# Planner, To Do, Lists & Bookings Planner, To Do, Lists & Bookings

Referenz für Planner, Planner Premium, Microsoft To Do, Microsoft Lists und Microsoft Bookings mit Adminsteuerung, Graph-APIs, Limits, Integration und Lizenzierungsmodellen. Reference for Planner, Planner Premium, Microsoft To Do, Microsoft Lists, and Microsoft Bookings including admin control, Graph APIs, limits, integration, and licensing models.

Tasks
Gemeinsamer Nenner Common denominator
Graph
API-Schwerpunkt API emphasis
Premium
Portfolio-Ebene Portfolio layer
Bookings
Self-Service Self-service
Diese Workloads teilen Aufgabenlogik, aber nicht dasselbe Datenmodell These workloads share task intent, but not the same data model

Planner, To Do, Lists und Bookings wirken für Nutzer oft zusammenhängend, liegen technisch jedoch in unterschiedlichen Diensten mit eigener Berechtigungs-, Speicherkontext- und API-Logik. Planner, To Do, Lists, and Bookings often feel connected to users, but they live in different services with their own permission, storage, and API models.

Teams ist nur die Oberfläche, nicht die alleinige Governance-Ebene Teams is only the surface, not the sole governance layer

Viele Funktionen werden über Teams sichtbar, ihre eigentliche Verwaltung hängt aber an Exchange, SharePoint, Planner oder Listen. Ohne klare Zuständigkeit bleiben Ownership, Aufbewahrung und Support unklar. Many capabilities become visible through Teams, but their actual governance depends on Exchange, SharePoint, Planner, or Lists. Without clear ownership, retention, support, and accountability remain unclear.

Service-Modell Service model

Planung, Aufgaben, Listen und Terminbuchung im M365-Kontext. Planning, tasks, lists, and bookings in the Microsoft 365 context.

Lizenzierung Licensing

Basis-Planner versus Premium, Lists, To Do und Bookings. Core Planner versus Premium, Lists, To Do, and Bookings.

Funktions-Deep Dives Capability deep dives

Planner, Premium, To Do, Lists, Bookings und Governance. Planner, Premium, To Do, Lists, Bookings, and governance.

Administration Administration

Teams-Apps, Exchange- und SharePoint-Abhängigkeiten. Teams apps plus Exchange and SharePoint dependencies.

Graph & Automation Graph & automation

Plans, tasks, lists, bookings appointments und Exporte. Plans, tasks, lists, bookings appointments, and exports.

Betrieb Operations

Adoption, Limits, Workload-Abgrenzung und Troubleshooting. Adoption, limits, workload boundaries, and troubleshooting.

## Architektur und Betriebsmodell Architecture and operating model

Copilot-, Viva- und M365-Dienste wirken nur dann stabil, wenn Architektur, Datenpfade, Berechtigungen und Betriebsrollen zusammen geplant werden. Die folgenden Tabellen fokussieren die technische Wirklichkeit hinter der Produktverpackung. Copilot, Viva, and Microsoft 365 services remain stable only when architecture, data paths, permissions, and operating roles are planned together. The following tables focus on the technical reality behind the product packaging.

Diese Referenz priorisiert Admin-, Security- und Integrationsperspektiven. Sie ist deshalb näher am Microsoft-Learn-Betriebshandbuch als an Marketing- oder Endanwenderdokumentation. This reference prioritizes the admin, security, and integration perspective. It is therefore closer to an operational Microsoft Learn playbook than to marketing or end-user documentation.

Aspekt Aspect | Details Details
--- | ---
Planner-Basis Planner core | Planner liefert Team-nahe Aufgabenboards mit Buckets, Labels, Assignments, Charts und Schedule View auf Basis von Microsoft-365-Gruppen. Planner provides team-centric task boards with buckets, labels, assignments, charts, and schedule view backed by Microsoft 365 groups.
Planner Premium Planner Premium | Premium erweitert Planner um Projekt-, Sprint-, Portfolio- und Abhängigkeitsfunktionen mit stärkerer Planungs- und Berichtslogik. Premium extends Planner with project, sprint, portfolio, and dependency capabilities plus deeper planning and reporting.
To Do To Do | To Do ist die persönliche Aufgabenebene mit My Day, Listen, Flagged Email und Integration zu Outlook Tasks sowie Planner-Zuweisungen. To Do is the personal task layer with My Day, lists, flagged email, and integration to Outlook tasks plus Planner assignments.
Lists Lists | Lists ist das flexible Daten- und Work-Tracking-Modell auf SharePoint-Basis. Regeln, Formatierung und Power Automate machen es zur Low-Code-Arbeitsliste. Lists is the flexible data and work tracking model built on SharePoint. Rules, formatting, and Power Automate make it a low-code work list.
Bookings Bookings | Bookings ist die Self-Service-Terminplattform mit Services, Staff, Buchungsseite, Teams-Meetings und optionalen SMS-/Erinnerungsflows. Bookings is the self-service appointment platform with services, staff, booking pages, Teams meetings, and optional SMS or reminder flows.
Governance Governance | Die Workloads teilen sich Endanwendernähe, aber nicht Governance. Exchange, SharePoint, Teams, Planner und Listen besitzen jeweils eigene Schutz- und Lebenszyklusmuster. These workloads share end-user proximity, but not governance. Exchange, SharePoint, Teams, Planner, and Lists each have their own protection and lifecycle patterns.

