# Copilot für Microsoft 365 Copilot for Microsoft 365

Tiefgehende Referenz zu Architektur, Semantic Index, Graph-Grounding, Bereitstellung, Sicherheit, App-Funktionen, Copilot Studio, Extensibility, Reports und verantwortungsvoller Nutzung von Copilot für Microsoft 365. Deep reference for architecture, semantic index, Graph grounding, deployment, security, app capabilities, Copilot Studio, extensibility, reporting, and responsible use of Copilot for Microsoft 365.

Graph
Grounding-Layer Grounding layer
M365 Chat
Querschnitts-Erlebnis Cross-app experience
Plugins
Erweiterbarkeit Extensibility
RAI
Responsible AI Responsible AI
Copilot beantwortet nur so gut wie Ihr Berechtigungsmodell Copilot answers only as well as your permission model

Copilot respektiert Berechtigungen, Labels und den Microsoft-365-Sicherheitskontext. Oversharing im Tenant bleibt deshalb Oversharing mit höherer Auffindbarkeit. Vor dem Rollout müssen SharePoint- und Teams-Berechtigungen, OneDrive-Sharing und Gruppenhygiene überprüft werden. Copilot respects permissions, labels, and the Microsoft 365 security context. Oversharing in the tenant therefore remains oversharing, just with higher discoverability. Before rollout, review SharePoint and Teams permissions, OneDrive sharing, and group hygiene.

Deployment ist ein Datenzugriffsprojekt, nicht nur ein Lizenzprojekt Deployment is a data-access project, not just a licensing project

Lizenzen aktivieren das Produkt, aber der Projekterfolg hängt von Suchqualität, Dateien in OneDrive, Meeting-Disziplin, Labeling, Plugin-Governance und Nutzertraining ab. Viele vermeintliche Copilot-Probleme sind in Wahrheit Informationsarchitektur- oder Berechtigungsprobleme. Licenses enable the product, but project success depends on search quality, files in OneDrive, meeting hygiene, labeling, plugin governance, and user training. Many apparent Copilot issues are really information architecture or permission issues.

Architektur Architecture

Semantic Index, Graph Grounding, Modellkette und Datenfluss. Semantic index, Graph grounding, model chain, and data flow.

Lizenzen & Voraussetzungen Licensing & prerequisites

Copilot-Lizenz, Basis-SKUs, Apps, OneDrive, Teams und Outlook. Copilot license, base SKUs, apps, OneDrive, Teams, and Outlook.

App-Erlebnisse App experiences

Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, Loop, Whiteboard und Forms. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, Loop, Whiteboard, and Forms.

Admin Controls Admin controls

Rollout, Richtlinien, Plugins, Web Grounding, Sicherheitskontrollen. Rollout, policies, plugins, web grounding, and security controls.

Extensibility Extensibility

Copilot Studio, Plugins, Graph Connectors, Message Extensions und Reports. Copilot Studio, plugins, Graph connectors, message extensions, and reports.

Betrieb & Adoption Operations & adoption

Readiness Assessment, Dashboard, Responsible AI und Supportprozesse. Readiness assessment, dashboard, responsible AI, and support processes.

## Architektur und Betriebsmodell Architecture and operating model

Copilot-, Viva- und M365-Dienste wirken nur dann stabil, wenn Architektur, Datenpfade, Berechtigungen und Betriebsrollen zusammen geplant werden. Die folgenden Tabellen fokussieren die technische Wirklichkeit hinter der Produktverpackung. Copilot, Viva, and Microsoft 365 services remain stable only when architecture, data paths, permissions, and operating roles are planned together. The following tables focus on the technical reality behind the product packaging.

Diese Referenz priorisiert Admin-, Security- und Integrationsperspektiven. Sie ist deshalb näher am Microsoft-Learn-Betriebshandbuch als an Marketing- oder Endanwenderdokumentation. This reference prioritizes the admin, security, and integration perspective. It is therefore closer to an operational Microsoft Learn playbook than to marketing or end-user documentation.

Aspekt Aspect | Details Details
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Grounding Grounding | Copilot nutzt den Microsoft Graph, den Semantic Index, Berechtigungsprüfung und Anwendungswissen, bevor eine Antwort generiert oder in-app angewendet wird. Copilot uses Microsoft Graph, the semantic index, permission checks, and app-specific context before a response is generated or applied in-app.
Semantic Index Semantic index | Der Semantic Index verbindet Benutzerkontext, Dokumentbeziehungen, Besprechungssignale und semantische Relevanz. Er ersetzt keine Berechtigungen, sondern erhöht die Relevanz zulässiger Inhalte. The semantic index connects user context, document relationships, meeting signals, and semantic relevance. It does not replace permissions; it increases the relevance of content the user is already allowed to access.
App-Voraussetzungen App prerequisites | Produktive Nutzung setzt moderne Apps voraus: OneDrive, Teams, Outlook/Exchange Online, aktuelle Microsoft-365-Apps und eine saubere Cloud-Identität mit Entra ID. Productive use requires modern apps: OneDrive, Teams, Outlook or Exchange Online, current Microsoft 365 apps, and a clean cloud identity on Entra ID.
Sicherheitsmodell Security model | Copilot folgt dem bestehenden Datenzugriffsmodell. Sensitivity Labels, DLP, Conditional Access, Information Barriers und Site- oder SharePoint-Restriktionen beeinflussen daher auch die Qualität und Reichweite der Antworten. Copilot follows the existing data access model. Sensitivity labels, DLP, Conditional Access, information barriers, and site or SharePoint restrictions therefore affect answer quality and scope as well.
Betriebsmodell Operating model | Erfolgreiche Einführung koppelt technische Readiness, Content-Hygiene, Pilotpersona, Plugin-Governance und Trainingskonzepte. Ohne diese Arbeit sinken Vertrauen und Mehrwert schnell. Successful deployment couples technical readiness, content hygiene, pilot personas, plugin governance, and training. Without that work, trust and value drop quickly.
Responsible AI Responsible AI | Grounding, prompt safety, system controls, human review und App-spezifische Guardrails mindern Halluzinationen, ersetzen aber keine Governance oder Fachprüfung. Grounding, prompt safety, system controls, human review, and app-specific guardrails mitigate hallucinations, but they do not replace governance or subject-matter review.

