# Forms, Stream, Whiteboard & Sway Forms, Stream, Whiteboard & Sway

Offline-Referenz zu Microsoft Forms, Stream on SharePoint, Whiteboard und Sway mit Admin-Einstellungen, Datenresidenz, Compliance, APIs, Migration und PowerShell-nahen Betriebsaufgaben. Offline reference for Microsoft Forms, Stream on SharePoint, Whiteboard, and Sway including admin settings, data residency, compliance, APIs, migration, and PowerShell-adjacent operational tasks.

Forms
Erfassung Capture
Stream
Video Video
Whiteboard
Collaboration Collaboration
Sway
Storytelling Storytelling
Vier leichtgewichtige Dienste, vier verschiedene Governance-Modelle Four lightweight services, four different governance models

Forms, Stream, Whiteboard und Sway wirken harmlos, erzeugen aber reale Compliance-, Sharing- und Datenresidenzfragen. Gerade weil die Einstiegshürde niedrig ist, braucht es klare Leitplanken. Forms, Stream, Whiteboard, and Sway feel lightweight, yet they create real compliance, sharing, and data residency questions. Because the entry barrier is so low, clear guardrails matter even more.

Stream ist heute primär SharePoint- und OneDrive-Video Stream today is primarily SharePoint and OneDrive video

Wer Stream weiterhin als separates Portal denkt, verpasst die eigentliche Betriebsrealität: Berechtigungen, Aufbewahrung, eDiscovery und Sharing hängen an SharePoint, OneDrive und Teams-Aufzeichnungsflows. Anyone who still thinks of Stream as a separate portal misses the operational reality: permissions, retention, eDiscovery, and sharing are rooted in SharePoint, OneDrive, and Teams recording flows.

Service-Modell Service model

Datenspeicher, Sharing und Adminflächen im Überblick. Data storage, sharing, and admin surfaces at a glance.

Lizenzierung Licensing

Welche Basispläne die Dienste typischerweise enthalten. Which base plans typically include the services.

Deep Dives Deep dives

Forms, Stream, Whiteboard, Sway sowie Migration und Compliance. Forms, Stream, Whiteboard, Sway, plus migration and compliance.

Administration Administration

Org-wide Settings, Teams- und SharePoint-Abhängigkeiten. Org-wide settings plus Teams and SharePoint dependencies.

API & Betrieb API & operations

Wo Graph hilft und wo Admin Center oder SharePoint führen. Where Graph helps and where the admin center or SharePoint lead.

Betrieb Operations

Externe Freigabe, Anti-Phishing, Migration und Löschprozesse. External sharing, anti-phishing, migration, and deletion processes.

## Architektur und Betriebsmodell Architecture and operating model

Copilot-, Viva- und M365-Dienste wirken nur dann stabil, wenn Architektur, Datenpfade, Berechtigungen und Betriebsrollen zusammen geplant werden. Die folgenden Tabellen fokussieren die technische Wirklichkeit hinter der Produktverpackung. Copilot, Viva, and Microsoft 365 services remain stable only when architecture, data paths, permissions, and operating roles are planned together. The following tables focus on the technical reality behind the product packaging.

Diese Referenz priorisiert Admin-, Security- und Integrationsperspektiven. Sie ist deshalb näher am Microsoft-Learn-Betriebshandbuch als an Marketing- oder Endanwenderdokumentation. This reference prioritizes the admin, security, and integration perspective. It is therefore closer to an operational Microsoft Learn playbook than to marketing or end-user documentation.