## Lizenzierung und Voraussetzungen Licensing and prerequisites

Bereich Area | Leitlinie Guidance
--- | ---
Planner Basis Planner core | In vielen Microsoft-365-Suiten enthalten und für klassische Teamplanung ausreichend. Included in many Microsoft 365 suites and sufficient for classic team planning.
Planner Premium Planner Premium | Ehemals Project for the web; benötigt Premium-/Project-nahe Lizenzierung für Roadmaps, Gantt, People View, Sprints und Portfolios. Formerly Project for the web; requires premium or Project-adjacent licensing for roadmaps, Gantt, people view, sprints, and portfolios.
Microsoft To Do Microsoft To Do | Typischerweise in Exchange Online bzw. Microsoft-365-Suiten enthalten, da Aufgaben stark mit Outlook und Exchange verzahnt sind. Typically included with Exchange Online or Microsoft 365 suites because tasks are tightly coupled to Outlook and Exchange.
Microsoft Lists Microsoft Lists | Basierend auf SharePoint Online. Die Lizenzierung folgt im Wesentlichen dem SharePoint-/M365-Plan. Built on SharePoint Online. Licensing largely follows the SharePoint or Microsoft 365 plan.
Microsoft Bookings Microsoft Bookings | In vielen Business- und Enterprise-Plänen enthalten, aber mit Exchange- und Kalenderabhängigkeit. SMS oder Erweiterungen können Zusatzkosten verursachen. Included in many business and enterprise plans, but dependent on Exchange and calendars. SMS or extensions can add cost.
Teams als Oberfläche Teams as the surface | Teams allein schaltet keine Workload frei; die zugrunde liegenden Dienste und Lizenzen bleiben maßgeblich. Teams alone does not enable a workload; the underlying services and licenses remain decisive.

## Deep Dive nach Funktionsbereich Deep dive by capability

### Planner Planner

Planner deckt Teamplanung mit Plans, Buckets, Tasks, Checklisten, Assignments, Labels, Charts und Zeitansicht ab. Der Dienst ist stark auf kollaborative, überschaubare Arbeitssteuerung ausgelegt. Planner covers team planning with plans, buckets, tasks, checklists, assignments, labels, charts, and schedule view. The service is optimized for collaborative, manageable work tracking.

Architekturhinweis Architecture note

Wenn jeder Kanal und jedes Team unkoordiniert Pläne anlegt, entsteht schnell ein unübersichtliches Task-Fragmentierungsproblem. If every channel and team creates plans without coordination, task fragmentation emerges quickly.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
--- | ---
Adminoberfläche Admin surface | Admins beeinflussen Planner über Microsoft-365-Gruppen, Teams-App-Policies, Benutzerlizenzen und teilweise Org-wide Settings im Admin Center. Direkte Tiefensteuerung ist geringer als bei SharePoint oder Exchange. Admins influence Planner through Microsoft 365 groups, Teams app policies, user licensing, and in part organization-wide settings in the admin center. Deep direct control is lighter than with SharePoint or Exchange.
Integration Integration | Planner integriert sich mit Teams, To Do, Outlook-Aufgaben und Graph. Ein Task existiert im Teamkontext, wird aber personalisiert in To Do sichtbar. Planner integrates with Teams, To Do, Outlook tasks, and Graph. A task lives in the team context while also surfacing to the assignee in To Do.
Daten & Compliance Data & compliance | Plan- und Aufgabenobjekte liegen im Planner-Dienst; Dateien und Kommentare können über verbundene Microsoft-365-Dienste ergänzt werden. Governance hängt daher an Gruppenlifecycle und Aufbewahrung. Plan and task objects live in the Planner service; files and comments can be complemented through connected Microsoft 365 services. Governance therefore depends on group lifecycle and retention.
Automation Automation | Planner hat gute Graph-Abdeckung für Plans, Buckets und Tasks. PowerShell wird eher indirekt für Gruppen, Teams und Lizenzierung genutzt. Planner has strong Graph coverage for plans, buckets, and tasks. PowerShell is used more indirectly for groups, Teams, and licensing.
Lizenzierung Licensing | Basis-Planner folgt der Standard-M365-Lizenzierung. Core Planner follows standard Microsoft 365 licensing.
Betriebsfokus Operational focus | Wichtige Betriebsentscheidungen sind Plan-Ownership, Archivierung, Naming und die Frage, wann Planner versus Lists oder Project/Premium verwendet wird. Key operational decisions are plan ownership, archiving, naming, and deciding when to use Planner versus Lists or Project/Premium.