## Lizenzierung und Voraussetzungen Licensing and prerequisites

Bereich Area | Leitlinie Guidance
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Basislizenz Base license | Benutzer benötigen in der Regel eine qualifizierende Microsoft-365-Enterprise-Lizenz und zusätzlich eine Copilot-für-Microsoft-365-Lizenz. Users generally need an eligible Microsoft 365 enterprise license plus a Copilot for Microsoft 365 license.
Technische Voraussetzungen Technical prerequisites | OneDrive-Bereitstellung, Exchange Online, Teams, aktuelle Microsoft-365-Apps und moderne Outlook-/Teams-Clients sind für breite In-App-Szenarien praktisch Pflicht. OneDrive provisioning, Exchange Online, Teams, current Microsoft 365 apps, and modern Outlook or Teams clients are practically mandatory for broad in-app scenarios.
Microsoft 365 Chat Microsoft 365 Chat | Die Chat-Oberfläche ist an die Copilot-Lizenz gekoppelt; Web-Grounding kann je nach Tenant-Einstellung zusätzlich aktiviert oder begrenzt sein. The chat experience is tied to the Copilot license; web grounding may be additionally enabled or restricted depending on tenant settings.
Copilot Studio Copilot Studio | Custom copilots, actions und erweiterte Agentenlogik folgen eigener Lizenzierung und Verbrauchsmodellen zusätzlich zum Kernprodukt. Custom copilots, actions, and extended agent logic follow their own licensing and consumption models in addition to the core product.
SharePoint Advanced Management SharePoint Advanced Management | Für Oversharing-Reduktion und erweiterte Inhaltskontrolle kann SAM oder verwandte Governance-Funktionalität strategisch relevant sein, auch wenn Copilot selbst separat lizenziert wird. For oversharing reduction and advanced content control, SharePoint Advanced Management or related governance features can be strategically relevant even though Copilot itself is licensed separately.
Plugin- und Connector-Landschaft Plugin and connector landscape | Drittanbieter-Plugins, Graph Connectors und Copilot-Studio-Erweiterungen können eigene Verträge, Datenquellenkosten oder Lizenzabhängigkeiten mitbringen. Third-party plugins, Graph connectors, and Copilot Studio extensions can bring their own contracts, data source costs, or licensing dependencies.

## Deep Dive nach Funktionsbereich Deep dive by capability

### Copilot in Word Copilot in Word

Word ist das klassische Drafting-Szenario: Zusammenfassen, Umschreiben, Strukturieren, Tonalität anpassen und Inhalte aus Organisationskontext in einen Entwurf überführen. Word is the classic drafting scenario: summarize, rewrite, restructure, adapt tone, and bring organizational context into a draft.

Architekturhinweis Architecture note

Wenn Vorlagen, Policies und Berechtigungen ungeordnet sind, skaliert Copilot in Word schlechte Informationshygiene schneller als gute Dokumentqualität. If templates, policies, and permissions are disorganized, Copilot in Word scales poor information hygiene faster than high-quality documentation.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins steuern primär Lizenzen, App-Aktualität, Datenschutzfunktionen und Dokumentzugriffe; inhaltliche Sicherheit hängt stark von SharePoint-/OneDrive-Berechtigungen und Labels ab. Admins primarily control licensing, app currency, and privacy features; content safety depends heavily on SharePoint or OneDrive permissions and labels.
Integration Integration | Word zieht Kontext aus Microsoft 365 Chat, Graph und lokalen Dokumentflüssen. Besonders wertvoll ist die Kombination aus Besprechungsnotizen, E-Mail-Kontext und vorhandenen Dokumenten. Word pulls context from Microsoft 365 Chat, Graph, and document flows. The combination of meeting notes, email context, and existing documents is especially valuable.
Daten & Compliance Data & compliance | Ausgabe verbleibt im Dokument oder wird in neue Dokumente überführt. Sensitivity Labels, DLP und dokumentbezogene Aufbewahrung wirken weiter. Output remains in the document or is written into new documents. Sensitivity labels, DLP, and document retention continue to apply.
Automation Automation | Automation ist indirekt: Dokumentvorlagen, SharePoint-Bibliotheken, Labels, Graph-Suche und Copilot Studio Actions beeinflussen das Gesamterlebnis stärker als direkte Word-spezifische Admin-APIs. Automation is indirect: document templates, SharePoint libraries, labels, Graph search, and Copilot Studio actions influence the overall experience more than direct Word-specific admin APIs.
Lizenzierung Licensing | Die Word-Erfahrung folgt der Copilot-Lizenz und den zugrunde liegenden Microsoft-365-App-Lizenzen. The Word experience follows the Copilot license and the underlying Microsoft 365 app licenses.
Betriebsfokus Operational focus | Für produktive Nutzung brauchen Sie gute Vorlagen, saubere Berechtigungen, Labeling und Nutzertraining zur Quellenprüfung und fachlichen Endkontrolle. For productive use you need good templates, clean permissions, labeling, and user training on source validation and human review.

- Word-Copilot ist am stärksten, wenn Organisationen strukturierte Vorlagen und saubere SharePoint-Informationsarchitektur besitzen. Word Copilot is strongest when organizations maintain structured templates and a clean SharePoint information architecture.
- Für regulierte Dokumente sollte immer eine Human-in-the-loop-Freigabe vorgesehen werden. Regulated documents should always retain a human-in-the-loop approval step.
- Prompts allein kompensieren keine mangelhafte Quellenlage. Prompts alone do not compensate for poor source quality.
- Labels und Aufbewahrungsregeln bleiben auch für neu generierte Entwürfe relevant. Labels and retention rules remain relevant for newly generated drafts.

