardingSmtpAddress,DeliverToMailboxAndForward

    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -ForwardingSmtpAddress external.alias@partner.example -DeliverToMailboxAndForward $true
    Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Select-Object DisplayName,ForwardingSmtpAddress,DeliverToMailboxAndForward

Externe Weiterleitung nur mit Richtlinie External forwarding only with policy

Externe Weiterleitungen sind ein häufiges Exfiltrationsrisiko. Prüfen Sie zusätzlich Outbound Spam Policies und Transportregeln, um ungewolltes Forwarding zu blockieren. External forwarding is a common data exfiltration risk. Also review outbound spam policies and transport rules to block unwanted forwarding.

## Inaktive Postfächer Inactive mailboxes

Ein Postfach wird inaktiv, wenn der Benutzer entfernt oder die Lizenz entzogen wird, während Litigation Hold oder ein vergleichbarer Aufbewahrungsmechanismus aktiv bleibt. Das ist für Offboarding, Ermittlungen und gesetzliche Aufbewahrung besonders relevant. A mailbox becomes inactive when the user is removed or unlicensed while litigation hold or an equivalent retention mechanism remains active. This is especially important for offboarding, investigations, and statutory retention.

Hold aktivieren Enable hold

Aktivieren Sie Litigation Hold oder eine gleichwertige Aufbewahrungsstrategie vor dem Entzug der Lizenz. Enable litigation hold or an equivalent retention strategy before removing the license.

Benutzer stilllegen Decommission the user

Entfernen oder deaktivieren Sie den Benutzer gemäß Offboarding-Prozess. Remove or disable the user according to the offboarding process.

Status verifizieren Verify the state

Prüfen Sie mit `Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly`, ob das Postfach als inaktiv erscheint. Use `Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly` to confirm the mailbox appears as inactive.

Wiederherstellung planen Plan recovery

Bei Bedarf kann ein inaktives Postfach in einen neuen Benutzerkontext zurückgeführt werden. If required, an inactive mailbox can be restored into a new user context.

PowerShell PowerShell

    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration Unlimited
    Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Select-Object DisplayName,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration
    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select-Object DisplayName,PrimarySmtpAddress,WhenSoftDeleted

    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration Unlimited
    Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Select-Object DisplayName,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration
    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select-Object DisplayName,PrimarySmtpAddress,WhenSoftDeleted

## Mailbox Audit Logging Mailbox audit logging

Mailbox Auditing ist in modernen Tenants standardmäßig aktiv, sollte aber bei privilegierten Postfächern und Shared Mailboxes regelmäßig geprüft werden. Für Untersuchungen sind zusätzlich Unified Audit Logs und Purview-Aufbewahrung wichtig. Mailbox auditing is enabled by default in modern tenants, but it should still be reviewed regularly for privileged mailboxes and shared mailboxes. Unified audit logs and Purview retention are also important for investigations.

Bereich Area | Befehl Command | Nutzen Benefit | Beschreibung Description
--- | --- | --- | ---
AuditEnabled AuditEnabled | `Get-Mailbox | fl Audit*` `Get-Mailbox | fl Audit*` | Prüft, ob Auditing aktiv ist. Prüft, ob Auditing aktiv ist. | Checks whether auditing is enabled. Checks whether auditing is enabled.
Standardaktionen Standardaktionen | Owner, Delegate, Admin Owner, Delegate, Admin | Unterschiedliche Aktionen werden je nach Akteur protokolliert. Unterschiedliche Aktionen werden je nach Akteur protokolliert. | Different actions are logged depending on the actor. Different actions are logged depending on the actor.
AgeLimit AgeLimit | `Set-Mailbox -AuditLogAgeLimit` `Set-Mailbox -AuditLogAgeLimit` | Steuert, wie lange mailboxspezifische Auditdaten vorgehalten werden. Steuert, wie lange mailboxspezifische Auditdaten vorgehalten werden. | Controls how long mailbox-specific audit records are kept. Controls how long mailbox-specific audit records are kept.
Search Search | `Search-UnifiedAuditLog` `Search-UnifiedAuditLog` | Zentrale Suche nach Auditereignissen. Zentrale Suche nach Auditereignissen. | Central search for audit events. Central search for audit events.