- Planner eignet sich für teamnahe Arbeit mit überschaubarem Koordinationsbedarf. Planner is well suited for team-level work with moderate coordination needs.
- Buckets strukturieren Arbeit, ersetzen aber keine Projektmethodik. Buckets structure work, but they do not replace project methodology.
- Assignments sollten über Rollen und Ownership klar sein. Assignments should be aligned to roles and clear ownership.
- Charts sind nützlich für Teamtransparenz, nicht als vollständige Portfoliosteuerung. Charts are useful for team transparency, not for full portfolio management.

### Planner Premium Planner Premium

Premium erweitert die Teamtafel um Roadmap-, Gantt-, Sprint-, People- und Portfoliofunktionen. Es verbindet operative Planung stärker mit Projektmanagement und Ressourcensteuerung. Premium extends the team board with roadmap, Gantt, sprint, people, and portfolio capabilities. It links operational planning more closely with project management and resource control.

Architekturhinweis Architecture note

Ohne Governance wird Premium schnell zu einem zweiten, halb gepflegten PMO-System. Without governance, Premium quickly becomes a second, half-maintained PMO system.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
--- | ---
Adminoberfläche Admin surface | Admins steuern Environment-/Lizenzzuweisung, Integrationen, Dataverse-/Projektkontext und Reporting. Governance ist deutlich reifer als im Basis-Planner erforderlich. Admins manage environment and license assignment, integrations, Dataverse or project context, and reporting. Governance requirements are much stronger than for core Planner.
Integration Integration | Premium integriert Sprints, Ziele, Abhängigkeiten, Timelines und teils Copilot-nahe Projektassistenz. Die Abgrenzung zu traditionellem Project-Management muss klar dokumentiert werden. Premium integrates sprints, goals, dependencies, timelines, and in some cases Copilot-adjacent project assistance. The boundary to traditional project management must be documented clearly.
Daten & Compliance Data & compliance | Die Datenbasis geht über einfache Taskboards hinaus und wird für Berichte, Portfolios und Steuerungsentscheidungen genutzt. Datenqualität wird damit geschäftskritisch. The data set goes beyond simple task boards and is used for reporting, portfolios, and steering decisions. Data quality therefore becomes business-critical.
Automation Automation | APIs und Reporting sind zentral für Integration mit Power BI, ADO oder Jira. Governance sollte Konnektor- und Lifecycle-Fragen explizit behandeln. APIs and reporting are central for integration with Power BI, Azure DevOps, or Jira. Governance should explicitly cover connector and lifecycle questions.
Lizenzierung Licensing | Benötigt Premium-/Project-nahe Lizenzierung. Requires premium or Project-adjacent licensing.
Betriebsfokus Operational focus | Premium sollte nur eingeführt werden, wenn Portfolio- und Projektrollen, Steuerlogik und KPI-Definitionen klar sind. Premium should be introduced only when portfolio roles, planning logic, and KPI definitions are clear.

- Verankern Sie Premium im PMO oder Transformation Office. Anchor Premium in the PMO or transformation office.
- Definieren Sie, wann Aufgaben im Teamboard und wann im Projektplan leben. Define when work belongs in a team board and when it belongs in a project plan.
- Nutzen Sie Gantt und Dependencies für echte Projektabhängigkeiten, nicht nur als Dekoration. Use Gantt and dependencies for real project dependencies, not as decoration.
- Portfolio-Reports brauchen stabile Datenqualität und Taxonomie. Portfolio reporting needs stable data quality and taxonomy.

### Microsoft To Do Microsoft To Do

To Do ist der persönliche Aufgabenfokus mit My Day, Listen, Reminders, Due Dates und Synchronisation zu Outlook/Exchange. Es ist die individuelle Arbeitsfläche über mehreren Aufgabendomänen. To Do is the personal task focus with My Day, lists, reminders, due dates, and synchronization with Outlook or Exchange. It is the individual's workspace across multiple task domains.