### Copilot in Excel Copilot in Excel

Excel-Copilot hilft bei Analyse, Formeln, Trends, Visualisierung und Erklärung von Tabellen. Es funktioniert am besten mit sauber strukturierten Tabellen statt losem Zellchaos. Excel Copilot helps with analysis, formulas, trends, visualization, and explanation of spreadsheets. It works best with cleanly structured tables rather than loose cell chaos.

Architekturhinweis Architecture note

Unstrukturierte Arbeitsblätter mit gemischten Typen, versteckten Formeln und mehreren Wahrheiten führen zu unzuverlässigen Antworten und geringer Akzeptanz. Unstructured workbooks with mixed types, hidden formulas, and multiple truths lead to unreliable answers and low trust.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins müssen aktuelle Excel-Clients, Datenklassifikation, Datenspeicherorte und Berechtigungen sicherstellen. Governance betrifft zusätzlich Export und Umgang mit sensiblen Datensätzen. Admins must ensure current Excel clients, data classification, storage locations, and permissions. Governance additionally concerns export behavior and handling of sensitive datasets.
Integration Integration | Excel profitiert von OneDrive-/SharePoint-Speicherung, da Collaboration-Kontext und Berechtigungen dann sauber im M365-Modell verankert sind. Excel benefits from OneDrive or SharePoint storage because collaboration context and permissions are then rooted cleanly in the Microsoft 365 model.
Daten & Compliance Data & compliance | Formeln, Visuals und Zusammenfassungen können sensible Erkenntnisse über Datenmuster offenlegen. Deshalb sind Freigabe, DLP, Labels und Schutz sensibler Sites wichtig. Formulas, visuals, and summaries can reveal sensitive insights about data patterns. Therefore, sharing, DLP, labels, and protection of sensitive sites are important.
Automation Automation | Direkte Admin-APIs für Excel-Copilot sind begrenzt; entscheidend sind Datenlage, Dateispeicher, Lizenzierung und Copilot-Studio- oder Connector-Erweiterungen für vorgelagerte Datenquellen. Direct admin APIs for Excel Copilot are limited; data quality, file storage, licensing, and Copilot Studio or connector-based extensions to upstream data sources are what matter most.
Lizenzierung Licensing | Excel-Copilot folgt der Kernlizenz, setzt aber gute Datenbasis und oft moderne Arbeitsmappenstandards voraus. Excel Copilot follows the core license but also requires a sound data foundation and often modern workbook standards.
Betriebsfokus Operational focus | Tabellen müssen strukturiert, benannt und semantisch nachvollziehbar sein. Das beste Betriebsmodell ist häufig Datenstandardisierung vor Nutzerenablement. Tables must be structured, named, and semantically understandable. The best operating model is often data standardization before user enablement.

- Fördern Sie Tabellen statt freier Zelllandschaften. Promote tables instead of free-form cell landscapes.
- Kritische Auswertungen brauchen weiterhin fachliche Validierung. Critical analyses still require subject-matter validation.
- DLP und Labels sind besonders wichtig bei Finanz-, HR- und Kundendaten. DLP and labels matter especially for finance, HR, and customer data.
- Copilot-Mehrwert steigt mit konsistenter Namenskonvention für Spalten und Metriken. Copilot value increases with consistent naming conventions for columns and metrics.

### Copilot in PowerPoint Copilot in PowerPoint

PowerPoint-Copilot beschleunigt Storyline, Gliederung, Zusammenfassung und Foliensynthese aus Dokumenten oder Besprechungskontext. Die Qualität hängt stark von Quellmaterial und Corporate-Design-Reife ab. PowerPoint Copilot accelerates storyline creation, outlining, summarization, and slide synthesis from documents or meeting context. Quality depends heavily on source material and design maturity.

Architekturhinweis Architecture note

Wenn visuelle Standards fehlen, generiert Copilot zwar schneller Folien, aber nicht automatisch gute Unternehmenskommunikation. If visual standards are missing, Copilot generates slides faster but not automatically better corporate communication.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins steuern App-Versionen, Vorlagenverfügbarkeit, Speicherorte, Berechtigungen und Designsysteme. Datenschutzrelevant ist vor allem die Nutzung sensibler Ausgangsdokumente. Admins control app versions, template availability, storage locations, permissions, and design systems. The main privacy concern is the use of sensitive source documents.
Integration Integration | PowerPoint arbeitet besonders gut mit Word-Dokumenten, Besprechungszusammenfassungen, SharePoint-Dateien und konsistenten Unternehmensvorlagen zusammen. PowerPoint works especially well with Word documents, meeting summaries, SharePoint files, and consistent corporate templates.
Daten & Compliance Data & compliance | Neue Präsentationen übernehmen die Sicherheits- und Governance-Anforderungen des Speichersystems. Sensitivity Labels und Freigaberegeln bleiben Pflicht. New presentations inherit the security and governance requirements of the storage system. Sensitivity labels and sharing rules remain mandatory.
Automation Automation | Automation erfolgt indirekt über Vorlagenbibliotheken, genehmigte Quellordner, Graph-Suche und Plugin-/Action-Anbindung für Unternehmensinhalte. Automation works indirectly through template libraries, approved source folders, Graph search, and plugin or action integration for corporate content.
Lizenzierung Licensing | Die Erfahrung wird über Copilot plus PowerPoint-/M365-App-Lizenzierung aktiviert. The experience is enabled through Copilot plus PowerPoint and Microsoft 365 app licensing.
Betriebsfokus Operational focus | Für robuste Ergebnisse sollten Vorlagen, Markenstandards und genehmigte Quellen als kuratierte Assets bereitstehen. For robust results, templates, brand standards, and approved sources should exist as curated assets.