PowerShell PowerShell

    Set-Mailbox -Identity support@contoso.com -AuditEnabled $true -AuditLogAgeLimit 180.00:00:00
    Get-Mailbox -Identity support@contoso.com | Format-List AuditEnabled,AuditLogAgeLimit,DefaultAuditSet
    Search-UnifiedAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) -Operations MailItemsAccessed,Send,Update -UserIds support@contoso.com

    Set-Mailbox -Identity support@contoso.com -AuditEnabled $true -AuditLogAgeLimit 180.00:00:00
    Get-Mailbox -Identity support@contoso.com | Format-List AuditEnabled,AuditLogAgeLimit,DefaultAuditSet
    Search-UnifiedAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) -Operations MailItemsAccessed,Send,Update -UserIds support@contoso.com

## Komplette PowerShell Beispiele Complete PowerShell examples

PowerShell PowerShell

    # Onboarding eines neuen Benutzers
    New-Mailbox -Name "Adele Vance" -MicrosoftOnlineServicesID adele.vance@contoso.com -Password (Read-Host -AsSecureString)
    Enable-Mailbox -Identity adele.vance@contoso.com -Archive
    Set-Mailbox -Identity adele.vance@contoso.com -EmailAddresses @{Add='smtp:avance@contoso.com'} -UseDatabaseQuotaDefaults $true

    # Onboarding eines neuen Benutzers
    New-Mailbox -Name "Adele Vance" -MicrosoftOnlineServicesID adele.vance@contoso.com -Password (Read-Host -AsSecureString)
    Enable-Mailbox -Identity adele.vance@contoso.com -Archive
    Set-Mailbox -Identity adele.vance@contoso.com -EmailAddresses @{Add='smtp:avance@contoso.com'} -UseDatabaseQuotaDefaults $true

PowerShell PowerShell

    # Shared Mailbox für ein neues Team
    New-Mailbox -Shared -Name "HR Service" -PrimarySmtpAddress hr@contoso.com
    Add-MailboxPermission -Identity hr@contoso.com -User helen@contoso.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
    Add-RecipientPermission -Identity hr@contoso.com -Trustee helen@contoso.com -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    Set-Mailbox -Identity hr@contoso.com -GrantSendOnBehalfTo @{Add='manager.hr@contoso.com'}

    # Shared Mailbox für ein neues Team
    New-Mailbox -Shared -Name "HR Service" -PrimarySmtpAddress hr@contoso.com
    Add-MailboxPermission -Identity hr@contoso.com -User helen@contoso.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
    Add-RecipientPermission -Identity hr@contoso.com -Trustee helen@contoso.com -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    Set-Mailbox -Identity hr@contoso.com -GrantSendOnBehalfTo @{Add='manager.hr@contoso.com'}

PowerShell PowerShell

    # Ressourcenpostfach mit festen Buchungsregeln
    New-Mailbox -Room -Name "Training Room" -PrimarySmtpAddress training.room@contoso.com
    Set-CalendarProcessing -Identity training.room@contoso.com -AutomateProcessing AutoAccept -BookingWindowInDay 180 -MaximumDurationInMinutes 240 -AllowConflicts $false -DeleteComments $false -DeleteSubject $false

    # Ressourcenpostfach mit festen Buchungsregeln
    New-Mailbox -Room -Name "Training Room" -PrimarySmtpAddress training.room@contoso.com
    Set-CalendarProcessing -Identity training.room@contoso.com -AutomateProcessing AutoAccept -BookingWindowInDay 180 -MaximumDurationInMinutes 240 -AllowConflicts $false -DeleteComments $false -DeleteSubject $false

PowerShell PowerShell

    # Offboarding mit Umwandlung in Shared Mailbox und Weiterleitung
    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -Type Shared
    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -ForwardingSmtpAddress manager@contoso.com -DeliverToMailboxAndForward $true
    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -HiddenFromAddressListsEnabled $true

    # Offboarding mit Umwandlung in Shared Mailbox und Weiterleitung
    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -Type Shared
    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -ForwardingSmtpAddress manager@contoso.com -DeliverToMailboxAndForward $true
    Set-Mailbox -Identity user@contoso.com -HiddenFromAddressListsEnabled $true

PowerShell PowerShell

    # Audit- und Reporting-Auszug
    Get-ExoMailbox -ResultSize Unlimited |
        Select-Object DisplayName,PrimarySmtpAddress,RecipientTypeDetails,ArchiveStatus,LitigationHoldEnabled,AuditEnabled |
        Export-Csv C:\Entra_Referenz\office365\exchange\mailbox-report.csv -NoTypeInformation -Encoding UTF8