Architekturhinweis Architecture note

Wenn Nutzer To Do als System of Record für Teamarbeit missverstehen, zerfasern Verantwortlichkeiten. If users mistake To Do as the system of record for team work, accountability becomes fragmented.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
--- | ---
Adminoberfläche Admin surface | Admins steuern To Do überwiegend indirekt über Exchange Online, Org-wide Settings, Lizenzierung und mobile App Governance. Die User Experience ist stark benutzerzentriert. Admins govern To Do mainly indirectly through Exchange Online, organization-wide settings, licensing, and mobile app governance. The experience is strongly user-centric.
Integration Integration | To Do nimmt Planner-Zuweisungen, Flagged Emails und persönliche Listen zusammen. Dadurch wird es zum Sammelpunkt für Arbeit aus verschiedenen Quellen. To Do brings together Planner assignments, flagged emails, and personal lists, making it the aggregation point for work from different sources.
Daten & Compliance Data & compliance | Persönliche Aufgaben hängen stark an Exchange-/Mailbox-Kontext. Governance und Aufbewahrung unterscheiden sich deshalb von SharePoint- oder Planner-Artefakten. Personal tasks depend heavily on Exchange or mailbox context. Governance and retention therefore differ from SharePoint or Planner artifacts.
Automation Automation | Graph deckt To Do lists und tasks gut ab. PowerShell bleibt relevant für Exchange und die zugrunde liegende Benutzerverwaltung. Graph covers To Do lists and tasks well. PowerShell remains relevant for Exchange and underlying user administration.
Lizenzierung Licensing | To Do ist meist Bestandteil der Standard-M365-/Exchange-Lizenz. To Do is usually part of the standard Microsoft 365 or Exchange license.
Betriebsfokus Operational focus | To Do ist ideal als persönliche Sicht, aber kein Ersatz für Teamgovernance oder formale Listenprozesse. To Do is ideal as a personal view, but not a replacement for team governance or formal list processes.

- My Day ist ein Fokuswerkzeug, keine Governance-Ebene. My Day is a focus tool, not a governance layer.
- Planner-Zuweisungen in To Do erhöhen Sichtbarkeit, ändern aber nicht den Eigentümer des Plans. Planner assignments in To Do increase visibility, but they do not change plan ownership.
- Outlook-Flags und Aufgabenlogik brauchen saubere Exchange-Nutzung. Outlook flags and task logic require disciplined Exchange usage.
- To Do eignet sich hervorragend für individuelle Priorisierung im Rahmen gemeinsamer Systeme. To Do is excellent for individual prioritization on top of shared systems.

### Microsoft Lists Microsoft Lists

Lists ist der flexibelste Work-Tracking-Baustein der Gruppe. Spalten, Ansichten, Regeln, Formatierung, Formulare und Automatisierung machen daraus von einfachen Trackern bis zu Low-Code-Prozessen fast alles möglich. Lists is the most flexible work-tracking building block in the set. Columns, views, rules, formatting, forms, and automation make it suitable for everything from simple trackers to low-code processes.

Architekturhinweis Architecture note

Sobald Listen geschäftskritisch werden, reicht 'die Fachabteilung macht das selbst' meist nicht mehr aus. Once lists become business-critical, 'the department can manage it itself' is usually no longer sufficient.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
--- | ---
Adminoberfläche Admin surface | Admins verwalten Lists indirekt über SharePoint, Berechtigungen, Site-Lifecycle, DLP, Sensitivity Labels und Power Platform Governance. Listen sind kein isolierter Dienst. Admins manage Lists indirectly through SharePoint, permissions, site lifecycle, DLP, sensitivity labels, and Power Platform governance. Lists is not an isolated service.
Integration Integration | Lists integriert sich mit SharePoint, Teams, Forms, Power Automate und Power Apps. Die Grenze zu 'kleinen Anwendungen' ist oft fließend. Lists integrates with SharePoint, Teams, Forms, Power Automate, and Power Apps. The line to 'small applications' is often blurry.
Daten & Compliance Data & compliance | Die Daten liegen in SharePoint-Listen; damit gelten SharePoint-Berechtigungen, Versionierung, Aufbewahrung, Sitestrategie und Purview-Regeln. Data lives in SharePoint lists; therefore SharePoint permissions, versioning, retention, site strategy, and Purview rules apply.
Automation Automation | Graph und SharePoint-APIs sind stark für Listen, Spalten, Items und Sites. PowerShell wird eher für SharePoint-Site- und Berechtigungsautomation genutzt. Graph and SharePoint APIs are strong for lists, columns, items, and sites. PowerShell is more often used for SharePoint site and permission automation.
Lizenzierung Licensing | Lizenzierung folgt SharePoint/M365. Licensing follows SharePoint and Microsoft 365.
Betriebsfokus Operational focus | Listen müssen wie Datenprodukte behandelt werden: Eigentümer, Spaltendesign, Datenqualität, Archivierung und Workflow-Ownership. Lists should be treated like data products: ownership, column design, data quality, archiving, and workflow ownership.

