# Öffentliche Ordner in Exchange Online Exchange Online Public Folders

Umfassende Referenz für moderne öffentliche Ordner, Berechtigungen, Mailaktivierung, Migration, Grenzwerte und unterstützte Verwaltungswerkzeuge. Comprehensive reference for modern public folders, permissions, mail enablement, migration, limits, and supported management tools.

6
Betriebsbereiche Operations areas
Primary
Hierarchy Mailbox Hierarchy mailbox
AutoSplit
Wachstumsmodell Growth model
EXO PS
Primäre Verwaltung Primary management
⚠️ Moderne Public Folders sind mailboxbasiert Modern public folders are mailbox based

In Exchange Online existieren öffentliche Ordner nicht mehr als Datenbankobjekte. Ordnerhierarchie und Inhalte liegen in speziellen Public-Folder-Mailboxen; Kapazitätsplanung und Berechtigungen müssen deshalb mailbox- und nicht datenbankorientiert erfolgen. In Exchange Online, public folders are no longer database objects. Folder hierarchy and content live in dedicated public-folder mailboxes, so capacity planning and permissions must be handled from a mailbox perspective rather than a database perspective.

Modern vs. Legacy Public Folders Modern vs. Legacy Public Folders

Architektur, Hierarchie und Auto-Split unterscheiden moderne Public Folders grundlegend von Legacy-Public-Folder-Datenbanken. Architecture, hierarchy, and auto-split make modern public folders fundamentally different from legacy public-folder databases.

Berechtigungen, Rollenmatrix und Mailaktivierung Permissions, role matrix, and mail enablement

Clientberechtigungen steuern Lesen, Schreiben und Ordnerverwaltung; Mailaktivierung ergänzt SMTP, Moderation und Größensteuerung. Client permissions control read, write, and folder administration; mail enablement adds SMTP, moderation, and size governance.

Migration von Legacy- und On-Premises-Public-Folders Migration from legacy and on-premises public folders

Migrationen basieren auf Exportskripten, CSV-Mapping, Migration Endpoints und kontrollierten Batches. Migrations rely on export scripts, CSV mapping, migration endpoints, and controlled batches.

Grenzwerte, Monitoring und Troubleshooting Limits, monitoring, and troubleshooting

Grenzwerte betreffen Hierarchie, Größe, Clientverhalten und Batchgesundheit; Monitoring kombiniert EXO PowerShell und Nutzerfeedback. Limits affect hierarchy, size, client behavior, and batch health; monitoring combines EXO PowerShell and user feedback.

Public-Folder-Cmdlets im Überblick Public folder cmdlets reference

Die wichtigste Verwaltung erfolgt über Exchange Online PowerShell mit separaten Cmdletfamilien für Ordner, Mailobjekte, Mailboxen und Migrationen. Core administration happens in Exchange Online PowerShell with separate cmdlet families for folders, mail objects, mailboxes, and migration.

Graph API, Alternativen und Plattformvergleich Graph API, alternatives, and platform comparison

Für Public-Folder-Administration existiert keine dedizierte Graph-Oberfläche; moderne Zusammenarbeit nutzt oft M365 Groups, SharePoint oder Teams statt Public Folders. There is no dedicated Graph surface for public-folder administration; modern collaboration often uses M365 Groups, SharePoint, or Teams instead.

## Modern vs. Legacy Public Folders Modern vs. Legacy Public Folders

Legacy Public Folders in Exchange 2007/2010 basierten auf Public-Folder-Datenbanken mit Replikation pro Ordner. Moderne Public Folders in Exchange Online und Exchange 2013+ speichern sowohl Hierarchie als auch Inhalt in speziellen Postfächern und eliminieren die klassische datenbankbasierte Ordnerreplikation. Legacy public folders in Exchange 2007/2010 were based on public-folder databases with per-folder replication. Modern public folders in Exchange Online and Exchange 2013+ store both hierarchy and content in dedicated mailboxes and eliminate classic database-driven folder replication.

Die primäre Hierarchie-Mailbox hält den beschreibbaren Hierarchiestamm. Sekundäre Hierarchie-Mailboxen liefern schreibgeschützte Kopien der Struktur für Skalierung, während Content Mailboxes die eigentlichen Ordnerinhalte aufnehmen. Auto-Split verteilt neue Ordner automatisch auf weitere Mailboxen, wenn Größen- oder Strukturgrenzen erreicht werden. The primary hierarchy mailbox holds the writable hierarchy root. Secondary hierarchy mailboxes provide read-only hierarchy copies for scale, while content mailboxes hold actual folder content. Auto-split automatically spreads folders to additional mailboxes when size or structural thresholds are reached.

ℹ️ Primär, sekundär und Inhalt sind unterschiedliche Rollen Primary, secondary, and content are different roles

Administratoren verwechseln oft die Public-Folder-Mailbox selbst mit dem sichtbaren Ordner. Das Mailbox-Objekt ist der Container für Hierarchie oder Inhalt; der Benutzer sieht nur den Ordnerpfad in Outlook. Administrators often confuse the public-folder mailbox itself with the visible folder. The mailbox object is the container for hierarchy or content; users only see the folder path in Outlook.