    # Audit- und Reporting-Auszug
    Get-ExoMailbox -ResultSize Unlimited |
        Select-Object DisplayName,PrimarySmtpAddress,RecipientTypeDetails,ArchiveStatus,LitigationHoldEnabled,AuditEnabled |
        Export-Csv C:\Entra_Referenz\office365\exchange\mailbox-report.csv -NoTypeInformation -Encoding UTF8

Mailbox Lifecycle Deep Dive Mailbox lifecycle deep dive

Die ergänzten Tabellen fokussieren auf Parameterkunde, Migrationssteuerung, Kalenderressourcen, Archive, Auditing und den vollständigen Inactive-Mailbox-Prozess.The added tables focus on parameter reference, migration control, calendar resources, archives, auditing, and the full inactive-mailbox process.

## Wichtige Get-Mailbox / Get-EXOMailbox Parameter Important Get-Mailbox / Get-EXOMailbox parameters

Parameter Parameter | Praxisnotiz Practical note
--- | ---
`-Identity``-Identity` | Eindeutige Postfachidentität für gezielte Abfragen.Unique mailbox identity for targeted queries.
`-ResultSize``-ResultSize` | Steuert die Anzahl der zurückgegebenen Objekte.Controls the number of returned objects.
`-RecipientTypeDetails``-RecipientTypeDetails` | Filtert nach UserMailbox, SharedMailbox, RoomMailbox und mehr.Filters by UserMailbox, SharedMailbox, RoomMailbox, and more.
`-Filter``-Filter` | Serverseitiger OPATH-Filter für große Tenants.Server-side OPATH filter for large tenants.
`-Anr``-Anr` | Mehrdeutige Namensauflösung für Name, Alias oder Adresse.Ambiguous name resolution for name, alias, or address.
`-Archive``-Archive` | Liefert Archive-zugeordnete Postfächer.Returns archive-associated mailboxes.
`-InactiveMailboxOnly``-InactiveMailboxOnly` | Sucht nur inaktiven Postfächern.Searches only inactive mailboxes.
`-SoftDeletedMailbox``-SoftDeletedMailbox` | Zeigt soft-gelöschte Objekte.Shows soft-deleted objects.
`-GroupMailbox``-GroupMailbox` | Filtert Microsoft 365 Gruppenpostfächer.Filters Microsoft 365 group mailboxes.
`-PublicFolder``-PublicFolder` | Greift Public Folder Mailboxen heraus.Selects public folder mailboxes.
`-Room``-Room` | Zeigt Raumpostfächer.Shows room mailboxes.
`-Equipment``-Equipment` | Zeigt Gerätepostfächer.Shows equipment mailboxes.
`-Arbitration``-Arbitration` | Listet Arbitration-Mailboxen für Systemworkloads.Lists arbitration mailboxes for system workloads.
`-AuditLog``-AuditLog` | Zeigt AuditLog-Mailboxen.Shows audit log mailboxes.
`-AuxAuditLog``-AuxAuditLog` | Zeigt sekundäre Auditlog-Mailboxen.Shows secondary audit log mailboxes.
`-Monitoring``-Monitoring` | Listet Monitoring-Mailboxen.Lists monitoring mailboxes.
`-Migration``-Migration` | Zeigt Migrationsmailboxen.Shows migration mailboxes.
`-RemoteArchive``-RemoteArchive` | Findet Remote-Archive-Konfigurationen.Finds remote archive configurations.
`-RemoteRecipientType``-RemoteRecipientType` | Hilft bei Hybrid- und Migrationsstatus.Helps with hybrid and migration state.
`-OrganizationalUnit``-OrganizationalUnit` | Begrenzt Abfragen in unterstützten Szenarien.Scopes queries in supported scenarios.
`-IncludeInactiveMailbox``-IncludeInactiveMailbox` | Bezieht inactive Mailboxes zusätzlich ein.Includes inactive mailboxes in addition.
`-SortBy``-SortBy` | Sortiert Ergebnisse serverseitig.Sorts results server-side.
`-PropertySets``-PropertySets` | Erweitert Get-EXOMailbox um definierte Eigenschaftspakete.Extends Get-EXOMailbox with defined property sets.
`-Properties``-Properties` | Fordert einzelne zusätzliche Felder bei Get-EXOMailbox an.Requests individual additional fields in Get-EXOMailbox.

## Migration Cmdlets Migration cmdlets

Für Remote-Move-, Cutover- und IMAP-Migrationen sollten Batch- und Endpoint-Cmdlets immer gemeinsam betrachtet werden.For remote move, cutover, and IMAP migrations, batch and endpoint cmdlets should always be considered together.