- Pflegen Sie aktuelle Unternehmensvorlagen mit Platzhaltern, Layouts und Farbregeln. Maintain current corporate templates with placeholders, layouts, and color rules.
- Grenzen Sie freigegebene Quellen für externe Präsentationen bewusst ein. Consciously limit approved sources for external presentations.
- Schulen Sie Nutzer auf Storyline-Prüfung statt blindem Copy-Paste in Folien. Train users to validate the storyline instead of blindly pasting generated slides.
- Vertrauliche Foliensätze sollten zusätzliche Freigabestufen behalten. Confidential decks should retain additional review and approval gates.

### Copilot in Outlook Copilot in Outlook

Outlook-Copilot unterstützt Zusammenfassen, Tonalitätsanpassung, Antwortentwürfe und Priorisierung. Die Erfahrung lebt von Exchange Online, Kalenderkontext und sauberem E-Mail-Verhalten. Outlook Copilot supports summarization, tone adjustment, reply drafting, and prioritization. The experience depends on Exchange Online, calendar context, and disciplined email behavior.

Architekturhinweis Architecture note

Schnell generierte Antworten können falsche Tonalität oder Preisgabe sensibler Details beschleunigen, wenn Schutzmaßnahmen und Gewohnheiten fehlen. Fast generated replies can accelerate the wrong tone or disclosure of sensitive details when protections and habits are missing.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins steuern Mailbox-Features, Outlook-Client-Modernisierung, Add-ins, Transportregeln, DLP und Labels. Governance ist eng mit E-Mail-Schutz und Aufbewahrung verzahnt. Admins control mailbox features, Outlook client modernization, add-ins, transport rules, DLP, and labels. Governance is tightly coupled with email protection and retention.
Integration Integration | Copilot nutzt Thread-Kontext, Kalender, Dateien und Besprechungsbezüge. Microsoft 365 Chat kann diese Signale quer über Workloads zusammenführen. Copilot uses thread context, calendars, files, and meeting references. Microsoft 365 Chat can unify these signals across workloads.
Daten & Compliance Data & compliance | Mails bleiben Exchange-Inhalte und unterliegen Journaling-, DLP-, Retention- und eDiscovery-Regeln. Automatisch generierte Antworten sind keine Compliance-Ausnahme. Messages remain Exchange content and are subject to journaling, DLP, retention, and eDiscovery rules. Automatically generated replies are not exempt from compliance.
Automation Automation | PowerShell und Exchange-Admin-Controls sind indirekt hoch relevant: MailTips, Transport, Labels, Add-ins, Safe Links und Postfachkonfiguration beeinflussen das Gesamterlebnis wesentlich. PowerShell and Exchange admin controls are indirectly highly relevant: MailTips, transport, labels, add-ins, Safe Links, and mailbox configuration significantly affect the overall experience.
Lizenzierung Licensing | Outlook-Copilot folgt der Kernlizenz plus Exchange-/M365-Client-Grundlage. Outlook Copilot follows the core license plus Exchange and Microsoft 365 client prerequisites.
Betriebsfokus Operational focus | Ein solides Betriebsmodell kombiniert moderne Outlook-Clients, klare E-Mail-Regeln, Labeling, Nachrichtenschutz und Training zum fachlichen Gegenlesen. A solid operating model combines modern Outlook clients, clear email rules, labeling, message protection, and user training on human review.

- New Outlook und Exchange Online sollten standardisiert ausgerollt sein. New Outlook and Exchange Online should be standardized across the tenant.
- Mails mit regulatorischem Risiko brauchen weiterhin manuelle Freigabe oder zusätzliche Schutzkontrollen. Regulated mail scenarios still need manual approval or stronger protection controls.
- Labels und DLP müssen auch für Copilot-generierte Antworten überwacht werden. Labels and DLP should continue to be monitored for Copilot-generated replies.
- Meeting- und Thread-Hygiene steigert die Qualität der Zusammenfassungen erheblich. Meeting and thread hygiene significantly improves summary quality.

### Copilot in Teams Copilot in Teams

Teams-Copilot deckt Chat, Kanal, Meeting, Meeting Recap, Nachverfolgung, Aufgabenableitung und Querbezüge zu Dateien ab. Für viele Organisationen ist Teams der sichtbarste Copilot-Einstieg. Teams Copilot covers chat, channels, meetings, meeting recap, follow-up, task extraction, and cross-references to files. For many organizations, Teams is the most visible Copilot entry point.

Architekturhinweis Architecture note

Wenn Meeting-Policies uneinheitlich sind oder Teams-Chats als Schatten-DMS missbraucht werden, leidet Copilot-Qualität unmittelbar. If meeting policies are inconsistent or Teams chats are misused as a shadow document store, Copilot quality deteriorates immediately.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins verwalten Meeting Policies, Transkription, Aufzeichnung, App-Setup, Plugin-Governance und Datenschutzkontrollen. Ohne Transkript und Aufzeichnung fehlen zentrale Inputs für Recap und Zusammenfassung. Admins manage meeting policies, transcription, recording, app setup, plugin governance, and privacy controls. Without transcript and recording, key inputs for recap and summarization are missing.
Integration Integration | Teams verbindet Chat, Dateien, Besprechungen, Anrufe und Apps. Copilot profitiert daher besonders von sauberem Teams-Lifecycle, Teams-App-Management und Speicherdisziplin in Kanälen und Chats. Teams links chat, files, meetings, calls, and apps. Copilot therefore benefits greatly from sound Teams lifecycle governance, app management, and disciplined storage in channels and chats.
Daten & Compliance Data & compliance | Meeting-Daten, Transkripte, Chatinhalte und Dateien unterliegen Teams-, Exchange-, SharePoint- und Purview-Regeln. Meeting Recap ist nur so verfügbar wie die zugrunde liegenden Artefakte. Meeting data, transcripts, chat content, and files are governed by Teams, Exchange, SharePoint, and Purview rules. Meeting recap is only as available as the underlying artifacts.
Automation Automation | Automatisierung und Erweiterbarkeit laufen über Teams Apps, message extensions, Copilot Studio, Graph, Besprechungspolicies und App-Governance. Automation and extensibility run through Teams apps, message extensions, Copilot Studio, Graph, meeting policies, and app governance.
Lizenzierung Licensing | Benötigt Copilot-Lizenz, Teams-Enablement und oft Transkriptions-/Aufzeichnungsfähigkeit im Betriebsmodell. Requires the Copilot license, Teams enablement, and often transcription or recording capabilities in the operating model.
Betriebsfokus Operational focus | Meeting-Disziplin, Namenskonventionen, App-Governance und klare Richtlinien für Aufzeichnung und Transkript sind unverzichtbar. Meeting discipline, naming conventions, app governance, and clear recording and transcript policies are indispensable.