### Architekturüberblick Architecture overview

Baustein Component | Details Details | Betriebsnotiz Operational note
--- | --- | ---
Primary Hierarchy Mailbox Primary hierarchy mailbox | Enthält die einzige beschreibbare Ordnerhierarchie und dient als Autorität für Strukturänderungen. Contains the only writable folder hierarchy and acts as the authority for structural changes. | Sichern Sie ausreichend Quota und überwachen Sie Replikationsstatus zu sekundären Mailboxen. Ensure adequate quota and monitor hierarchy replication to secondary mailboxes.
Secondary Hierarchy Mailbox Secondary hierarchy mailbox | Stellt schreibgeschützte Hierarchiekopien bereit, damit viele Clients parallel navigieren können. Provides read-only hierarchy copies so many clients can navigate in parallel. | Hilfreich bei großen Outlook-Populationen oder geografisch verteilten Zugriffsmustern. Useful for large Outlook populations or geographically distributed access patterns.
Content Mailbox Content mailbox | Speichert Ordnerinhalte und ist das Ziel für neue Ordnerzuweisungen durch Auto-Split. Stores folder content and is the target for new folder placement through auto-split. | Inhalte lassen sich nicht frei replizieren wie bei Legacy-PF-Datenbanken; Kapazität wird über weitere Mailboxen skaliert. Content is not freely replicated as with legacy PF databases; capacity is scaled by adding more mailboxes.
Auto-Split Auto-split | Verschiebt Ordner in neue Mailboxen, wenn hierarchische oder Kapazitätsgrenzen erreicht werden. Moves folders into new mailboxes when hierarchy or capacity thresholds are met. | Auto-Split benötigt Vorlauf; vermeiden Sie starre manuelle Platzierung als Dauerstrategie. Auto-split needs lead time; avoid using rigid manual placement as a long-term strategy.
Legacy Public Folder Database Legacy public folder database | Historisches Modell mit Datenbankreplikation, das vor Migration nach Exchange Online abgelöst werden muss. Historical model with database replication that must be retired before migration to Exchange Online. | Für Koexistenz- und Migrationsprojekte sind Exportskripte und Mapping-CSV entscheidend. For coexistence and migration projects, export scripts and mapping CSVs are critical.

### Implementierung Implementation

1. Bestandsaufnahme, Rollen und Abhängigkeiten für Modern vs. Legacy Public Folders dokumentieren. Document the current state, roles, and dependencies for Modern vs. Legacy Public Folders.
2. Pilotobjekte mit realistischen Daten und Berechtigungen auswählen. Select pilot objects with realistic data and permissions.
3. Portaländerungen immer mit PowerShell oder API-Abfragen gegenprüfen. Always validate portal changes with PowerShell or API queries.
4. Monitoring, Support-Runbook und Rückfalloptionen vor der Produktion festhalten. Capture monitoring, support runbooks, and rollback options before production rollout.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Tenant-Limits, Lizenzzustand und Rollenzuweisungen beeinflussen Modern vs. Legacy Public Folders direkt. Tenant limits, license state, and role assignments directly affect Modern vs. Legacy Public Folders.
- Automatisierung sollte Idempotenz, Logging und Fehlerklassifizierung enthalten. Automation should include idempotency, logging, and error classification.
- Änderungen sollten in Pilotwellen getestet und mit Nutzerkommunikation begleitet werden. Changes should be tested in pilot waves and accompanied by user communication.
- Für Audits lohnt sich eine dokumentierte Soll-Konfiguration mit regelmäßigem Drift-Abgleich. For audits, keep a documented target state and compare for drift regularly.

### PowerShell: Mailbox-Topologie PowerShell: mailbox topology

PowerShell PowerShell

    Get-Mailbox -PublicFolder | Format-Table Name,IsRootPublicFolderMailbox,ExchangeGuid,WhenCreated
    Get-PublicFolderMailboxDiagnostics -Identity (Get-Mailbox -PublicFolder | Where-Object {$_.IsRootPublicFolderMailbox -eq $true}).PrimarySmtpAddress
    Get-OrganizationConfig | Format-List PublicFoldersEnabled,RemotePublicFolderMailboxes

### PowerShell: Ordner anlegen und platzieren PowerShell: create and place folders

PowerShell PowerShell

    New-PublicFolder -Name "Finance" -Path ""
    New-PublicFolder -Name "Invoices" -Path "\Finance"
    Set-PublicFolder -Identity "\Finance\Invoices" -MailEnabled $false
    Get-PublicFolder "\Finance\Invoices" | Format-List Name,Path,ContentMailboxName

## Berechtigungen, Rollenmatrix und Mailaktivierung Permissions, role matrix, and mail enablement

Öffentliche Ordner verwenden Clientberechtigungen pro Ordnerpfad. Rollen wie Owner, PublishingEditor, Author oder Reviewer sind Sammlungen einzelner Rechte wie ReadItems, CreateItems, EditOwnedItems, DeleteAllItems oder FolderVisible. Public folders use client permissions per folder path. Roles such as Owner, PublishingEditor, Author, or Reviewer are bundles of rights like ReadItems, CreateItems, EditOwnedItems, DeleteAllItems, or FolderVisible.

Ein mailaktivierter Ordner erhält eine SMTP-Adresse und kann als Verteilerziel dienen. Danach greifen zusätzlich Transport- und Empfängereinstellungen wie SendAs, Moderation, AcceptMessagesOnlyFrom oder MaxReceiveSize und MaxSendSize über Set-MailPublicFolder. A mail-enabled folder gets an SMTP address and can act as a mail distribution target. After that, transport and recipient settings such as SendAs, moderation, AcceptMessagesOnlyFrom, or MaxReceiveSize and MaxSendSize also apply through Set-MailPublicFolder.