- Nutzen Sie standardisierte Spalten und Ansichten für wiederkehrende Muster. Use standardized columns and views for recurring patterns.
- Power Automate-Regeln brauchen Monitoring und Fehlerbehandlung. Power Automate rules need monitoring and error handling.
- Forms-Integration sollte auf klare Dateneigentümerschaft gemappt sein. Forms integration should be mapped to clear data ownership.
- Listen auf Projekt- oder Team-Sites brauchen denselben Lifecycle wie die Sites selbst. Lists on project or team sites need the same lifecycle as the sites themselves.

### Microsoft Bookings Microsoft Bookings

Bookings ist die Termin- und Servicebuchungsoberfläche für interne oder externe Termine, Beratungen, Sprechstunden und standardisierte Services mit Teams-Integration. Bookings is the scheduling and service-booking surface for internal or external appointments, consultations, office hours, and standardized services with Teams integration.

Architekturhinweis Architecture note

Ohne Governance entstehen schnell Schatten-Buchungsseiten mit inkonsistentem Branding oder Datenschutztexten. Without governance, shadow booking pages with inconsistent branding or privacy messaging appear quickly.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
--- | ---
Adminoberfläche Admin surface | Admins steuern globale Freigabe, Self-Service-Optionen, Staff, Services, Buchungsseite, externe Sichtbarkeit, Erinnerungen und Kalenderabhängigkeiten. Admins control global enablement, self-service options, staff, services, booking page visibility, reminders, and calendar dependencies.
Integration Integration | Bookings integriert Exchange-Kalender, Teams Meetings, Benachrichtigungen und gegebenenfalls SMS. Der Dienst ist dadurch eng an Messaging- und Kalendergovernance gebunden. Bookings integrates Exchange calendars, Teams meetings, notifications, and optionally SMS. The service is therefore tightly coupled to messaging and calendar governance.
Daten & Compliance Data & compliance | Service-, Termin- und Kundendaten liegen im Bookings-Kontext, mit Exchange- und Teams-Abhängigkeiten für Kalendereinträge und Meetings. Datenschutz ist gerade bei externen Kundendaten zentral. Service, appointment, and customer data live in the Bookings context, with Exchange and Teams dependencies for calendar items and meetings. Privacy is especially important for external customer data.
Automation Automation | Graph unterstützt Bookings Businesses, Services, Staff und Appointments. PowerShell ist eher indirekt über Exchange/Teams relevant. Graph supports Bookings businesses, services, staff, and appointments. PowerShell is more indirectly relevant through Exchange and Teams.
Lizenzierung Licensing | Bookings ist in vielen Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Bookings is included in many business and enterprise plans.
Betriebsfokus Operational focus | Bauen Sie Bookings wie einen echten Servicekatalog mit klaren Services, Ownern, SLA und externer Kommunikationsrichtlinie auf. Run Bookings like a real service catalog with clear services, owners, SLAs, and external communication guidance.

- Definieren Sie Standardvorlagen für Services und Benachrichtigungen. Define standard templates for services and notifications.
- Prüfen Sie externe Sichtbarkeit und Datenschutztexte sorgfältig. Review external visibility and privacy text carefully.
- Teams-Meeting-Einstellungen müssen zur Beratungssituation passen. Teams meeting settings must fit the consultation scenario.
- Bookings eignet sich besonders für standardisierte Serviceangebote mit fester Dauer. Bookings is especially effective for standardized service offerings with predictable duration.

### Governance und Workload-Abgrenzung Governance and workload boundaries

Der schwierigste Teil ist nicht die Technik, sondern die klare Abgrenzung: Wann ist Planner richtig, wann Lists, wann To Do, wann Premium und wann Bookings oder Power Apps. The hardest part is not the technology but the boundary model: when Planner is right, when Lists fits, when To Do is enough, and when Premium or Bookings or even Power Apps is the right choice.

Architekturhinweis Architecture note

Zu viel Wahlfreiheit ohne Leitplanken senkt eher Produktivität als dass sie sie erhöht. Too much freedom without guardrails tends to reduce productivity rather than improve it.