Cmdlet Cmdlet | Nutzen Use
--- | ---
`New-MigrationBatch` `New-MigrationBatch` | Legt einen Batch für Cutover, IMAP oder Remote Move an.Creates a batch for cutover, IMAP, or remote move.
`Get-MigrationBatch` `Get-MigrationBatch` | Zeigt Status, Typ und Ziel der Batches.Shows status, type, and target of batches.
`Set-MigrationBatch` `Set-MigrationBatch` | Ändert Batch-Eigenschaften wie AutoComplete.Changes batch properties such as AutoComplete.
`Start-MigrationBatch` `Start-MigrationBatch` | Startet vorbereitete Batches.Starts prepared batches.
`Stop-MigrationBatch` `Stop-MigrationBatch` | Pausiert laufende Batches.Pauses running batches.
`Complete-MigrationBatch` `Complete-MigrationBatch` | Finalisiert Remote Moves oder staged Batchschritte.Finalizes remote moves or staged batch steps.
`Remove-MigrationBatch` `Remove-MigrationBatch` | Entfernt abgeschlossene oder verworfene Batches.Removes completed or abandoned batches.
`New-MigrationEndpoint` `New-MigrationEndpoint` | Konfiguriert IMAP-, Exchange- oder Hybrid-Quellen.Configures IMAP, Exchange, or hybrid sources.
`Get-MigrationEndpoint` `Get-MigrationEndpoint` | Prüft Authentifizierung, Hostnamen und Limits.Checks authentication, hostnames, and limits.
`Set-MigrationEndpoint` `Set-MigrationEndpoint` | Ändert Verbindungsdaten oder Grenzwerte.Changes connection data or limits.
`Remove-MigrationEndpoint` `Remove-MigrationEndpoint` | Bereinigt nicht mehr genutzte Endpunkte.Cleans up unused endpoints.
`Get-MigrationUser` `Get-MigrationUser` | Listet Postfächer innerhalb eines Batches.Lists mailboxes inside a batch.
`Get-MigrationUserStatistics` `Get-MigrationUserStatistics` | Liefert Detailstatus, Fehler und Synchronisationsmetriken.Provides detailed status, errors, and sync metrics.
`Approve-SkippedItems` `Approve-SkippedItems` | Genehmigt bewusst übersprungene fehlerhafte Elemente.Approves intentionally skipped bad items.

PowerShell PowerShell

    Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@contoso.com -ShowBanner:$false
    New-MigrationEndpoint -Name "OnPremRemoteMove" -ExchangeRemoteMove -RemoteServer mail.contoso.com -Credentials (Get-Credential)
    New-MigrationBatch -Name "Wave-01" -SourceEndpoint "OnPremRemoteMove" -CSVData ([System.IO.File]::ReadAllBytes("C:\temp\wave01.csv")) -TargetDeliveryDomain contoso.mail.onmicrosoft.com -AutoStart
    Get-MigrationBatch | Select-Object Identity,Status,ItemsSynced,ItemsSkipped
    Get-MigrationUserStatistics -Identity megan.bowen@contoso.com -IncludeSkippedItems | Format-List
    Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