💡 Rollen sind Abkürzungen, keine Magie Roles are shortcuts, not magic

Wenn Standardrollen nicht ausreichen, setzen Sie gezielt Einzelrechte. Für Helpdesk und Governance ist es trotzdem sinnvoll, zuerst mit vordefinierten Rollen zu arbeiten und Abweichungen zu dokumentieren. When built-in roles are not enough, assign explicit rights. For help desk and governance, it is still useful to start with built-in roles and document any exceptions.

### Vollständige Rollenmatrix Complete role matrix

Rolle Role | Typische Rechte Typical rights | Einsatz When to use
--- | --- | ---
Owner Owner | Alle Standardrechte inklusive Ordner erstellen, bearbeiten, löschen und Berechtigungen verwalten. All standard rights including creating, editing, deleting folders and managing permissions. | Für Service Owner oder zentrale Administrationsgruppen. For service owners or central admin groups.
PublishingEditor PublishingEditor | Lesen, eigene und fremde Elemente bearbeiten/löschen sowie Unterordner erstellen. Read, edit/delete own and others' items, and create subfolders. | Für redaktionelle Teams mit Ordnerstrukturverantwortung. For editorial teams responsible for folder structure.
Editor Editor | Lesen sowie eigene und fremde Elemente bearbeiten/löschen, aber keine Unterordner erstellen. Read plus edit/delete own and others' items, but no subfolder creation. | Für operative Teams ohne Strukturpflege. For operational teams without structure management.
PublishingAuthor PublishingAuthor | Lesen, eigene Elemente erstellen/bearbeiten/löschen und Unterordner erstellen. Read, create/edit/delete own items, and create subfolders. | Für Fachbereiche mit eigener Unterordnerstruktur. For departments that maintain their own subfolders.
Author Author | Lesen sowie eigene Elemente erstellen/bearbeiten/löschen, keine Unterordner. Read and create/edit/delete own items, no subfolders. | Für Beitragende mit kontrollierter Struktur. For contributors with controlled structure.
NonEditingAuthor NonEditingAuthor | Eigene Elemente erstellen und löschen, aber nach dem Absenden nicht bearbeiten. Create and delete own items, but not edit after submission. | Für formale Einreichungsszenarien. For formal submission scenarios.
Reviewer Reviewer | Nur lesen und Ordner sichtbar machen. Read-only and folder visible. | Für reine Konsumenten und Audit-Leser. For pure consumers and audit readers.
Contributor Contributor | Elemente erstellen, aber keine Elemente lesen. Create items but not read items. | Für Drop-box-Ordner oder anonyme Erfassung mit Kontrolle. For drop-box folders or controlled submission scenarios.

### Mailaktivierte Ordner Mail-enabled folders

Thema Topic | Details Details | Cmdlet Cmdlet
--- | --- | ---
Mailaktivierung Mail enablement | Aktiviert SMTP-Empfang für den Ordner und erzeugt ein Empfängerobjekt. Enables SMTP reception for the folder and creates a recipient object. | Enable-MailPublicFolder Enable-MailPublicFolder
Moderation Moderation | Genehmiger und Moderationshinweise funktionieren ähnlich wie bei Gruppen oder Shared Mailboxes. Approvers and moderation notices work similarly to groups or shared mailboxes. | Set-MailPublicFolder -ModerationEnabled Set-MailPublicFolder -ModerationEnabled
Größenlimits Size limits | MaxSendSize und MaxReceiveSize verhindern unkontrolliertes Mailwachstum in Ordnern. MaxSendSize and MaxReceiveSize prevent uncontrolled mail growth in folders. | Set-MailPublicFolder Set-MailPublicFolder
Absendersteuerung Sender control | AcceptMessagesOnlyFrom, RejectMessagesFrom und Transportregeln begrenzen den Input. AcceptMessagesOnlyFrom, RejectMessagesFrom, and transport rules limit input. | Set-MailPublicFolder Set-MailPublicFolder
Send As Send As | Für ausgehende Antworten per Outlook oder OWA sind zusätzliche Empfängerrechte nötig. For outbound replies through Outlook or OWA, extra recipient rights are required. | Add-RecipientPermission Add-RecipientPermission

### Implementierung Implementation

1. Bestandsaufnahme, Rollen und Abhängigkeiten für Berechtigungen, Rollenmatrix und Mailaktivierung dokumentieren. Document the current state, roles, and dependencies for Permissions, role matrix, and mail enablement.
2. Pilotobjekte mit realistischen Daten und Berechtigungen auswählen. Select pilot objects with realistic data and permissions.
3. Portaländerungen immer mit PowerShell oder API-Abfragen gegenprüfen. Always validate portal changes with PowerShell or API queries.
4. Monitoring, Support-Runbook und Rückfalloptionen vor der Produktion festhalten. Capture monitoring, support runbooks, and rollback options before production rollout.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Tenant-Limits, Lizenzzustand und Rollenzuweisungen beeinflussen Berechtigungen, Rollenmatrix und Mailaktivierung direkt. Tenant limits, license state, and role assignments directly affect Permissions, role matrix, and mail enablement.
- Automatisierung sollte Idempotenz, Logging und Fehlerklassifizierung enthalten. Automation should include idempotency, logging, and error classification.
- Änderungen sollten in Pilotwellen getestet und mit Nutzerkommunikation begleitet werden. Changes should be tested in pilot waves and accompanied by user communication.
- Für Audits lohnt sich eine dokumentierte Soll-Konfiguration mit regelmäßigem Drift-Abgleich. For audits, keep a documented target state and compare for drift regularly.