Eigenschaft Property | Beschreibung Description
--- | ---
Adminoberfläche Admin surface | Admins und Produktowner müssen Entscheidungsleitlinien, Templates, Naming und Lifecycle-Regeln bereitstellen. Sonst entsteht Parallelentwicklung von Aufgaben- und Prozessinseln. Admins and product owners must provide decision guidance, templates, naming, and lifecycle rules. Otherwise parallel islands of tasks and process tracking emerge.
Integration Integration | Alle fünf Dienste integrieren sich mit Teams, aber auf unterschiedliche Weise. Governance muss deshalb dienstspezifisch und nicht teams-zentriert gedacht werden. All five services integrate with Teams, but in different ways. Governance therefore must be service-specific rather than Teams-centric.
Daten & Compliance Data & compliance | Compliance ist abhängig von SharePoint-, Exchange-, Planner- oder Bookings-Datenkontext. Eine generische 'Task Governance' reicht nicht aus. Compliance depends on the SharePoint, Exchange, Planner, or Bookings data context. A generic 'task governance' statement is not enough.
Automation Automation | Graph erlaubt gute Standardautomation, doch die Architekturentscheidung bleibt menschlich: einfachste passende Plattform zuerst. Graph enables strong baseline automation, but the architecture decision remains human: choose the simplest fitting platform first.
Lizenzierung Licensing | Keine Zusatzlizenz, aber großer Einfluss auf Lizenzkosten durch bewusste Premium-Abgrenzung. No additional license in itself, but major influence on cost through thoughtful premium scope control.
Betriebsfokus Operational focus | Führen Sie einen Workload-Entscheidungsbaum ein, damit Fachbereiche nicht zufällig dieselben Prozesse in drei Diensten parallel abbilden. Introduce a workload decision tree so business teams do not accidentally model the same process across three services in parallel.

- Planner für Teamarbeit, To Do für persönliche Sicht, Lists für strukturierte Daten, Premium für Projektsteuerung, Bookings für Terminservices. Planner for team work, To Do for personal views, Lists for structured data, Premium for project steering, Bookings for appointment services.
- Dokumentieren Sie Entscheidungsregeln und Beispielmuster. Document decision rules and example patterns.
- Messen Sie nicht nur Nutzung, sondern auch Reduktion von Tool-Duplikaten. Measure not only usage but also reduction in duplicated tooling.
- App-Policies in Teams sollten diesen Entscheidungsbaum unterstützen. Teams app policies should support this workload decision tree.

## Administration und Governance Administration and governance

Admin-Thema Admin topic | Umsetzung Implementation
--- | ---
Teams App Policies Teams app policies | Planner, Lists, Bookings und To Do erscheinen häufig über Teams. App-Setup, Pinning und Freigabe sollten mit Governance abgestimmt sein. Planner, Lists, Bookings, and To Do often surface through Teams. App setup, pinning, and enablement should align with governance.
Exchange-Abhängigkeiten Exchange dependencies | To Do und Bookings hängen stark von Exchange Online, Kalendern und Mailflows ab. Störungen dort wirken direkt auf diese Workloads. To Do and Bookings depend heavily on Exchange Online, calendars, and mail flows. Problems there directly affect these workloads.
SharePoint-Abhängigkeiten SharePoint dependencies | Lists folgen Site-Lifecycle, Berechtigungen und Purview-Regeln von SharePoint. Ohne Site-Governance gibt es keine Listen-Governance. Lists follow site lifecycle, permissions, and Purview rules in SharePoint. Without site governance there is no list governance.
Gruppen-Lifecycle Group lifecycle | Planner-Pläne hängen oft an Microsoft-365-Gruppen. Löschen oder Archivieren von Gruppen muss Planner explizit berücksichtigen. Planner plans often depend on Microsoft 365 groups. Deleting or archiving groups must explicitly account for Planner.
Premium-Governance Premium governance | Premium-Pläne und Portfolios brauchen PMO-Ownership, Datenqualitätsregeln und Reporting-Standards. Premium plans and portfolios need PMO ownership, data quality rules, and reporting standards.
Externe Termine External appointments | Bookings mit externen Kunden braucht Branding-, Datenschutz- und Kommunikationsrichtlinien. Bookings with external customers needs branding, privacy, and communication standards.