- Aktivieren Sie Meeting-Recap nur dort breit, wo Recording/Transcript organisatorisch erlaubt und erklärt ist. Roll out meeting recap broadly only where recording and transcript are organizationally allowed and understood.
- Beschränken Sie riskante Apps und Plugins vor dem breiten Copilot-Rollout. Restrict risky apps and plugins before broad Copilot rollout.
- Nutzen Sie Teams-Governance, um verwaiste Teams, exzessive Gäste und unklare Kanalnutzung zu reduzieren. Use Teams governance to reduce orphaned teams, excessive guests, and unclear channel usage.
- Besprechungsnotizen, Aufgaben und Dateien sollten in klaren Zielsystemen landen. Meeting notes, tasks, and files should land in clearly defined systems of record.

### OneNote, Loop, Whiteboard und Forms OneNote, Loop, Whiteboard, and Forms

Diese Anwendungen liefern Kontextergänzung für Copilot: Brainstorming, Notizen, kollaborative Bausteine und strukturierte Datenerfassung. Sie sind selten der erste Rollout-Fokus, aber oft der Unterschied zwischen guter und großartiger Knowledge-Arbeit. These applications provide context enrichment for Copilot: brainstorming, notes, collaborative components, and structured data capture. They are rarely the first rollout focus, but often make the difference between good and great knowledge work.

Architekturhinweis Architecture note

Wenn diese Workloads unkontrolliert wachsen, steigt auch das Risiko, dass Copilot irrelevante oder falsch klassifizierte Inhalte findet. If these workloads grow without control, the risk also rises that Copilot will surface irrelevant or misclassified content.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins müssen OneNote-/SharePoint-Speicher, Loop-Governance, Whiteboard- und Forms-Richtlinien sowie Berechtigungen und Gastzugriffe sauber einstellen. Admins must configure OneNote or SharePoint storage, Loop governance, Whiteboard and Forms policies, and permissions or guest access correctly.
Integration Integration | Loop-Komponenten in Outlook und Teams, Whiteboards in Meetings, OneNote-Notizbücher und Forms-Erhebungen erzeugen wertvollen Kontext für spätere Copilot-Abfragen oder Zusammenfassungen. Loop components in Outlook and Teams, whiteboards in meetings, OneNote notebooks, and Forms surveys create valuable context for later Copilot queries or summaries.
Daten & Compliance Data & compliance | Die Daten liegen nicht in einem gemeinsamen Container: OneNote und Whiteboard folgen SharePoint/OneDrive-Mustern, Loop folgt SharePoint Embedded, Forms hat eigenen Dienstkontext. Das wirkt direkt auf Compliance und eDiscovery. The data does not live in one shared container: OneNote and Whiteboard follow SharePoint or OneDrive patterns, Loop uses SharePoint Embedded, and Forms uses its own service context. That directly affects compliance and eDiscovery.
Automation Automation | Direkte APIs variieren stark. Für Governance sind meistens Admin-Center, SharePoint-/Teams-Controls, Purview, Graph dort wo verfügbar und Copilot-Studio- oder Connector-Erweiterungen wichtiger als eine einzelne Service-API. Direct APIs vary strongly. For governance, the admin center, SharePoint or Teams controls, Purview, Graph where available, and Copilot Studio or connector-based extensions matter more than a single service API.
Lizenzierung Licensing | Die Copilot-Erfahrung baut auf der Kernlizenz auf; die einzelnen Apps benötigen ihre jeweilige Basiskomponente im Tenant. The Copilot experience builds on the core license; each app also needs its underlying tenant capability enabled.
Betriebsfokus Operational focus | Planen Sie diese Workloads als Kontexterweiterung ein: gute Meeting-Artefakte, gut auffindbare Notizen und sauber kontrollierte kollaborative Bausteine verbessern Copilot stärker als zusätzliche Prompt-Tricks. Plan these workloads as context enrichers: high-quality meeting artifacts, discoverable notes, and well-governed collaborative components improve Copilot more than additional prompt tricks.

- Loop und Whiteboard sollten vor Copilot nicht als Schattenraum ohne Governance eingeführt sein. Loop and Whiteboard should not exist as shadow collaboration spaces before Copilot rollout.
- Forms-Daten brauchen klare Regeln für Eigentum, Export und Sensitivität. Forms data needs clear rules for ownership, export, and sensitivity.
- OneNote muss in definierte Speicher- und Freigabemodelle eingebettet werden. OneNote must be embedded into defined storage and sharing models.
- Meeting-Artefakte müssen auffindbar, korrekt benannt und nicht nur in privaten Ad-hoc-Räumen versteckt sein. Meeting artifacts must be discoverable, named correctly, and not hidden only in private ad hoc spaces.

### Copilot Studio und Extensibility Copilot Studio and extensibility

Copilot Studio erweitert M365 Copilot um eigene Agenten, Plugins, Actions, Connectoren und Prozesslogik. Das ist der Weg vom allgemeinen Assistenten zum unternehmensspezifischen Helfer. Copilot Studio extends Microsoft 365 Copilot with custom agents, plugins, actions, connectors, and process logic. This is how organizations move from a generic assistant to a company-specific helper.