## Set-CalendarProcessing Deep Dive Set-CalendarProcessing deep dive

Parameter Parameter | Wirkung Effect
--- | ---
`AutomateProcessing` `AutomateProcessing` | Steuert AutoAccept, AutoUpdate oder None.Controls AutoAccept, AutoUpdate, or None.
`AllowConflicts` `AllowConflicts` | Erlaubt oder verbietet Doppelbuchungen.Allows or denies conflicts.
`BookingWindowInDays` `BookingWindowInDays` | Begrenzt den Buchungshorizont.Limits the booking horizon.
`MaximumDurationInMinutes` `MaximumDurationInMinutes` | Setzt die maximal zulässige Dauer.Sets the maximum allowed duration.
`MinimumDurationInMinutes` `MinimumDurationInMinutes` | Setzt die minimale Meetingdauer.Sets the minimum meeting duration.
`AllowRecurringMeetings` `AllowRecurringMeetings` | Erlaubt Serienbuchungen.Allows recurring bookings.
`EnforceSchedulingHorizon` `EnforceSchedulingHorizon` | Erzwingt den Buchungshorizont.Enforces the booking horizon.
`ScheduleOnlyDuringWorkHours` `ScheduleOnlyDuringWorkHours` | Akzeptiert Anfragen nur während Arbeitszeiten.Accepts requests only during working hours.
`AllBookInPolicy` `AllBookInPolicy` | Lässt alle In-Policy-Anfragen automatisch zu.Automatically accepts all in-policy requests.
`BookInPolicy` `BookInPolicy` | Definiert Benutzer oder Gruppen mit Auto-Buchung.Defines users or groups with auto-booking.
`AllRequestInPolicy` `AllRequestInPolicy` | Leitet alle In-Policy-Anfragen an Delegates.Routes all in-policy requests to delegates.
`RequestInPolicy` `RequestInPolicy` | Definiert In-Policy Delegationsgruppen.Defines in-policy delegation groups.
`AllRequestOutOfPolicy` `AllRequestOutOfPolicy` | Leitet alle Out-of-Policy-Anfragen an Delegates.Routes all out-of-policy requests to delegates.
`RequestOutOfPolicy` `RequestOutOfPolicy` | Definiert zulässige Ausnahmen außerhalb der Policy.Defines allowed exceptions outside policy.
`ResourceDelegates` `ResourceDelegates` | Legt die Entscheider für Freigaben fest.Sets the approvers for requests.
`AddOrganizerToSubject` `AddOrganizerToSubject` | Fügt den Organisator in den Betreff ein.Adds the organizer to the subject.
`DeleteSubject` `DeleteSubject` | Entfernt Originalbetreff bei Ressourcenpostfächern.Removes the original subject for resource mailboxes.
`DeleteComments` `DeleteComments` | Entfernt Kommentarfelder aus Buchungen.Removes comments from bookings.
`RemovePrivateProperty` `RemovePrivateProperty` | Entfernt Private-Markierungen aus Weiterleitungen.Removes private flags from forwarded requests.
`TentativePendingApproval` `TentativePendingApproval` | Markiert Anfragen bis zur Freigabe als vorläufig.Marks requests tentative until approved.

PowerShell PowerShell

    Set-CalendarProcessing -Identity room-berlin-01@contoso.com `
    -AutomateProcessing AutoAccept `
    -BookingWindowInDays 365 `
    -MaximumDurationInMinutes 480 `
    -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true `
    -AllowRecurringMeetings $true `
    -DeleteSubject $false `
    -AddOrganizerToSubject $true `
    -ResourceDelegates facilities@contoso.com `
    -AllBookInPolicy $false `
    -BookInPolicy hr@contoso.com,assistants@contoso.com

## In-Place Archive, Auto-Expanding und MRM In-place archive, auto-expanding, and MRM

Archive sind ein Zusammenspiel aus Benutzerlizenz, Archivstatus, MRM-Strategie, Recoverable-Items-Größe und optionalem Auto-Expanding Archive.Archives are a combination of user licensing, archive status, MRM strategy, recoverable items size, and optional auto-expanding archive.

Thema Topic | Werkzeug Tooling | Hinweis Note
--- | --- | ---
Primärarchiv aktivieren Primärarchiv aktivieren | Enable-Mailbox -Archive Enable-Mailbox -Archive | Erstellt das persönliche In-Place-Archiv.Creates the personal in-place archive.
Auto-Expanding Archive Auto-Expanding Archive | Set-OrganizationConfig / auto-expanding Set-OrganizationConfig / auto-expanding | Erweitert Archive automatisch über das Initialkontingent hinaus.Automatically grows archives beyond the initial quota.
MRM / Retention MRM / Retention | Retention tags und policies Retention tags und policies | Verschiebt oder löscht Inhalte regelbasiert.Moves or deletes content based on policy.
Online Archive Zugriff Online Archive Zugriff | Outlook, OWA, Search Outlook, OWA, Search | Benutzer sehen Archivordner ohne PSTs.Users see archive folders without PST files.
Recoverable Items Recoverable Items | Hold + Litigation + Discovery Hold + Litigation + Discovery | Hält gelöschte Inhalte für Compliance vor.Keeps deleted content for compliance.
Hybrid Remote Archive Hybrid Remote Archive | RemoteArchive Status RemoteArchive Status | Archiv kann weiterhin on-premises oder hybrid referenziert sein.Archive can still be referenced on-premises or in hybrid.
Archiv-Health Archiv-Health | Get-EXOMailbox -PropertySets Archive Get-EXOMailbox -PropertySets Archive | Prüft Status, Quota und GUID.Checks status, quota, and GUID.