## API, Graph und PowerShell API, Graph, and PowerShell

Schnittstelle Interface | Praxis Practice
--- | ---
Planner API Planner API | Graph unterstützt Pläne, Buckets, Aufgaben, Assignments, Details und Roster-nahe Szenarien je nach verfügbarer API-Version. Graph supports plans, buckets, tasks, assignments, details, and roster-related scenarios depending on available API version.
To Do API To Do API | Graph deckt Listen, Aufgaben, Schritte und Zustände in Benutzerkontexten ab. Graph covers lists, tasks, steps, and task states in user contexts.
Lists API Lists API | Graph und SharePoint APIs bieten Zugriff auf Listen, Spalten, Items, Views und Sites. Graph and SharePoint APIs provide access to lists, columns, items, views, and sites.
Bookings API Bookings API | Graph verwaltet Businesses, Services, Staff, Customers und Appointments. Graph manages businesses, services, staff, customers, and appointments.
PowerShell PowerShell | PowerShell ist stark für begleitende Dienste wie Exchange, SharePoint, Teams und Gruppenautomation, weniger für Planner selbst. PowerShell is strong for surrounding services like Exchange, SharePoint, Teams, and group automation, less so for Planner itself.
Power Automate Power Automate | Flow-basierte Automatisierung ist praktisch ein Standardwerkzeug für Lists, Bookings-Benachrichtigungen und Aufgabenprozesse. Flow-based automation is effectively a standard tool for Lists, bookings notifications, and task-driven processes.

HTTP / REST HTTP / REST

    POST https://graph.microsoft.com/v1.0/planner/tasks
    Authorization: Bearer eyJ0eXAiOiJKV1Qi...
    Content-Type: application/json

JSON JSON

    {
      "planId": "V5iyENP8jUKfHk2W5E4ZxWQABcd3",
      "bucketId": "gYhQ0-k5xEKs3lfddG4xMWQAE4M6",
      "title": "Finalize migration runbook",
      "assignments": {
        "3d4b6f54-8e8d-4d5d-b672-1c9de34af1d1": {
          "@odata.type": "#microsoft.graph.plannerAssignment"
        }
      }
    }

HTTP / REST HTTP / REST

    GET https://graph.microsoft.com/v1.0/solutions/bookingBusinesses/{businessId}/appointments
    Authorization: Bearer eyJ0eXAiOiJKV1Qi...
    Accept: application/json

## Betrieb, Rollout und Troubleshooting Operations, rollout, and troubleshooting

Workload-Entscheidungsbaum festlegen Define the workload decision tree

Dokumentieren Sie, wann Planner, Premium, To Do, Lists oder Bookings die richtige Plattform ist. Diese Leitlinie spart später mehr Aufwand als jede Einzelrichtlinie. Document when Planner, Premium, To Do, Lists, or Bookings is the right platform. This guidance saves more effort than any single policy later on.

Teams- und M365-Templates bereitstellen Provide Teams and Microsoft 365 templates

Verknüpfen Sie Team- und Site-Vorlagen mit Standard-Apps, Listen, Planner-Strukturen und Berechtigungen. Tie team and site templates to standard apps, lists, Planner structures, and permissions.

PMO und Fachbereiche auf Premium ausrichten Align PMO and business on Premium

Premium braucht Projektmethodik, Portfolioowner und Reporting. Führen Sie es nicht wie eine weitere To-Do-Liste ein. Premium needs project method, portfolio owners, and reporting. Do not introduce it like another simple to-do tool.

Bookings extern sicher gestalten Harden external Bookings scenarios

Prüfen Sie Datenschutzhinweise, Teams-Meeting-Einstellungen, Branding, Staff-Zuweisung und Kundendatenbehandlung. Validate privacy notices, Teams meeting settings, branding, staff assignment, and customer data handling.

Graph- und Flow-Standards definieren Define Graph and flow standards

Automatisierung über Graph und Power Automate braucht Namensstandards, Owner, Fehlerbehandlung und API-Berechtigungsreview. Automation through Graph and Power Automate needs naming standards, owners, error handling, and API permission review.

Planner-Task ist nicht in To Do sichtbar Planner task is not visible in To Do

Prüfen Sie Zuweisung, Benutzerkontext, Synchronisationsverzug und ob der Task tatsächlich als Aufgabe des Benutzers existiert. Nicht jeder Planstatus wird sofort gespiegelt. Check assignment, user context, synchronization delay, and whether the task truly exists as a user assignment. Not every plan state is mirrored instantly.

Lists-Regeln oder Automationen reagieren nicht Lists rules or automations do not trigger

Validieren Sie Berechtigungen, Trigger-Bedingungen, Flow-Verbindungen und ob die Liste auf der erwarteten Site lebt. Viele Fehler sind Site- oder Connector-Probleme. Validate permissions, trigger conditions, flow connections, and whether the list lives on the expected site. Many issues are site or connector related.

Bookings-Seite verhält sich falsch nach außen Bookings page behaves incorrectly externally

Prüfen Sie Service-Verfügbarkeit, Staff-Zuordnung, Bookings-Seitenoptionen, Kalendersynchronisation und gegebenenfalls DNS-/Branding-Einbettungen. Check service availability, staff assignment, booking page options, calendar synchronization, and any DNS or branding embedding used externally.