Architekturhinweis Architecture note

Ein schlecht kontrollierter Plugin-Bestand ist der schnellste Weg, aus Copilot ein Schattenintegrationsprojekt zu machen. A poorly controlled plugin estate is the fastest way to turn Copilot into a shadow integration project.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins und Plattformteams steuern Umgebungen, Connector-Governance, Datensicherheit, Plugin-Zulassung, API-Ziele und RAI-Kontrollen. Ohne Plattformregeln wachsen Copilots schneller als ihre Sicherheitsarchitektur. Admins and platform teams manage environments, connector governance, data security, plugin allow-lists, API targets, and responsible AI controls. Without platform rules, copilots grow faster than the security architecture supporting them.
Integration Integration | Copilot Studio verbindet M365 Copilot mit Geschäftsdaten, Workflows und APIs. Graph Connectors, Teams message extensions, OpenAPI-basierte Plugins und Power-Platform-Connectoren bilden das technische Rückgrat. Copilot Studio connects Microsoft 365 Copilot to business data, workflows, and APIs. Graph connectors, Teams message extensions, OpenAPI-based plugins, and Power Platform connectors form the technical backbone.
Daten & Compliance Data & compliance | Daten- und Compliance-Grenzen hängen vom verwendeten Connector und Zielsystem ab. Ein Erweiterungspfad kann strenger oder lockerer als die M365-Kerndatenwelt sein und muss daher separat bewertet werden. Data and compliance boundaries depend on the connector and target system in use. An extension path can be stricter or looser than the core Microsoft 365 data world and must therefore be assessed separately.
Automation Automation | Hier liegen die stärksten Automatisierungshebel: Actions, Plugins, API-Definitionen, Message Extensions, Connectors, Graph Search und domänenspezifische Agenten. This is where the strongest automation levers live: actions, plugins, API definitions, message extensions, connectors, Graph search, and domain-specific agents.
Lizenzierung Licensing | Copilot Studio folgt eigener Lizenzierung bzw. Verbrauchslogik zusätzlich zur Kernlizenz. Copilot Studio follows its own licensing or consumption model in addition to the core license.
Betriebsfokus Operational focus | Richten Sie ein Plattformboard für Erweiterungen ein, inklusive Sicherheitsreview, API-Katalog, RAI-Prüfung, Supportmodell und Sunset-Prozess. Establish a platform board for extensions including security review, API catalog, responsible AI review, support model, and sunset process.

- Starten Sie mit wenigen wertstiftenden Plugins statt mit maximaler Connector-Breite. Start with a few high-value plugins instead of maximum connector breadth.
- Definieren Sie API-Standards für Authentisierung, Fehlerbilder, Rate Limits und Telemetrie. Define API standards for authentication, error handling, rate limits, and telemetry.
- Bewerten Sie jede Erweiterung separat auf Datenklassifikation und Berechtigungstransitivität. Assess every extension separately for data classification and permission transitivity.
- Copilot Studio braucht denselben SDLC wie jede Geschäftsanwendung. Copilot Studio needs the same SDLC discipline as any business application.

## Administration und Governance Administration and governance

Admin-Thema Admin topic | Umsetzung Implementation
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Readiness Assessment Readiness assessment | Prüfen Sie OneDrive-Bereitstellung, SharePoint-Sharing, Teams-Lifecycle, Exchange-Modernisierung, App-Versionen, Tenant Search und Sensitivity-Label-Abdeckung. Assess OneDrive provisioning, SharePoint sharing, Teams lifecycle, Exchange modernization, app versions, tenant search, and sensitivity label coverage.
Kontrollierter Rollout Controlled rollout | Starten Sie mit Zielgruppen, die sowohl fachlichen Mehrwert als auch gute Datenhygiene besitzen: Executives, PMO, Vertrieb, Kommunikation oder Wissensarbeiter mit klarer Sponsorenschaft. Start with populations that have both business value and strong data hygiene: executives, PMO, sales, communications, or knowledge workers with clear sponsorship.
Plugin-Governance Plugin governance | Definieren Sie erlaubte, blockierte und review-pflichtige Plugins. Gleiches gilt für Copilot-Studio-Agenten und Graph Connectoren. Define allowed, blocked, and review-required plugins. The same applies to Copilot Studio agents and Graph connectors.
Web Grounding Web grounding | Steuern Sie, wann Web-Ergebnisse in M365 Chat einbezogen werden dürfen. Manche regulierte Szenarien benötigen bewusst nur internen Grounding-Kontext. Control when web results may be included in Microsoft 365 Chat. Some regulated scenarios intentionally require internal grounding only.
Oversharing-Reduktion Oversharing reduction | Führen Sie Sharing Reviews, Link-Berechtigungsbereinigung, sensible Site-Restriktionen, Teams-Gastkontrolle und ggf. SharePoint Advanced Management vor dem breiten Rollout durch. Run sharing reviews, link permission cleanup, sensitive site restrictions, Teams guest controls, and where relevant SharePoint Advanced Management before broad rollout.
Responsible AI Responsible AI | Definieren Sie Nutzungsleitlinien, Review-Pflichten, dokumentierte No-Go-Szenarien und einen Prozess für Nutzerfeedback zu falschen oder unangemessenen Antworten. Define usage guidance, review obligations, documented no-go scenarios, and a user feedback process for incorrect or inappropriate responses.