### PowerShell: Rechte setzen PowerShell: assign rights

PowerShell PowerShell

    Add-PublicFolderClientPermission -Identity "\Finance" -User "Contoso\Accounting" -AccessRights PublishingEditor
    Get-PublicFolderClientPermission -Identity "\Finance"
    Remove-PublicFolderClientPermission -Identity "\Finance" -User "Contoso\LegacyUser" -Confirm:$false

### PowerShell: Mailaktivierung und Moderation PowerShell: mail enablement and moderation

PowerShell PowerShell

    Enable-MailPublicFolder -Identity "\Finance\Invoices"
    Set-MailPublicFolder -Identity "Finance Invoices" -ModerationEnabled $true -ModeratedBy compliance@contoso.com -MaxReceiveSize 25MB -HiddenFromAddressListsEnabled $false
    Get-MailPublicFolder "Finance Invoices" | Format-List PrimarySmtpAddress,ModerationEnabled,MaxReceiveSize,MaxSendSize

## Migration von Legacy- und On-Premises-Public-Folders Migration from legacy and on-premises public folders

Für Exchange 2010- oder ältere Legacy-Umgebungen muss die bestehende Ordnerhierarchie inventarisiert und in moderne Public-Folder-Mailboxen abgebildet werden. Typisch sind Exportskripte für Statistik und Ordnerstruktur, daraus abgeleitete Zuordnungsdateien und ein geplanter Freeze vor dem finalen Cutover. For Exchange 2010 or older legacy environments, the existing folder hierarchy must be inventoried and mapped into modern public-folder mailboxes. Typical steps include export scripts for statistics and folder structure, derived mapping files, and a planned freeze before final cutover.

Die CSV für moderne Zielmailboxen enthält üblicherweise Ordnerpfade, Zielmailboxnamen oder Größenverteilungen. In Hybridprojekten definieren Migration Endpoints die Quellkonnektivität; Batches liefern Status, Fehler und Abschlusssteuerung. Für Mail-aktivierte Ordner kommt zusätzlich die Synchronisierung der Proxyadressen und Berechtigungen hinzu. The CSV for modern target mailboxes usually contains folder paths, target mailbox names, or size distribution rules. In hybrid projects, migration endpoints define source connectivity; batches provide status, failures, and completion control. For mail-enabled folders, proxy addresses and permissions must also be synchronized.

🚚 Public-Folder-Migration ist daten- und strukturkritisch Public-folder migration is both data and structure critical

Nicht nur Inhalt zählt: Outlook-Favoriten, Mailaktivierung, Clientrechte, HiddenFromAddressLists, Moderation und Ordnerpfade müssen nach dem Cutover überprüft werden. Ein erfolgreicher Batch ohne fachliche Validierung reicht nicht aus. It is not only about content: Outlook favorites, mail enablement, client permissions, HiddenFromAddressLists, moderation, and folder paths must all be checked after cutover. A technically successful batch is not enough without business validation.

### CSV- und Batch-Bausteine CSV and batch building blocks

Element Element | Beschreibung Description | Praxisnotiz Practical note
--- | --- | ---
Folder statistics export Folder statistics export | Ermittelt Anzahl und Größe der Quellordner für die spätere Verteilung auf Zielmailboxen. Determines source folder count and size for later distribution across target mailboxes. | Große Ordner sollten früh identifiziert und eventuell vorab bereinigt werden. Large folders should be identified early and possibly cleaned up before migration.
Mailbox map CSV Mailbox map CSV | Ordnet Ordnerpfade oder Größenklassen konkreten Public-Folder-Mailboxen zu. Maps folder paths or size bands to specific public-folder mailboxes. | Namenskonventionen für Zielmailboxen erleichtern Support und spätere Skalierung. Naming conventions for target mailboxes simplify support and later scaling.
Migration Endpoint Migration endpoint | Definiert RemoteServer, Credentials und Authentifizierung zur Quellorganisation. Defines the remote server, credentials, and authentication to the source organization. | Validieren Sie EWS/MRS-Proxy sowie Zertifikate vor dem Batch-Start. Validate EWS/MRS Proxy and certificates before starting the batch.
Migration Batch Migration batch | Orchestriert Sync, Fehlerrückmeldungen, Abschluss und Reporting. Orchestrates sync, error reporting, completion, and reporting. | Für große Umgebungen sind Pilot-, Wellen- und Freeze-Batches sinnvoll. For large environments, pilot, wave, and freeze batches are advisable.
Mail public folder sync Mail public folder sync | Überträgt Mailattribute und Empfängeridentität der mailaktivierten Ordner. Transfers mail attributes and recipient identity of mail-enabled folders. | Ohne diesen Schritt funktionieren SMTP-Zustellung und GAL-Sichtbarkeit oft unvollständig. Without this step, SMTP delivery and GAL visibility often remain incomplete.

