Forms, Stream, Whiteboard & Sway Forms, Stream, Whiteboard & Sway

Offline-Referenz zu Microsoft Forms, Stream on SharePoint, Whiteboard und Sway mit Admin-Einstellungen, Datenresidenz, Compliance, APIs, Migration und PowerShell-nahen Betriebsaufgaben. Offline reference for Microsoft Forms, Stream on SharePoint, Whiteboard, and Sway including admin settings, data residency, compliance, APIs, migration, and PowerShell-adjacent operational tasks.

Architektur und Betriebsmodell Architecture and operating model

Copilot-, Viva- und M365-Dienste wirken nur dann stabil, wenn Architektur, Datenpfade, Berechtigungen und Betriebsrollen zusammen geplant werden. Die folgenden Tabellen fokussieren die technische Wirklichkeit hinter der Produktverpackung. Copilot, Viva, and Microsoft 365 services remain stable only when architecture, data paths, permissions, and operating roles are planned together. The following tables focus on the technical reality behind the product packaging.

Diese Referenz priorisiert Admin-, Security- und Integrationsperspektiven. Sie ist deshalb näher am Microsoft-Learn-Betriebshandbuch als an Marketing- oder Endanwenderdokumentation. This reference prioritizes the admin, security, and integration perspective. It is therefore closer to an operational Microsoft Learn playbook than to marketing or end-user documentation.

Lizenzierung und Voraussetzungen Licensing and prerequisites

Deep Dive nach Funktionsbereich Deep dive by capability

Microsoft Forms Microsoft Forms

Forms eignet sich für Surveys, Quizze, Registrierungen, einfache Datenerfassung und schnelle Abstimmungen. Die Stärke ist Geschwindigkeit, nicht komplexe Formularlogik wie in Power Apps. Forms suits surveys, quizzes, registrations, simple data capture, and quick polls. Its strength is speed, not complex form logic like Power Apps.

• Verwenden Sie externe Antworten nur mit freigegebenem Datenschutztext. Allow external responses only with approved privacy messaging.
• Quizze und Umfragen brauchen unterschiedliche Governance, obwohl sie technisch ähnlich aussehen. Quizzes and surveys need different governance even though they look technically similar.
• Verankern Sie Form-Owner und Review-Termine. Assign form owners and review dates.
• Vermeiden Sie Forms als Schatten-Datenbank für kritische Prozesse. Avoid turning Forms into a shadow database for critical processes.

Microsoft Stream auf SharePoint Microsoft Stream on SharePoint

Stream ist heute das Videoerlebnis für Dateien in OneDrive und SharePoint. Meeting-Aufzeichnungen, Schulungsvideos und Portale hängen damit direkt an M365-Dateispeicher und Berechtigungen. Stream is now the video experience for files stored in OneDrive and SharePoint. Meeting recordings, training videos, and portals therefore depend directly on Microsoft 365 file storage and permissions.

• Besprechungsaufzeichnungen brauchen denselben Lifecycle wie andere M365-Dateien. Meeting recordings need the same lifecycle as other Microsoft 365 files.
• Transkripte und Captions sind Governance-relevant, nicht bloß Komfortfunktionen. Transcripts and captions are governance-relevant, not just convenience features.
• Migration von Stream Classic sollte Metadaten und URL-Auswirkungen explizit adressieren. Migration from Stream Classic should explicitly address metadata and URL impacts.
• SharePoint-Sites sind der eigentliche Governance-Ort für modernes Stream. SharePoint sites are the true governance location for modern Stream.

Microsoft Whiteboard Microsoft Whiteboard

Whiteboard bietet freie visuelle Zusammenarbeit in Meetings und außerhalb davon. Es eignet sich für Workshops, Architekturarbeit, Ideation und Unterrichtsszenarien. Whiteboard provides free-form visual collaboration in and outside meetings. It is well suited to workshops, architecture sessions, ideation, and education scenarios.