PowerShell PowerShell

    Enable-Mailbox -Identity megan.bowen@contoso.com -Archive
    Get-EXOMailbox -Identity megan.bowen@contoso.com -PropertySets Archive | Format-List DisplayName,ArchiveStatus,ArchiveQuota,ArchiveWarningQuota,AutoExpandingArchiveEnabled
    Set-Mailbox -Identity megan.bowen@contoso.com -RetentionPolicy "Corporate MRM"
    Start-ManagedFolderAssistant -Identity megan.bowen@contoso.com

## Mailbox Audit Event Referenz Mailbox audit event reference

Ereignis Event | Beschreibung Description
--- | ---
`Create` `Create` | Objekt oder Nachricht wurde erstellt.An object or item was created.
`Update` `Update` | Eigenschaften oder Inhalt wurden geändert.Properties or content changed.
`Move` `Move` | Element wurde in einen anderen Ordner verschoben.Item was moved to another folder.
`MoveToDeletedItems` `MoveToDeletedItems` | Element wurde in Gelöschte Elemente verschoben.Item was moved to Deleted Items.
`SoftDelete` `SoftDelete` | Element wurde aus Gelöschte Elemente entfernt.Item was removed from Deleted Items.
`HardDelete` `HardDelete` | Element wurde endgültig gelöscht.Item was permanently deleted.
`Copy` `Copy` | Element wurde kopiert.Item was copied.
`CreateFolder` `CreateFolder` | Ordner wurde erstellt.Folder was created.
`UpdateFolderPermissions` `UpdateFolderPermissions` | Ordnerberechtigungen wurden geändert.Folder permissions changed.
`FolderBind` `FolderBind` | Ein Delegierter hat einen Ordner geöffnet.A delegate opened a folder.
`MessageBind` `MessageBind` | Eine Nachricht wurde geöffnet.A message was opened.
`MailItemsAccessed` `MailItemsAccessed` | Granulares Postfachzugriffsereignis für gelesen/angesprochen.Granular mailbox access event for read or touched items.
`SendAs` `SendAs` | Nachricht im Namen des Postfachs gesendet.Message sent as the mailbox.
`SendOnBehalf` `SendOnBehalf` | Nachricht im Auftrag des Postfachs gesendet.Message sent on behalf of the mailbox.
`UpdateInboxRules` `UpdateInboxRules` | Posteingangsregel wurde geändert.Inbox rule was changed.
`ApplyRecord` `ApplyRecord` | Record- oder Retention-Aktion angewendet.Record or retention action applied.
`AddFolderPermissions` `AddFolderPermissions` | Neue Ordnerrechte wurden vergeben.New folder permissions were granted.
`UpdateCalendarDelegation` `UpdateCalendarDelegation` | Kalenderdelegation wurde geändert.Calendar delegation changed.

## Inactive Mailbox Workflow Inactive mailbox workflow

- 1. Prüfen Sie vor dem Offboarding Hold, Retention, eDiscovery und Litigation-Anforderungen.1. Before offboarding, verify hold, retention, eDiscovery, and litigation requirements.
- 2. Entfernen Sie die Benutzerlizenz nicht, bevor alle Aufbewahrungsentscheidungen dokumentiert sind.2. Do not remove the user license until retention decisions are documented.
- 3. Aktivieren oder bestätigen Sie eine Aufbewahrung, damit das Postfach nach dem Löschen als inactive mailbox erhalten bleibt.3. Enable or confirm retention so the mailbox remains as an inactive mailbox after deletion.
- 4. Löschen Sie anschließend das Entra Objekt oder die Exchange-fähige Identität kontrolliert.4. Then delete the Entra object or Exchange-enabled identity in a controlled way.
- 5. Inventarisieren Sie inactive Mailboxes regelmäßig mit `Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly`.5. Inventory inactive mailboxes regularly with `Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly`.

PowerShell PowerShell

    Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@contoso.com -ShowBanner:$false
    Set-Mailbox -Identity megan.bowen@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true
    Get-Mailbox -Identity megan.bowen@contoso.com | Format-List DisplayName,LitigationHoldEnabled,RetentionHoldEnabled
    Remove-MgUser -UserId megan.bowen@contoso.com
    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select-Object DisplayName,PrimarySmtpAddress,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted
    New-MailboxRestoreRequest -SourceMailbox <InactiveMailboxExchangeGuid> -TargetMailbox shared.legal@contoso.com -AllowLegacyDNMismatch
    Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false