### Implementierung Implementation

1. Bestandsaufnahme, Rollen und Abhängigkeiten für Migration von Legacy- und On-Premises-Public-Folders dokumentieren. Document the current state, roles, and dependencies for Migration from legacy and on-premises public folders.
2. Pilotobjekte mit realistischen Daten und Berechtigungen auswählen. Select pilot objects with realistic data and permissions.
3. Portaländerungen immer mit PowerShell oder API-Abfragen gegenprüfen. Always validate portal changes with PowerShell or API queries.
4. Monitoring, Support-Runbook und Rückfalloptionen vor der Produktion festhalten. Capture monitoring, support runbooks, and rollback options before production rollout.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Tenant-Limits, Lizenzzustand und Rollenzuweisungen beeinflussen Migration von Legacy- und On-Premises-Public-Folders direkt. Tenant limits, license state, and role assignments directly affect Migration from legacy and on-premises public folders.
- Automatisierung sollte Idempotenz, Logging und Fehlerklassifizierung enthalten. Automation should include idempotency, logging, and error classification.
- Änderungen sollten in Pilotwellen getestet und mit Nutzerkommunikation begleitet werden. Changes should be tested in pilot waves and accompanied by user communication.
- Für Audits lohnt sich eine dokumentierte Soll-Konfiguration mit regelmäßigem Drift-Abgleich. For audits, keep a documented target state and compare for drift regularly.

### CSV-Beispiel: Mailbox-Mapping CSV example: mailbox mapping

CSV CSV

    FolderPath,TargetMailbox
    \Finance,PFMbx01
    \Finance\Invoices,PFMbx01
    \HR,PFMbx02
    \Projects,PFMbx03

### PowerShell: Endpoint und Batch PowerShell: endpoint and batch

PowerShell PowerShell

    $cred = Get-Credential
    New-MigrationEndpoint -Name "PFEndpoint" -PublicFolder -RemoteServer mail.contoso.com -Credentials $cred -Authentication Basic
    $csv = [System.IO.File]::ReadAllBytes("C:\Migration\PublicFolderToMailboxMap.csv")
    New-MigrationBatch -Name "PF-Cutover" -SourceEndpoint "PFEndpoint" -CSVData $csv -NotificationEmails admin@contoso.com
    Get-MigrationBatch "PF-Cutover" | Format-List Status,ItemsSynced,ItemsSkipped,TotalCount

## Grenzwerte, Monitoring und Troubleshooting Limits, monitoring, and troubleshooting

Für Public Folders sind Größen- und Wachstumsgrenzen besonders relevant, weil übergroße Ordner die Auto-Split-Logik, Outlook-Synchronisation und Migrationsfenster belasten. Auch die Anzahl tiefer Unterordner oder Elemente pro Ordner beeinflusst die Benutzererfahrung spürbar. Size and growth thresholds are especially relevant for public folders because oversized folders stress auto-split behavior, Outlook synchronization, and migration windows. The number of deep subfolders or items per folder also materially influences user experience.

Troubleshooting beginnt meist bei fehlender Sichtbarkeit, Berechtigungsfehlern, Mailzustellung oder inkonsistenter Hierarchie. Prüfen Sie zuerst ContentMailboxName, Clientberechtigungen, Mailattribute, OrgConfig und Batch-/Move-Request-Statistiken, bevor Sie Strukturänderungen durchführen. Troubleshooting usually starts with missing visibility, permission failures, mail delivery issues, or inconsistent hierarchy. Check ContentMailboxName, client permissions, mail attributes, OrgConfig, and batch or move-request statistics before making structural changes.

🧯 Nicht manuell löschen, wenn ein Move oder Batch läuft Do not manually delete while a move or batch is running

Ordner oder Public-Folder-Mailboxen während laufender Migrationen oder Move Requests zu entfernen, erzeugt häufig inkonsistente Zuordnungen. Stoppen oder beenden Sie den Workflow zuerst und dokumentieren Sie die letzte bekannte gesunde Zuordnung. Removing folders or public-folder mailboxes while migrations or move requests are active often creates inconsistent mappings. Stop or complete the workflow first and document the last known healthy assignment.

### Monitoring-Checkliste Monitoring checklist

Prüfung Check | Werkzeug Tooling | Zielzustand Healthy state
--- | --- | ---
Ordnerzuordnung Folder placement | Get-PublicFolder, ContentMailboxName, Get-Mailbox -PublicFolder Get-PublicFolder, ContentMailboxName, Get-Mailbox -PublicFolder | Ordner liegen erwartungsgemäß auf skalierbaren Content Mailboxes. Folders are placed on expected, scalable content mailboxes.
Clientrechte Client permissions | Get-PublicFolderClientPermission Get-PublicFolderClientPermission | Rollen entsprechen dem Freigabemodell; keine verwaisten Benutzer-SIDs. Roles match the access model and no orphaned user SIDs remain.
Mailattribute Mail attributes | Get-MailPublicFolder, Message Trace, EAC Get-MailPublicFolder, Message Trace, EAC | SMTP-Zustellung, Moderation und GAL-Sichtbarkeit funktionieren konsistent. SMTP delivery, moderation, and GAL visibility work consistently.
Move Requests Move requests | Get-PublicFolderMoveRequest, Get-PublicFolderMoveRequestStatistics Get-PublicFolderMoveRequest, Get-PublicFolderMoveRequestStatistics | Keine hängenden Requests, Suspend-Zustände oder große BadItemCounts. No stuck requests, suspended states, or large BadItemCounts.
Migration Batches Migration batches | Get-MigrationBatch, Get-MigrationUserStatistics Get-MigrationBatch, Get-MigrationUserStatistics | Status Completed oder Synced mit dokumentiertem Abschlussfenster. Status is Completed or Synced with a documented completion window.