Aspekt Aspect | Details Details
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Forms Forms | Forms deckt Umfragen, Quizze, Abstimmungen und einfache Datenerfassung ab. Governance dreht sich um Sharing, Externzugriff, Datenklassifikation und Anti-Phishing. Forms covers surveys, quizzes, polls, and simple data capture. Governance focuses on sharing, external access, data classification, and anti-phishing.
Stream on SharePoint Stream on SharePoint | Videos leben in OneDrive und SharePoint. Stream ist das Videoerlebnis über diesen Speichern, nicht mehr der klassische isolierte Videodienst. Videos live in OneDrive and SharePoint. Stream is the video experience on top of those stores, not the former isolated video platform.
Whiteboard Whiteboard | Whiteboard unterstützt freie visuelle Zusammenarbeit mit Teams-Integration und OneDrive-/SharePoint-nahem Speichermodell. Whiteboard supports free-form visual collaboration with Teams integration and OneDrive or SharePoint-adjacent storage.
Sway Sway | Sway erstellt webbasierte Storytelling-Seiten, häufig für interne Kommunikation oder einfache Präsentationen. Governance betrifft externe Freigabe und Schutz sensibler Inhalte. Sway creates web-based storytelling pages, often for internal communication or simple presentations. Governance centers on external sharing and sensitive content protection.
Compliance Compliance | Jeder Dienst bindet anders in Purview, Audit, Retention, eDiscovery und Data Residency ein. Ein einheitliches Governance-Papier reicht daher nicht aus. Each service connects differently to Purview, audit, retention, eDiscovery, and data residency. A single generic governance statement is therefore insufficient.
Betriebsansatz Operating approach | Die Dienste sollten bewusst in Kommunikations-, Kollaborations- und Informationsarchitektur eingebunden werden. Sonst wachsen Schattenformulare, verwaiste Videos und unkontrollierte Whiteboards. These services should be intentionally integrated into communication, collaboration, and information architecture. Otherwise shadow forms, orphaned videos, and uncontrolled whiteboards grow quickly.

## Lizenzierung und Voraussetzungen Licensing and prerequisites

Bereich Area | Leitlinie Guidance
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Forms Forms | In vielen M365-Plänen enthalten; weitergehende Governance hängt eher an Tenant-Einstellungen als an Zusatzlizenzierung. Included in many Microsoft 365 plans; deeper governance depends more on tenant settings than add-on licensing.
Stream Stream | Teil der M365-/SharePoint-/OneDrive-Realität. Die Speicher- und Kollaborationslizenz des Benutzers ist maßgeblich. Part of the Microsoft 365, SharePoint, and OneDrive ecosystem. The user's storage and collaboration license matters most.
Whiteboard Whiteboard | Typischerweise in Microsoft-365-Suiten enthalten, sofern der Dienst im Tenant freigegeben ist. Typically included in Microsoft 365 suites as long as the service is enabled in the tenant.
Sway Sway | Meist in Business- und Enterprise-Plänen vorhanden; die eigentliche Governance-Frage ist Freigabe, nicht Lizenz. Usually present in business and enterprise plans; the real governance question is sharing, not licensing.
Teams/SharePoint-Abhängigkeit Teams and SharePoint dependency | Viele Szenarien setzen Teams und SharePoint voraus, auch wenn der Dienst selbst einzeln wirkt. Many scenarios depend on Teams and SharePoint even if the service appears self-contained.
Zusatzfunktionen Additional capabilities | Spezialfunktionen wie SMS, Drittintegration oder erweiterte Analytics können außerhalb der Kernlizenz liegen. Special features such as SMS, third-party integration, or advanced analytics can sit outside the core license.

## Deep Dive nach Funktionsbereich Deep dive by capability

### Microsoft Forms Microsoft Forms

Forms eignet sich für Surveys, Quizze, Registrierungen, einfache Datenerfassung und schnelle Abstimmungen. Die Stärke ist Geschwindigkeit, nicht komplexe Formularlogik wie in Power Apps. Forms suits surveys, quizzes, registrations, simple data capture, and quick polls. Its strength is speed, not complex form logic like Power Apps.

Architekturhinweis Architecture note

Unkontrollierte externe Freigabe und schlechte Phishing-Abwehr machen Forms schnell zum Risikokanal. Uncontrolled external sharing and weak phishing defense quickly turn Forms into a risk channel.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins steuern externe Freigabe, Datenerfassung, Anti-Phishing, Templates, Ownership und Organisationsfreigaben im Admin Center oder über Org-wide Settings. Admins control external sharing, data collection, anti-phishing, templates, ownership, and organization-wide enablement in the admin center or org-wide settings.
Integration Integration | Forms integriert sich mit Excel, Teams, Listen, Power Automate und teilweise SharePoint. Es ist oft der Einstieg in leichte Prozessdigitalisierung. Forms integrates with Excel, Teams, Lists, Power Automate, and sometimes SharePoint. It is often the entry point into lightweight process digitization.
Daten & Compliance Data & compliance | Antwortdaten liegen im Forms-Dienst und in verbundenen Exportzielen wie Excel. Datenschutz, Datenresidenz und Löschlogik müssen für externe Antworten besonders betrachtet werden. Response data lives in the Forms service and in connected export targets such as Excel. Privacy, data residency, and deletion logic require extra attention for external responses.
Automation Automation | Öffentliche Graph-Abdeckung ist begrenzt; typische Automatisierung läuft über Excel, Power Automate, Reports und Admin-Einstellungen. Public Graph coverage is limited; typical automation runs through Excel, Power Automate, reports, and admin settings.
Lizenzierung Licensing | Forms ist meist Bestandteil standardmäßiger M365-Pläne. Forms is typically part of standard Microsoft 365 plans.
Betriebsfokus Operational focus | Formulare brauchen Zweck, Owner, Aufbewahrungslogik und ein Verfahren für verwaiste Formulare, wenn Mitarbeitende die Organisation verlassen. Forms need a purpose, an owner, retention logic, and a procedure for orphaned forms when employees leave the organization.