## API, Graph und PowerShell API, Graph, and PowerShell

Schnittstelle Interface | Praxis Practice
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Graph Reports Graph reports | Copilot-spezifische Reports und Dashboard-Daten entwickeln sich laufend. Nutzen Sie das M365 Admin Center als führende Quelle und ergänzen Sie offizielle Graph-Reports, sobald sie im Tenant verfügbar sind. Copilot-specific reports and dashboard datasets continue to evolve. Use the Microsoft 365 admin center as the primary source and complement with official Graph reports when available in the tenant.
Graph Connectors Graph connectors | Graph Connectors erweitern das auffindbare Wissensuniversum über Microsoft 365 hinaus. Relevanz, Berechtigungstrimming und Quellqualität bleiben entscheidend. Graph connectors extend the discoverable knowledge universe beyond Microsoft 365. Relevance, permission trimming, and source quality remain critical.
Teams Message Extensions Teams message extensions | Vorhandene Message Extensions können als Plugins genutzt oder weiterentwickelt werden, sofern Governance, Authentisierung und Nutzererlebnis passen. Existing message extensions can be used or evolved as plugins, provided governance, authentication, and user experience are suitable.
OpenAPI-Plugins OpenAPI plugins | APIs mit sauberem OpenAPI-Contract, klaren Berechtigungen und stabilen Fehlermodellen lassen sich wesentlich besser in Copilot-Szenarien integrieren. APIs with a clean OpenAPI contract, clear permissions, and stable error models integrate much better into Copilot scenarios.
Copilot Studio Agents Copilot Studio agents | Agents sind sinnvoll für domänenspezifische Assistenz, Formulare, Prozesse oder externe Wissensquellen. Sie ersetzen nicht die Governance des Kernprodukts. Agents are useful for domain-specific assistance, forms, processes, or external knowledge sources. They do not replace governance of the core product.
PowerShell PowerShell | PowerShell automatisiert heute vor allem Readiness, Lizenzzuweisung, Search-/SharePoint-Hygiene, Teams-/Exchange-Settings und Report-Exports, weniger den Copilot-Kern selbst. PowerShell today mainly automates readiness, license assignment, search or SharePoint hygiene, Teams or Exchange settings, and report exports rather than the Copilot core itself.

PowerShell PowerShell

    Connect-MgGraph -Scopes User.Read.All, Directory.Read.All, Organization.Read.All
    $copilotSku = Get-MgSubscribedSku | Where-Object SkuPartNumber -Match 'COPILOT'
    $licensedUsers = Get-MgUser -All -Property DisplayName,UserPrincipalName,AssignedLicenses |
        Where-Object { $_.AssignedLicenses.SkuId -contains $copilotSku.SkuId }
    $licensedUsers | Select-Object DisplayName, UserPrincipalName

HTTP / REST HTTP / REST

    GET https://graph.microsoft.com/v1.0/external/connections
    Authorization: Bearer eyJ0eXAiOiJKV1Qi...
    Accept: application/json

    GET https://graph.microsoft.com/v1.0/users/{user-id}/drive/root/children
    Authorization: Bearer eyJ0eXAiOiJKV1Qi...

JSON JSON

    {
      "pluginGovernance": {
        "allowOpenApiPlugins": true,
        "reviewBoard": "AI-Platform-Governance",
        "blockedConnectors": [
          "AnonymousWebhook",
          "UnmanagedExternalCRM"
        ]
      }
    }

## Betrieb, Rollout und Troubleshooting Operations, rollout, and troubleshooting

Datenzugriff vor Lizenzierung bereinigen Clean up data access before licensing

Identifizieren Sie overshared SharePoint-Sites, freigegebene OneDrive-Ordner, unkontrollierte Teams-Gäste und fehlende Sensitivity Labels. Copilot verstärkt vorhandene Freigaben. Identify overshared SharePoint sites, exposed OneDrive folders, uncontrolled Teams guest access, and missing sensitivity labels. Copilot amplifies existing sharing.

Pilot-Personas mit messbarem Mehrwert wählen Choose pilot personas with measurable value

Wählen Sie Gruppen mit hohem Dokumenten-, Besprechungs- und Kollaborationsvolumen. Nutzen Sie Baseline-Metriken für Zeitersparnis, Meeting-Nachbereitung oder Qualität von Erstentwürfen. Choose groups with high document, meeting, and collaboration volume. Capture baseline metrics for time saved, meeting follow-up, or first-draft quality.

Plugins und Erweiterungen bewusst staffeln Phase plugins and extensions deliberately

Starten Sie mit Kernprodukt und wenigen genehmigten Integrationen. Führen Sie Copilot Studio, Graph Connectors und Drittanbieter-Plugins erst nach Governance-Review ein. Start with the core product and a few approved integrations. Introduce Copilot Studio, Graph connectors, and third-party plugins only after governance review.

Adoption und Feedbackschleifen aufbauen Build adoption and feedback loops

Bieten Sie Use-Case-basierte Schulungen, Prompt-Muster, Review-Leitfäden und einen Kanal für Nutzerfeedback zu schlechten Antworten oder fehlenden Quellen. Provide use-case-driven training, prompt patterns, review guidance, and a feedback channel for poor responses or missing sources.

Dashboard und Incident-Prozess etablieren Establish dashboard and incident process

Nutzen Sie Copilot Dashboard, Support-Tags, Plugin-Telemetrie und definierte Eskalationspfade für Datenschutz-, Security- und Quality-of-Answer-Themen. Use the Copilot dashboard, support tags, plugin telemetry, and defined escalation paths for privacy, security, and answer-quality issues.

Copilot findet zu viele oder irrelevante Inhalte Copilot surfaces too many or irrelevant results

Prüfen Sie Berechtigungen, Informationsarchitektur, Suchqualität, Link-Freigaben und benutzerseitige OneDrive-Hygiene. Das Problem liegt meist nicht im Modell, sondern in den Daten. Check permissions, information architecture, search quality, link sharing, and user OneDrive hygiene. The issue usually lies in the data rather than the model.

Meeting Recap funktioniert nicht konsistent Meeting recap is inconsistent

Verifizieren Sie Richtlinien für Recording und Transkript, Meeting-Typ, Client-Versionen und ob das Transkript tatsächlich gespeichert wurde. Ohne Artefakte gibt es keinen hochwertigen Grounding-Kontext. Verify recording and transcript policies, meeting type, client versions, and whether the transcript was actually stored. Without artifacts there is no high-quality grounding context.