### Implementierung Implementation

1. Bestandsaufnahme, Rollen und Abhängigkeiten für Grenzwerte, Monitoring und Troubleshooting dokumentieren. Document the current state, roles, and dependencies for Limits, monitoring, and troubleshooting.
2. Pilotobjekte mit realistischen Daten und Berechtigungen auswählen. Select pilot objects with realistic data and permissions.
3. Portaländerungen immer mit PowerShell oder API-Abfragen gegenprüfen. Always validate portal changes with PowerShell or API queries.
4. Monitoring, Support-Runbook und Rückfalloptionen vor der Produktion festhalten. Capture monitoring, support runbooks, and rollback options before production rollout.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Tenant-Limits, Lizenzzustand und Rollenzuweisungen beeinflussen Grenzwerte, Monitoring und Troubleshooting direkt. Tenant limits, license state, and role assignments directly affect Limits, monitoring, and troubleshooting.
- Automatisierung sollte Idempotenz, Logging und Fehlerklassifizierung enthalten. Automation should include idempotency, logging, and error classification.
- Änderungen sollten in Pilotwellen getestet und mit Nutzerkommunikation begleitet werden. Changes should be tested in pilot waves and accompanied by user communication.
- Für Audits lohnt sich eine dokumentierte Soll-Konfiguration mit regelmäßigem Drift-Abgleich. For audits, keep a documented target state and compare for drift regularly.

### PowerShell: Fehleranalyse PowerShell: failure analysis

PowerShell PowerShell

    Get-PublicFolder "\Finance" | Format-List Name,Path,ContentMailboxName,MailEnabled
    Get-PublicFolderClientPermission -Identity "\Finance"
    Get-PublicFolderMoveRequest | Get-PublicFolderMoveRequestStatistics | Format-Table Name,Status,PercentComplete,FailureType
    Get-MigrationBatch | Format-Table Identity,Status,ItemsSynced,ItemsSkipped,LastSuccessfulSyncTime

### PowerShell: Bereinigung und Validierung PowerShell: cleanup and validation

PowerShell PowerShell

    Remove-PublicFolder -Identity "\Legacy\Temp" -Confirm:$false
    Set-PublicFolder -Identity "\Finance" -Path "\Operations"
    Get-MailPublicFolder | Sort-Object DisplayName | Format-Table Name,PrimarySmtpAddress,ModerationEnabled

## Public-Folder-Cmdlets im Überblick Public folder cmdlets reference

Exchange Online stellt keinen einzelnen Sammelcmdlet bereit; Public-Folder-Verwaltung verteilt sich auf Objektverwaltung, Clientrechte, Mailaktivierung, Mailboxsteuerung sowie Move- und Migration-Requests. Ein sauberes Runbook trennt diese Bereiche klar. Exchange Online does not offer a single umbrella cmdlet; public-folder management is split across object management, client rights, mail enablement, mailbox administration, and move or migration requests. A clean runbook should clearly separate these areas.

Für Reporting lohnt sich die Kombination aus Get-Mailbox -PublicFolder, Get-PublicFolder, Get-MailPublicFolder und Get-PublicFolderClientPermission. Für Transformationen sollten New-, Set- und Remove-Cmdlets stets mit Pilottest und Logging ausgeführt werden. For reporting, it is valuable to combine Get-Mailbox -PublicFolder, Get-PublicFolder, Get-MailPublicFolder, and Get-PublicFolderClientPermission. For changes, New-, Set-, and Remove-cmdlets should always be executed with pilot testing and logging.

### Verwaltung und Rechte Management and permissions

Cmdlet Cmdlet | Zweck Purpose | Wichtige Parameter Important parameters
--- | --- | ---
Get-PublicFolder Get-PublicFolder | Liest Ordnerstruktur und Ordnereigenschaften. Reads folder structure and folder properties. | -Identity, -Recurse, -GetChildren -Identity, -Recurse, -GetChildren
New-PublicFolder New-PublicFolder | Erstellt neue Ordner in der Hierarchie. Creates new folders in the hierarchy. | -Name, -Path -Name, -Path
Set-PublicFolder Set-PublicFolder | Ändert Namen, Pfad oder Ordnereigenschaften. Changes names, paths, or folder properties. | -Identity, -Name, -Path, -MailEnabled -Identity, -Name, -Path, -MailEnabled
Remove-PublicFolder Remove-PublicFolder | Löscht Ordner oder Unterstrukturen kontrolliert. Deletes folders or subtrees in a controlled way. | -Identity, -Recurse -Identity, -Recurse
Get-PublicFolderClientPermission Get-PublicFolderClientPermission | Listet Clientrechte pro Ordner. Lists client rights per folder. | -Identity, -User -Identity, -User
Add-PublicFolderClientPermission Add-PublicFolderClientPermission | Vergibt Rollen oder Einzelrechte. Assigns roles or explicit rights. | -Identity, -User, -AccessRights -Identity, -User, -AccessRights
Remove-PublicFolderClientPermission Remove-PublicFolderClientPermission | Entfernt Clientrechte. Removes client rights. | -Identity, -User -Identity, -User
Get-PublicFolderStatistics Get-PublicFolderStatistics | Liefert Größe und Item-Anzahl für Kapazitätsplanung. Returns size and item count for capacity planning. | -Identity, -ResultSize -Identity, -ResultSize