- Verwenden Sie externe Antworten nur mit freigegebenem Datenschutztext. Allow external responses only with approved privacy messaging.
- Quizze und Umfragen brauchen unterschiedliche Governance, obwohl sie technisch ähnlich aussehen. Quizzes and surveys need different governance even though they look technically similar.
- Verankern Sie Form-Owner und Review-Termine. Assign form owners and review dates.
- Vermeiden Sie Forms als Schatten-Datenbank für kritische Prozesse. Avoid turning Forms into a shadow database for critical processes.

### Microsoft Stream auf SharePoint Microsoft Stream on SharePoint

Stream ist heute das Videoerlebnis für Dateien in OneDrive und SharePoint. Meeting-Aufzeichnungen, Schulungsvideos und Portale hängen damit direkt an M365-Dateispeicher und Berechtigungen. Stream is now the video experience for files stored in OneDrive and SharePoint. Meeting recordings, training videos, and portals therefore depend directly on Microsoft 365 file storage and permissions.

Architekturhinweis Architecture note

Wer Stream Classic-Denkmuster beibehält, erzeugt Fehlannahmen über Speicherort und Governance. Keeping a Stream Classic mindset creates false assumptions about storage and governance.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins steuern Meeting Recording Policies, SharePoint-/OneDrive-Sharing, Videoseiten, Transkript- und Caption-Funktionen sowie Migration von Stream Classic. Admins govern meeting recording policies, SharePoint or OneDrive sharing, video pages, transcript and caption functions, and migration from Stream Classic.
Integration Integration | Stream integriert Teams-Meetings, SharePoint-Seiten, OneDrive, Search und Purview. Das Videomanagement ist dadurch eher ein Dateimanagement-Thema als ein Portalthema. Stream integrates Teams meetings, SharePoint pages, OneDrive, search, and Purview. Video management is therefore more a file-management issue than a portal issue.
Daten & Compliance Data & compliance | Videos, Transkripte und Berechtigungen folgen dem SharePoint-/OneDrive-Speicherort. Das vereinfacht Retention und eDiscovery, verlangt aber konsequente Site- und Sharing-Governance. Videos, transcripts, and permissions follow the SharePoint or OneDrive storage location. That simplifies retention and eDiscovery, but requires disciplined site and sharing governance.
Automation Automation | Graph und SharePoint-APIs helfen bei Datei- und Site-Automation; dedizierte Stream-Classic-APIs sind für das moderne Modell nicht mehr der Fokus. Graph and SharePoint APIs help with file and site automation; dedicated Stream Classic APIs are no longer the center of gravity in the modern model.
Lizenzierung Licensing | Lizenzierung folgt SharePoint/OneDrive und Teams-Meetingfähigkeiten. Licensing follows SharePoint or OneDrive and Teams meeting capabilities.
Betriebsfokus Operational focus | Videoportale sollten auf klaren Sitestrukturen, Metadaten und Berechtigungsmodellen aufsetzen, nicht auf improvisierten Ordnern allein. Video portals should be built on clear site structures, metadata, and permission models, not on improvised folders alone.

- Besprechungsaufzeichnungen brauchen denselben Lifecycle wie andere M365-Dateien. Meeting recordings need the same lifecycle as other Microsoft 365 files.
- Transkripte und Captions sind Governance-relevant, nicht bloß Komfortfunktionen. Transcripts and captions are governance-relevant, not just convenience features.
- Migration von Stream Classic sollte Metadaten und URL-Auswirkungen explizit adressieren. Migration from Stream Classic should explicitly address metadata and URL impacts.
- SharePoint-Sites sind der eigentliche Governance-Ort für modernes Stream. SharePoint sites are the true governance location for modern Stream.