Nutzer sehen keinen Mehrwert in Word oder PowerPoint Users do not see value in Word or PowerPoint

Oft fehlen Vorlagen, gut gepflegte Quellen oder konkrete Rollenszenarien. Ergänzen Sie Copilot nicht mit mehr Technik, sondern mit besseren Dokument- und Kommunikationsstandards. Often templates, curated sources, or role-specific scenarios are missing. Improve document and communication standards rather than adding more technology.

Plugin liefert unerwartete Ergebnisse A plugin returns unexpected results

Überprüfen Sie OpenAPI-Schema, Authentisierung, Berechtigungsmodell, Timeout-Handling und Telemetrie. Viele Fehler stammen aus Ziel-APIs und nicht aus Copilot selbst. Review the OpenAPI schema, authentication, permission model, timeout handling, and telemetry. Many issues originate in the target APIs rather than in Copilot itself.

## Grenzen, Quoten und Realitätscheck Limits, quotas, and reality check

Thema Topic | Bedeutung Meaning
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Permissions Trim Permission trim | Copilot überschreitet keine Berechtigungen, kann aber innerhalb erlaubter Inhalte viel schneller entdecken. Das macht Oversharing sichtbarer. Copilot does not bypass permissions, but it can discover allowed content much faster. That makes oversharing more visible.
Semantic Freshness Semantic freshness | Neu freigegebene oder geänderte Inhalte können mit Verzögerung in Such- und Relevanzpfaden erscheinen. Newly shared or changed content may appear with some delay in search and relevance paths.
Meeting-Abhängigkeiten Meeting dependencies | Zusammenfassungen hängen von Recording, Transkript, Speichersystem und Meeting-Typ ab. Summaries depend on recording, transcript, storage location, and meeting type.
Excel-Datenqualität Excel data quality | Nicht strukturierte Tabellen reduzieren Analysequalität massiv. Non-structured worksheets reduce analysis quality significantly.
Plugin-Governance Plugin governance | Erweiterungen erweitern nicht nur Fähigkeiten, sondern auch Datenpfade, Angriffsfläche und Supportbedarf. Extensions broaden not only capability but also data paths, attack surface, and support demand.
Human Review Human review | Copilot reduziert Erstellungszeit, ersetzt aber keine fachliche oder regulatorische Endkontrolle. Copilot reduces drafting time, but it does not replace business or regulatory review.

## Empfohlene Betriebsprinzipien Recommended operating principles

- Behandeln Sie Copilot als Zero-Trust- und Informationsarchitektur-Projekt. Treat Copilot as a Zero Trust and information architecture project.
- Pilotieren Sie mit klaren Persona-basierten Use Cases statt mit generischer Flächenlizenzierung. Pilot with clear persona-based use cases instead of generic blanket licensing.
- Nutzen Sie Sensitivity Labels, DLP und eingeschränkte Sites aktiv, um Oversharing zu senken. Use sensitivity labels, DLP, and restricted sites actively to reduce oversharing.
- Standardisieren Sie OneDrive, Teams, New Outlook und aktuelle Microsoft-365-Apps frühzeitig. Standardize OneDrive, Teams, New Outlook, and current Microsoft 365 apps early.
- Führen Sie ein Plugin-Review-Board ein, bevor Fachbereiche selbst Integrationen anfordern. Set up a plugin review board before business units start requesting integrations.
- Legen Sie fest, wann Web Grounding erlaubt, optional oder verboten ist. Define when web grounding is allowed, optional, or prohibited.
- Messen Sie Adoption und Business Outcomes getrennt; hohe Prompt-Aktivität allein ist kein ROI. Measure adoption and business outcomes separately; high prompt activity alone is not ROI.
- Etablieren Sie Leitlinien für 'assistieren, nicht autonom entscheiden'. Establish guidance for 'assist, do not autonomously decide'.

## Begriffsreferenz Glossary

Begriff Term | Einordnung Meaning
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Semantic Index Semantic index | Relevanzschicht für M365-Beziehungen und Kontextsignale, die Copilot-Antworten verbessert. Relevance layer for Microsoft 365 relationships and context signals that improves Copilot answers.
Grounding Grounding | Einbettung zulässiger Organisations- und ggf. Webdaten in die Antworterstellung. Injection of permitted organizational and, where enabled, web data into response generation.
Microsoft 365 Chat Microsoft 365 Chat | Querschnittserlebnis für bereichsübergreifende Abfragen über Apps und Inhalte hinweg. Cross-app experience for enterprise-wide queries across apps and content.
Copilot Dashboard Copilot dashboard | Admin- und Adoption-Sicht auf Nutzung, Aktivität und Trends von Copilot im Tenant. Administrative and adoption view of Copilot usage, activity, and trends in the tenant.
Graph Connector Graph connector | Mechanismus, um externe Datenquellen in Microsoft Search und Copilot auffindbar zu machen. Mechanism to make external data sources discoverable in Microsoft Search and Copilot.
Plugin Plugin | Erweiterung, die Copilot Aktionen oder zusätzliche Datenzugriffe ermöglicht. Extension that enables Copilot actions or access to additional data.
Web Grounding Web grounding | Optionale Anreicherung von Antworten mit Web-Ergebnissen zusätzlich zum Unternehmenskontext. Optional enrichment of answers with web results in addition to enterprise context.
Oversharing Oversharing | Zu weit gefasste Berechtigungen auf Inhalte, die Copilot dann legal, aber unerwünscht auffindbar macht. Permissions that are too broad, allowing Copilot to legally but undesirably surface content.
Responsible AI Responsible AI | Bündel aus Richtlinien, Filtern, Review und Transparenz zur sicheren Nutzung generativer KI. Set of policies, filters, review processes, and transparency practices for safe generative AI use.
Action Action | Ausführbare Handlung über Plugin, Connector oder Agent, die Copilot über reine Textantworten hinaus erweitert. Executable operation through a plugin, connector, or agent that extends Copilot beyond text generation.