### Mailobjekte, Mailboxen und Migration Mail objects, mailboxes, and migration

Cmdlet Cmdlet | Zweck Purpose | Wichtige Parameter Important parameters
--- | --- | ---
Enable-MailPublicFolder Enable-MailPublicFolder | Mailaktiviert einen Ordner. Mail-enables a folder. | -Identity, -Alias, -PrimarySmtpAddress -Identity, -Alias, -PrimarySmtpAddress
Disable-MailPublicFolder Disable-MailPublicFolder | Entfernt Mailattribute von einem Ordner. Removes mail attributes from a folder. | -Identity -Identity
Get-MailPublicFolder Get-MailPublicFolder | Liest SMTP- und Moderationseigenschaften mailaktivierter Ordner. Reads SMTP and moderation properties of mail-enabled folders. | -Identity, -Anr -Identity, -Anr
Set-MailPublicFolder Set-MailPublicFolder | Pflegt Proxyadressen, Moderation, Größen- und Sichtbarkeitseinstellungen. Maintains proxy addresses, moderation, size, and visibility settings. | -Identity, -EmailAddresses, -ModerationEnabled, -MaxReceiveSize -Identity, -EmailAddresses, -ModerationEnabled, -MaxReceiveSize
New-Mailbox -PublicFolder New-Mailbox -PublicFolder | Erstellt zusätzliche Public-Folder-Mailboxen für Skalierung. Creates additional public-folder mailboxes for scale. | -Name, -HoldForMigration -Name, -HoldForMigration
Get-Mailbox -PublicFolder Get-Mailbox -PublicFolder | Listet Public-Folder-Mailboxen inklusive Root-Hierarchy-Status. Lists public-folder mailboxes including root-hierarchy state. | -PublicFolder -PublicFolder
New-PublicFolderMoveRequest New-PublicFolderMoveRequest | Verschiebt Ordner zwischen Public-Folder-Mailboxen. Moves folders between public-folder mailboxes. | -Folders, -TargetMailbox -Folders, -TargetMailbox
Get-PublicFolderMoveRequest / Statistics Get-PublicFolderMoveRequest / Statistics | Zeigt Status und Fehler aktiver Moves. Shows state and failures of active moves. | -Identity -Identity
Suspend-/Resume-/Remove-PublicFolderMoveRequest Suspend-/Resume-/Remove-PublicFolderMoveRequest | Steuert laufende Move Requests. Controls active move requests. | -Identity -Identity
New-/Get-PublicFolderMigrationRequest New-/Get-PublicFolderMigrationRequest | Historische bzw. on-premises-Migrationsaufträge verwalten. Manage historical or on-premises migration requests. | -Name, -SourceDatabase, -CSVData -Name, -SourceDatabase, -CSVData
Get-PublicFolderMigrationRequestStatistics Get-PublicFolderMigrationRequestStatistics | Analysiert Fortschritt und Fehler im Migrationsworkflow. Analyzes progress and failures in the migration workflow. | -Identity, -IncludeReport -Identity, -IncludeReport

### Implementierung Implementation

1. Bestandsaufnahme, Rollen und Abhängigkeiten für Public-Folder-Cmdlets im Überblick dokumentieren. Document the current state, roles, and dependencies for Public folder cmdlets reference.
2. Pilotobjekte mit realistischen Daten und Berechtigungen auswählen. Select pilot objects with realistic data and permissions.
3. Portaländerungen immer mit PowerShell oder API-Abfragen gegenprüfen. Always validate portal changes with PowerShell or API queries.
4. Monitoring, Support-Runbook und Rückfalloptionen vor der Produktion festhalten. Capture monitoring, support runbooks, and rollback options before production rollout.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Tenant-Limits, Lizenzzustand und Rollenzuweisungen beeinflussen Public-Folder-Cmdlets im Überblick direkt. Tenant limits, license state, and role assignments directly affect Public folder cmdlets reference.
- Automatisierung sollte Idempotenz, Logging und Fehlerklassifizierung enthalten. Automation should include idempotency, logging, and error classification.
- Änderungen sollten in Pilotwellen getestet und mit Nutzerkommunikation begleitet werden. Changes should be tested in pilot waves and accompanied by user communication.
- Für Audits lohnt sich eine dokumentierte Soll-Konfiguration mit regelmäßigem Drift-Abgleich. For audits, keep a documented target state and compare for drift regularly.

### PowerShell: Referenzabfrage PowerShell: reference query

PowerShell PowerShell

    Get-Command *PublicFolder* | Sort-Object Name | Select-Object Name
    Get-Command *MailPublicFolder* | Sort-Object Name | Select-Object Name

## Graph API, Alternativen und Plattformvergleich Graph API, alternatives, and platform comparison

Microsoft Graph bietet keine vollwertigen Admin-Endpunkte für Exchange Online Public Folders. Es gibt weder ein Public-Folder-CRUD-Modell noch Berechtigungs- oder Mailaktivierungsverwaltung per Graph. Unterstützte Alternativen sind Exchange Online PowerShell, das Exchange Admin Center sowie in einzelnen Legacy-Szenarien EWS- oder Outlook-basierte Zugriffe auf Inhalte. Microsoft Graph does not provide full administrative endpoints for Exchange Online public folders. There is no public-folder CRUD model, permission management, or mail-enable management through Graph. Supported alternatives are Exchange Online PowerShell, the Exchange admin center, and in some legacy scenarios EWS- or Outlook-based access to content.