### Microsoft Whiteboard Microsoft Whiteboard

Whiteboard bietet freie visuelle Zusammenarbeit in Meetings und außerhalb davon. Es eignet sich für Workshops, Architekturarbeit, Ideation und Unterrichtsszenarien. Whiteboard provides free-form visual collaboration in and outside meetings. It is well suited to workshops, architecture sessions, ideation, and education scenarios.

Architekturhinweis Architecture note

Ohne klare Regeln für Gastzugriff und sensible Inhalte kann Whiteboard unbemerkt Informationen abbilden, die in anderen Systemen stärker geschützt wären. Without clear rules for guest access and sensitive content, Whiteboard can silently hold information that would be more tightly protected elsewhere.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins steuern Dienstaktivierung, Freigabe, Gastzugriff, Telemetrie, OneDrive-Speicher, Teams-Integration und Lösch- oder Exportprozesse. Admins manage service enablement, sharing, guest access, telemetry, OneDrive storage, Teams integration, and export or deletion processes.
Integration Integration | Whiteboard ist eng mit Teams und OneDrive verknüpft. In Meeting-Szenarien wirkt es wie Teil von Teams, die eigentliche Governance folgt aber Speicher- und Sharing-Regeln. Whiteboard is tightly linked to Teams and OneDrive. In meeting scenarios it feels like part of Teams, but actual governance follows storage and sharing rules.
Daten & Compliance Data & compliance | Daten liegen in einem dienstspezifischen Modell mit OneDrive-/M365-Anbindung. Compliance, eDiscovery und Exportfähigkeit sollten real gegen den Tenant getestet werden. Data lives in a service-specific model with OneDrive and Microsoft 365 ties. Compliance, eDiscovery, and export behavior should be tested in the tenant for real.
Automation Automation | Öffentliche APIs sind begrenzt; operative Steuerung läuft über M365 Admin Center, Teams-/OneDrive-Governance und Tenant-Einstellungen. Public APIs are limited; operational control is mainly through the Microsoft 365 admin center, Teams or OneDrive governance, and tenant settings.
Lizenzierung Licensing | Whiteboard ist in vielen Suites enthalten, sofern aktiviert. Whiteboard is included in many suites once enabled.
Betriebsfokus Operational focus | Definieren Sie Whiteboard als Meeting- und Kollaborationsartefakt mit Lifecycle, nicht nur als spontane Skizzenfläche. Define Whiteboard as a meeting and collaboration artifact with lifecycle, not merely as an ad hoc sketch surface.

- Whiteboard braucht Richtlinien für Gastbeteiligung und Export. Whiteboard needs policies for guest participation and export.
- Meeting-Artefakte sollten in Projekt- oder Teams-Dokumentation referenziert werden. Meeting artifacts should be referenced in project or team documentation.
- Prüfen Sie Telemetrie- und Diagnoseeinstellungen bewusst. Review telemetry and diagnostics consciously.
- Whiteboard ersetzt kein strukturiertes Wissensmanagement. Whiteboard does not replace structured knowledge management.

### Microsoft Sway Microsoft Sway

Sway liefert schnell erstellbare, webbasierte Storytelling-Präsentationen und Microsites. Es eignet sich für interne Kommunikation, kleine Informationspakete und leichte Publikation. Sway delivers quickly created web-based storytelling presentations and microsites. It fits internal communication, compact information packages, and lightweight publishing.

Architekturhinweis Architecture note

Ungelöste Externfreigabe macht aus Sway schnell ein Schattenpublikationskanal. Unresolved external sharing turns Sway quickly into a shadow publishing channel.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins steuern Dienstfreigabe, externe Freigabe, Einbettung und generelle Organisationsrichtlinien. Technisch ist Sway leichtgewichtig, governance-seitig aber keineswegs neutral. Admins manage service enablement, external sharing, embedding, and general organization policies. Technically Sway is lightweight, but from a governance standpoint it is not neutral.
Integration Integration | Sway integriert Webinhalte, Einbettungen und M365-Kontext. Der Hauptnutzen liegt in einfacher Publikation, nicht in tiefer Kollaboration. Sway integrates web content, embedding, and Microsoft 365 context. Its main value is easy publishing, not deep collaboration.
Daten & Compliance Data & compliance | Sensible Inhalte in Sway brauchen dieselbe Vorsicht wie jede andere veröffentlichbare Webdarstellung. Externe Freigabe ist der wichtigste Risikofaktor. Sensitive content in Sway needs the same caution as any other publishable web representation. External sharing is the most important risk factor.
Automation Automation | Öffentliche APIs und PowerShell sind begrenzt; die wesentliche Steuerung erfolgt im Admin Center und über generelle Freigaberichtlinien. Public APIs and PowerShell are limited; essential control happens in the admin center and through sharing policies.
Lizenzierung Licensing | Sway ist meist Teil von M365-Plänen. Sway is usually part of Microsoft 365 plans.
Betriebsfokus Operational focus | Verwenden Sie Sway bewusst für leichtgewichtige Storytelling-Szenarien und nicht für dauerhafte Wissensspeicher oder streng regulierte Inhalte. Use Sway deliberately for lightweight storytelling scenarios, not for durable knowledge stores or highly regulated content.