Premium-Plan spiegelt Projektrealität nicht wider Premium plan does not reflect project reality

Oft fehlen Taxonomie, Abhängigkeitsdisziplin oder ein Portfolioprozess. Premium ist nur so gut wie die PMO-Governance dahinter. Taxonomy, dependency discipline, or portfolio process is often missing. Premium is only as good as the PMO governance behind it.

## Grenzen, Quoten und Realitätscheck Limits, quotas, and reality check

Thema Topic | Bedeutung Meaning
--- | ---
Planner-Basis Planner core | Stark für Teamarbeit, aber begrenzt für komplexe Portfolios und Ressourcensteuerung. Strong for team work, but limited for complex portfolio and resource steering.
Premium Premium | Leistungsfähig, aber governance-intensiv und lizenzseitig bewusster einzuführen. Powerful, but governance-heavy and requiring deliberate premium licensing.
To Do To Do | Ideal für persönliche Sicht, nicht für teamweite System-of-Record-Prozesse. Ideal for personal views, not for team-wide system-of-record processes.
Lists Lists | Sehr flexibel, daher auch anfällig für Shadow-Process- und Wildwuchs-Szenarien. Highly flexible and therefore prone to shadow process and sprawl scenarios.
Bookings Bookings | Externe Kundentermine erhöhen Datenschutz- und Kommunikationsanforderungen. External customer scheduling increases privacy and communication requirements.
API-Governance API governance | Graph macht viel möglich, ersetzt aber keine Produktentscheidung über die richtige Plattform. Graph enables many scenarios, but it does not replace product decisions about the right platform.

## Empfohlene Betriebsprinzipien Recommended operating principles

- Führen Sie einen einfachen, offiziellen Entscheidungsbaum für alle fünf Workloads ein. Publish a simple official decision tree across all five workloads.
- Verankern Sie Planner Premium im PMO und nicht als Fachbereichs-Schattenlösung. Anchor Planner Premium in the PMO instead of allowing it to become a business shadow solution.
- Behandeln Sie Lists als Datenprodukte mit Owner, Spaltendesign und Lifecycle. Treat Lists as data products with owners, schema design, and lifecycle.
- Nutzen Sie Teams-App-Policies, um den Zielarbeitsplatz zu vereinfachen. Use Teams app policies to simplify the target digital workplace.
- Halten Sie Bookings-Seiten standardisiert und markenkonform. Keep Bookings pages standardized and aligned to brand.
- Prüfen Sie Planner-Gruppen-Lifecycle konsequent bei Team-Archivierung. Review Planner group lifecycle consistently when teams are archived.
- Nutzen Sie Graph und Power Automate bewusst, aber mit API-Governance. Use Graph and Power Automate deliberately, but with API governance.
- Messen Sie Erfolg an reduziertem Tool-Wildwuchs und klareren Zuständigkeiten. Measure success by reduced tool sprawl and clearer ownership.

## Begriffsreferenz Glossary

Begriff Term | Einordnung Meaning
--- | ---
Bucket Bucket | Planner-Kategorie zur Strukturierung von Aufgaben innerhalb eines Plans. Planner category used to structure tasks inside a plan.
Roster Plan Roster plan | Planmodell ohne klassische M365-Gruppenbindung für bestimmte Szenarien. Plan model without the classic Microsoft 365 group binding for selected scenarios.
My Day My Day | Persönliche Tagesfokussicht in Microsoft To Do. Daily focus view in Microsoft To Do.
List Rule List rule | Ereignisgesteuerte Benachrichtigungs- oder Automationsregel in Microsoft Lists. Event-driven notification or automation rule in Microsoft Lists.
Column Formatting Column formatting | JSON-basierte Darstellung von Feldern in Microsoft Lists. JSON-based rendering of fields in Microsoft Lists.
Bookings Business Bookings business | Mandantenobjekt mit Services, Staff und Buchungsseite. Tenant object containing services, staff, and the booking page.
Gantt Gantt | Zeitachsenansicht für Projekte und Abhängigkeiten in Premium-Szenarien. Timeline view for projects and dependencies in premium scenarios.
People View People view | Sicht auf Arbeitspakete nach Personen und Auslastung. View of work packages by person and workload.
Flagged Email Flagged email | Outlook-Mail, die als Aufgabe in To Do erscheint. Outlook email that appears as a task in To Do.
Service Service | Buchbares Leistungsangebot in Microsoft Bookings. Bookable service offering in Microsoft Bookings.