Im Plattformvergleich eignen sich Public Folders vor allem für Outlook-zentrierte Ordnerhierarchien, vorhandene Mailflows und Legacy-Fachprozesse. Für Teamzusammenarbeit, Dateifreigaben, Versionierung, Metadaten, Copilot-Integration und modernes Berechtigungsdesign sind Microsoft 365 Groups, SharePoint Online und Teams meist die bessere strategische Wahl. In a platform comparison, public folders are most suitable for Outlook-centric folder hierarchies, existing mail flows, and legacy line-of-business processes. For team collaboration, file sharing, versioning, metadata, Copilot integration, and modern permission design, Microsoft 365 Groups, SharePoint Online, and Teams are usually the better strategic choice.

⛔ Kein dedizierter Graph-Admin-Support No dedicated Graph admin support

Wenn Automatisierung für Public Folders gefordert ist, planen Sie Exchange Online PowerShell als primären Steuerkanal ein. Graph kann flankierend für Benutzer-, Gruppen- oder Auditdaten helfen, nicht jedoch für die Ordnerverwaltung selbst. When automation is required for public folders, plan Exchange Online PowerShell as the primary control plane. Graph may help around users, groups, or audit data, but not for folder administration itself.

### Plattformvergleich Platform comparison

Plattform Platform | Stärken Strengths | Wann nicht ideal When it is not ideal
--- | --- | ---
Public Folders Public Folders | Outlook-nahe Ordnerhierarchie, Mailaktivierung, einfache Legacy-Migration. Outlook-centric hierarchy, mail enablement, and straightforward legacy migration. | Schwach bei modernem App-Ökosystem, Metadaten und API-Unterstützung. Weak for modern app ecosystems, metadata, and API support.
Microsoft 365 Groups Microsoft 365 Groups | Gemeinsames Postfach, Kalender, Planner und Identität für Teams/SharePoint. Shared mailbox, calendar, Planner, and identity for Teams or SharePoint. | Keine tiefe Outlook-Ordnerhierarchie wie Public Folders. Does not provide deep Outlook folder hierarchies like public folders.
SharePoint Online SharePoint Online | Dokumentenmanagement, Metadaten, Versionierung, Compliance und Automatisierung. Document management, metadata, versioning, compliance, and automation. | Nicht optimal für klassische mailgetriebene Diskussionen pro Ordner. Not ideal for classic mail-driven discussions per folder.
Microsoft Teams Microsoft Teams | Chat, Besprechungen, Apps, Dateien und Governance im Arbeitskontext. Chat, meetings, apps, files, and governance in the work context. | Keine direkte Entsprechung zu mailaktivierten Outlook-Ordnern. No direct equivalent to mail-enabled Outlook folders.

### Implementierung Implementation

1. Bestandsaufnahme, Rollen und Abhängigkeiten für Graph API, Alternativen und Plattformvergleich dokumentieren. Document the current state, roles, and dependencies for Graph API, alternatives, and platform comparison.
2. Pilotobjekte mit realistischen Daten und Berechtigungen auswählen. Select pilot objects with realistic data and permissions.
3. Portaländerungen immer mit PowerShell oder API-Abfragen gegenprüfen. Always validate portal changes with PowerShell or API queries.
4. Monitoring, Support-Runbook und Rückfalloptionen vor der Produktion festhalten. Capture monitoring, support runbooks, and rollback options before production rollout.

### Betrieb & Hinweise Operations & Notes

- Tenant-Limits, Lizenzzustand und Rollenzuweisungen beeinflussen Graph API, Alternativen und Plattformvergleich direkt. Tenant limits, license state, and role assignments directly affect Graph API, alternatives, and platform comparison.
- Automatisierung sollte Idempotenz, Logging und Fehlerklassifizierung enthalten. Automation should include idempotency, logging, and error classification.
- Änderungen sollten in Pilotwellen getestet und mit Nutzerkommunikation begleitet werden. Changes should be tested in pilot waves and accompanied by user communication.
- Für Audits lohnt sich eine dokumentierte Soll-Konfiguration mit regelmäßigem Drift-Abgleich. For audits, keep a documented target state and compare for drift regularly.

### PowerShell statt Graph PowerShell instead of Graph

PowerShell PowerShell

    Connect-ExchangeOnline -ShowBanner:$false
    Get-PublicFolder "" -Recurse | Select-Object Name,Path,ContentMailboxName
    Get-MailPublicFolder | Select-Object Name,PrimarySmtpAddress,ModerationEnabled
    Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

🔗 Verwandte Referenzen Related references

Diese Seite ergänzt Exchange-Postfach- und Hybriddokumentation sowie die Teams- und SharePoint-Referenzen für moderne Alternativen. This page complements Exchange mailbox and hybrid documentation as well as Teams and SharePoint references for modern alternatives.

Postfächer Mailboxes

Empfängertypen, Quotas und Standardverwaltung. Recipient types, quotas, and baseline administration.

Hybrid & Migration Hybrid & Migration

Remote Moves, Batchsteuerung und Koexistenz. Remote moves, batch control, and coexistence.

Informationsarchitektur Information Architecture

Moderne Alternativen für Dateien, Metadaten und Taxonomie. Modern alternatives for files, metadata, and taxonomy.