- Aktivieren Sie externe Freigabe nur mit klarer Kommunikationsrichtlinie. Enable external sharing only with a clear communication policy.
- Sway eignet sich für schnelle Kommunikation, nicht für revisionskritische Dokumentation. Sway is suitable for fast communication, not audit-critical documentation.
- Prüfen Sie Einbettungen und Drittinhalte auf Datenschutz und Verfügbarkeit. Review embeds and third-party content for privacy and availability.
- Ein Sway-Owner-Modell vermeidet verwaiste Inhalte. An owner model for Sway prevents orphaned content.

### Compliance, Datenresidenz und eDiscovery Compliance, data residency, and eDiscovery

Die Dienste unterscheiden sich stark darin, wo Daten liegen und wie Purview, Audit und eDiscovery greifen. Genau dieser Unterschied muss vor Rollout verstanden sein. These services differ substantially in where data lives and how Purview, audit, and eDiscovery apply. That difference must be understood before rollout.

Architekturhinweis Architecture note

Ein allgemeines 'M365 ist compliant' genügt für diese Dienste nicht. A generic 'Microsoft 365 is compliant' statement is not enough for these services.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins und Compliance-Teams müssen pro Dienst reale Such-, Lösch-, Export- und Retention-Tests durchführen. Annahmen aus einem Workload lassen sich nicht einfach übertragen. Admins and compliance teams should run live search, deletion, export, and retention tests per workload. Assumptions from one workload do not transfer automatically.
Integration Integration | Forms, Whiteboard und Sway folgen stärker eigenen Dienstgrenzen; Stream folgt SharePoint/OneDrive. Diese Unterscheidung beeinflusst Datensubjekte, Residency und Audit-Tiefe. Forms, Whiteboard, and Sway follow stronger service-specific boundaries; Stream follows SharePoint or OneDrive. This distinction affects data subjects, residency, and audit depth.
Daten & Compliance Data & compliance | Datenresidenz ist speziell bei externen Antworten, Meeting-Artefakten und publizierten Sways relevant. Dokumentieren Sie die aktuelle offizielle Service-Realität für Ihren Tenant. Data residency is especially relevant for external responses, meeting artifacts, and published Sways. Document the current official service reality for your tenant.
Automation Automation | Automation konzentriert sich auf Test, Reporting und begleitende SharePoint-/Exchange-/Teams-Steuerung, weniger auf tiefe serviceeigene Admin-APIs. Automation focuses on testing, reporting, and related SharePoint, Exchange, or Teams governance rather than deep service-native admin APIs.
Lizenzierung Licensing | Lizenzierung ist selten das Problem; Governance und Nachweisbarkeit sind das Problem. Licensing is rarely the issue; governance and provability are the issue.
Betriebsfokus Operational focus | Erstellen Sie eine workload-spezifische Compliance-Matrix und referenzieren Sie sie in Rollout- und Supportdokumenten. Create a workload-specific compliance matrix and reference it in rollout and support documents.

- Stream ist am einfachsten zu erklären, weil SharePoint/OneDrive führen. Stream is easiest to explain because SharePoint and OneDrive lead.
- Forms mit externen Antworten braucht besondere Datenschutzbewertung. Forms with external responses requires explicit privacy review.
- Whiteboard und Sway sollten mit echten eDiscovery- und Exporttests validiert werden. Whiteboard and Sway should be validated with live eDiscovery and export tests.
- Audit-Logs sollten in die Support- und Incident-Routine integriert werden. Audit logs should be integrated into support and incident routines.

### Migration und Governance Migration and governance

Besonders Stream Classic-Migration, Forms-Ownership und Whiteboard-/Sway-Lifecycle verlangen einen Governance-Ansatz. Die Technik ist schnell aktiviert, die Betriebsreife nicht. Especially Stream Classic migration, Forms ownership, and Whiteboard or Sway lifecycle require a governance approach. The technology enables quickly; operational maturity does not.

Architekturhinweis Architecture note

Workloads mit niedriger Einstiegshürde entwickeln sonst am schnellsten den höchsten Wildwuchs. The workloads with the lowest entry barrier otherwise develop the fastest sprawl.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
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Adminoberfläche Admin surface | Admins definieren Rollout-Richtlinien, Lebenszyklus, Review-Zyklen, Owner-Transfer, Externfreigaberegeln und Kommunikationspakete. Admins define rollout policies, lifecycle, review cycles, owner transfer, external sharing rules, and communication packages.
Integration Integration | Migration betrifft nicht nur Daten, sondern auch Links, Gewohnheiten, Suchpfade und Portalinformationen. Governance betrifft Templates und Standardarbeitsweisen. Migration affects not only data, but also links, habits, discovery paths, and portal information. Governance affects templates and standard working methods.
Daten & Compliance Data & compliance | Verwaiste Inhalte und nicht definierte Owner sind das größte Langzeitproblem dieser Workloads. Orphaned content and undefined ownership are the biggest long-term problem across these workloads.
Automation Automation | Automation kann bei Inventar, Reporting und Owner-Review unterstützen, ersetzt aber nicht die fachliche Zuständigkeit. Automation can help with inventory, reporting, and owner review, but it does not replace business accountability.
Lizenzierung Licensing | Keine Zusatzlizenz, aber hoher Prozessnutzen. No add-on license, but high process value.
Betriebsfokus Operational focus | Bauen Sie Owner-Review und Sunset-Regeln von Anfang an ein. Build owner review and sunset rules in from the start.

- Führen Sie Stream Classic-Migration als Kommunikationsprojekt, nicht nur als Dateiverschiebung. Run Stream Classic migration as a communication project, not just a file move.
- Forms und Sways brauchen Owner-Transfer bei Mitarbeiterwechsel. Forms and Sways need owner transfer when employees move or leave.
- Whiteboards sollten in Projekt- oder Meeting-Lifecycle eingebettet werden. Whiteboards should be embedded in project or meeting lifecycle.
- Setzen Sie Review-Zyklen für externe Freigabe und Veröffentlichung. Set review cycles for external sharing and publication.

## Administration und Governance Administration and governance

Admin-Thema Admin topic | Umsetzung Implementation
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Forms Settings Forms settings | Steuern Sie externe Antworten, Record-Name, Anti-Phishing, Templateverfügbarkeit und App-Freigabe tenantweit. Control external responses, name recording, anti-phishing, template availability, and app enablement tenant-wide.
Stream/Teams Stream and Teams | Meeting Recording Policies, Speicherortlogik, SharePoint- und OneDrive-Sharing sind zentral für modernes Stream. Meeting recording policies, storage logic, and SharePoint or OneDrive sharing are central to modern Stream.
Whiteboard Whiteboard | Gastzugriff, Export, Telemetrie und Nutzungsfreigabe gehören in das tenantweite Whiteboard-Design. Guest access, export, telemetry, and enablement belong in the tenant-wide Whiteboard design.
Sway Sway | Externe Freigabe und Veröffentlichungsregeln bestimmen den Risikorahmen des Dienstes. External sharing and publishing rules determine the service risk boundary.
Compliance Compliance | Pro Workload müssen Purview- und Audit-Tests dokumentiert sein. Purview and audit test results should be documented per workload.
Owner Lifecycle Owner lifecycle | Verwaiste Formulare, Whiteboards, Sways oder Videobibliotheken brauchen Übernahme- und Löschverfahren. Orphaned forms, whiteboards, sways, or video libraries need takeover and deletion procedures.

## API, Graph und PowerShell API, Graph, and PowerShell

Schnittstelle Interface | Praxis Practice
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Forms Reports Forms reports | Graph-Reports und Admin-Reports liefern Nutzungsdaten, tiefe Forms-CRUD-APIs sind begrenzt. Graph reports and admin reports provide usage data, while deep Forms CRUD APIs are limited.
Stream Files Stream files | Verwalten Sie moderne Stream-Inhalte primär über SharePoint- und OneDrive-Datei-APIs. Manage modern Stream content primarily through SharePoint and OneDrive file APIs.
Whiteboard Whiteboard | Öffentliche tiefe Verwaltungs-APIs sind begrenzt; Governance ist überwiegend admin-zentriert. Public deep administration APIs are limited; governance is mainly admin-centered.
Sway Sway | Sway besitzt nur geringe öffentliche Admin-Automation; Verwaltung erfolgt vor allem über Tenant-Einstellungen. Sway has very limited public admin automation; governance happens mainly through tenant settings.
PowerShell PowerShell | PowerShell ist relevant für Teams-/Exchange-/SharePoint-Randbedingungen wie Recording, Sharing, Sites und Berechtigungen. PowerShell is relevant for surrounding Teams, Exchange, and SharePoint conditions such as recording, sharing, sites, and permissions.
Power Automate Power Automate | Forms-zu-Listen- oder Forms-zu-Approval-Szenarien laufen oft über Power Automate statt über native API-Programmierung. Forms-to-Lists or forms-to-approval scenarios often run through Power Automate rather than native API coding.

PowerShell PowerShell

    Connect-MicrosoftTeams
    Get-CsTeamsMeetingPolicy |
      Select-Object Identity, AllowCloudRecording, AllowTranscription

    Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com
    Get-SPOSite -Limit 10 | Select-Object Url, Template

HTTP / REST HTTP / REST

    GET https://graph.microsoft.com/v1.0/reports/getFormsUserActivityUserDetail(period='D30')
    Authorization: Bearer eyJ0eXAiOiJKV1Qi...
    Accept: text/csv

JSON JSON

    {
      "streamVideoProfile": {
        "site": "https://contoso.sharepoint.com/sites/knowledge",
        "transcriptRequired": true,
        "externalSharing": "InternalOnly"
      }
    }

## Betrieb, Rollout und Troubleshooting Operations, rollout, and troubleshooting

Externe Freigabe und Datenschutz definieren Define external sharing and privacy

Klären Sie früh, welche Workloads extern genutzt werden dürfen und mit welchen Texten, Prozessen und Prüfungen. Clarify early which workloads may be used externally and with which text, processes, and controls.

Stream- und Teams-Aufzeichnungsmodell vereinheitlichen Standardize the Stream and Teams recording model

Dokumentieren Sie Speicherort, Owner, Aufbewahrung, Berechtigungen und Suchpfade für Aufzeichnungen und Schulungsvideos. Document storage location, owners, retention, permissions, and discovery paths for recordings and training videos.

Owner-Lifecycle etablieren Establish owner lifecycle

Verhindern Sie verwaiste Forms, Sways und Whiteboards mit Übergabe- und Löschprozess bei Offboarding und Teamwechsel. Prevent orphaned forms, sways, and whiteboards through takeover and deletion processes during offboarding and role changes.

Compliance live testen Validate compliance live

Führen Sie Audit-, eDiscovery- und Löschtests pro Workload mit echten Beispielobjekten aus. Run audit, eDiscovery, and deletion tests per workload using real sample artifacts.

Migration und Kommunikation koppeln Pair migration with communication

Insbesondere Stream-Classic-Migration braucht Nutzerkommunikation, Linkstrategie und Portalaktualisierung. Especially Stream Classic migration needs user communication, link strategy, and portal updates.

Formulare sammeln keine Antworten Forms stop collecting responses

Prüfen Sie Freigabeeinstellung, Externantworten, Ablauf, Eigentümerstatus und ob Anti-Phishing oder Tenant-Policy greift. Check sharing mode, external responses, expiration, ownership, and whether anti-phishing or tenant policy is blocking the form.

Meeting-Aufzeichnung ist nicht auffindbar A meeting recording cannot be found

Validieren Sie den tatsächlichen Speicherort in OneDrive oder SharePoint, Meeting-Typ, Transkriptstatus und Berechtigungen. Validate the actual storage location in OneDrive or SharePoint, the meeting type, transcript status, and permissions.

Whiteboard lässt sich nicht teilen oder exportieren Whiteboard cannot be shared or exported

Überprüfen Sie Tenant-Freigabe, Gastzugriff, Clientversion und ob der Whiteboard-Dienst im Tenant aktiviert ist. Review tenant sharing, guest access, client version, and whether the Whiteboard service is enabled in the tenant.

Sway ist versehentlich extern sichtbar A Sway is accidentally visible externally

Kontrollieren Sie Tenant-Einstellungen, Eigentümer und veröffentlichte Links. Sway benötigt denselben Incident- und Kommunikationsprozess wie andere externe Veröffentlichungen. Check tenant settings, owners, and published links. Sway needs the same incident and communication process as other external publications.

## Grenzen, Quoten und Realitätscheck Limits, quotas, and reality check

Thema Topic | Bedeutung Meaning
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Forms Forms | Leichtgewichtig und schnell, aber nicht für hochkomplexe Formularprozesse gedacht. Lightweight and fast, but not intended for highly complex form workflows.
Stream Stream | Governance folgt Dateispeicher; ohne SharePoint-Disziplin leidet Video-Governance. Governance follows file storage; without SharePoint discipline, video governance suffers.
Whiteboard Whiteboard | Stark für kreative Zusammenarbeit, schwächer für formale Dokumentation und langfristige Struktur. Strong for creative collaboration, weaker for formal documentation and durable structure.
Sway Sway | Einfach zu veröffentlichen, daher besonders sensibel bei externer Freigabe. Easy to publish, therefore especially sensitive for external sharing.
API-Abdeckung API coverage | Nicht jeder Dienst besitzt tiefe öffentliche CRUD-APIs; Admin Center bleibt oft führend. Not every service has deep public CRUD APIs; the admin center often remains the lead control surface.
Owner-Risiko Owner risk | Niedrige Einstiegshürde erhöht das Risiko verwaister Inhalte. Low entry barrier increases the risk of orphaned content.

## Empfohlene Betriebsprinzipien Recommended operating principles

- Definieren Sie pro Dienst klare Externfreigabe- und Owner-Regeln. Define clear external-sharing and ownership rules per service.
- Behandeln Sie Stream als SharePoint-/OneDrive-Video, nicht als separates Altprodukt. Treat Stream as SharePoint and OneDrive video, not as a separate legacy product.
- Validieren Sie Whiteboard- und Sway-Compliance mit echten Tests. Validate Whiteboard and Sway compliance with live tests.
- Forms-Workflows mit kritischen Daten sollten Power-Platform-Governance folgen. Forms workflows with critical data should follow Power Platform governance.
- Nutzen Sie Video-Metadaten und Sitestrukturen bewusst für Stream-Portale. Use video metadata and site structures deliberately for Stream portals.
- Stellen Sie Owner-Transfer bei Offboarding sicher. Ensure owner transfer during offboarding.
- Kombinieren Sie technische Aktivierung immer mit Kommunikationsrichtlinie. Always pair technical enablement with communication guidance.
- Schützen Sie sensible Veröffentlichungen mit den gleichen Standards wie jede andere externe Webpräsenz. Protect sensitive publications with the same standards as any other external web presence.

## Begriffsreferenz Glossary

Begriff Term | Einordnung Meaning
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Quiz Quiz | Forms-Typ mit Bewertung und richtigen Antworten. Forms type with scoring and correct answers.
Branching Branching | Fragenlogik in Forms abhängig von vorherigen Antworten. Question flow in Forms depending on previous answers.
Stream Classic Stream Classic | Ehemaliges Videoportal, das in das moderne Stream-on-SharePoint-Modell überführt wurde. Former video portal migrated into the modern Stream on SharePoint model.
Transcript Transcript | Zeitcodierter Text zu Video oder Meeting-Aufzeichnung. Time-coded text associated with a video or meeting recording.
Caption Caption | Untertitelspur für Videozugänglichkeit und Suche. Subtitle track for video accessibility and discovery.
Whiteboard Canvas Whiteboard canvas | Freie Zeichen- und Zusammenarbeitsebene in Whiteboard. Free-form collaboration surface in Whiteboard.
Sway Storyline Sway storyline | Struktur aus Karten und Bereichen in einer Sway-Präsentation. Structure made of cards and sections in a Sway presentation.
Data Residency Data residency | Geografische Verortung von Dienst- und Nutzdaten. Geographic location of service and user data.
Anti-Phishing Anti-phishing | Mechanismen in Forms, um missbräuchliche Datensammlung zu erschweren. Mechanisms in Forms designed to reduce abusive data collection.
Video Page Video page | SharePoint-Seite mit eingebettetem Stream-Video und Kontextinformationen. SharePoint page containing embedded Stream video and contextual information.