• Whiteboard braucht Richtlinien für Gastbeteiligung und Export. Whiteboard needs policies for guest participation and export.
• Meeting-Artefakte sollten in Projekt- oder Teams-Dokumentation referenziert werden. Meeting artifacts should be referenced in project or team documentation.
• Prüfen Sie Telemetrie- und Diagnoseeinstellungen bewusst. Review telemetry and diagnostics consciously.
• Whiteboard ersetzt kein strukturiertes Wissensmanagement. Whiteboard does not replace structured knowledge management.

Microsoft Sway Microsoft Sway

Sway liefert schnell erstellbare, webbasierte Storytelling-Präsentationen und Microsites. Es eignet sich für interne Kommunikation, kleine Informationspakete und leichte Publikation. Sway delivers quickly created web-based storytelling presentations and microsites. It fits internal communication, compact information packages, and lightweight publishing.

• Aktivieren Sie externe Freigabe nur mit klarer Kommunikationsrichtlinie. Enable external sharing only with a clear communication policy.
• Sway eignet sich für schnelle Kommunikation, nicht für revisionskritische Dokumentation. Sway is suitable for fast communication, not audit-critical documentation.
• Prüfen Sie Einbettungen und Drittinhalte auf Datenschutz und Verfügbarkeit. Review embeds and third-party content for privacy and availability.
• Ein Sway-Owner-Modell vermeidet verwaiste Inhalte. An owner model for Sway prevents orphaned content.

Compliance, Datenresidenz und eDiscovery Compliance, data residency, and eDiscovery

Die Dienste unterscheiden sich stark darin, wo Daten liegen und wie Purview, Audit und eDiscovery greifen. Genau dieser Unterschied muss vor Rollout verstanden sein. These services differ substantially in where data lives and how Purview, audit, and eDiscovery apply. That difference must be understood before rollout.

• Stream ist am einfachsten zu erklären, weil SharePoint/OneDrive führen. Stream is easiest to explain because SharePoint and OneDrive lead.
• Forms mit externen Antworten braucht besondere Datenschutzbewertung. Forms with external responses requires explicit privacy review.
• Whiteboard und Sway sollten mit echten eDiscovery- und Exporttests validiert werden. Whiteboard and Sway should be validated with live eDiscovery and export tests.
• Audit-Logs sollten in die Support- und Incident-Routine integriert werden. Audit logs should be integrated into support and incident routines.

Migration und Governance Migration and governance

Besonders Stream Classic-Migration, Forms-Ownership und Whiteboard-/Sway-Lifecycle verlangen einen Governance-Ansatz. Die Technik ist schnell aktiviert, die Betriebsreife nicht. Especially Stream Classic migration, Forms ownership, and Whiteboard or Sway lifecycle require a governance approach. The technology enables quickly; operational maturity does not.

• Führen Sie Stream Classic-Migration als Kommunikationsprojekt, nicht nur als Dateiverschiebung. Run Stream Classic migration as a communication project, not just a file move.
• Forms und Sways brauchen Owner-Transfer bei Mitarbeiterwechsel. Forms and Sways need owner transfer when employees move or leave.
• Whiteboards sollten in Projekt- oder Meeting-Lifecycle eingebettet werden. Whiteboards should be embedded in project or meeting lifecycle.
• Setzen Sie Review-Zyklen für externe Freigabe und Veröffentlichung. Set review cycles for external sharing and publication.

Administration und Governance Administration and governance

API, Graph und PowerShell API, Graph, and PowerShell

Connect-MicrosoftTeams
Get-CsTeamsMeetingPolicy |
  Select-Object Identity, AllowCloudRecording, AllowTranscription

Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com
Get-SPOSite -Limit 10 | Select-Object Url, Template
                
        

GET https://graph.microsoft.com/v1.0/reports/getFormsUserActivityUserDetail(period='D30')
Authorization: Bearer eyJ0eXAiOiJKV1Qi...
Accept: text/csv
                
        

{
  "streamVideoProfile": {
    "site": "https://contoso.sharepoint.com/sites/knowledge",
    "transcriptRequired": true,
    "externalSharing": "InternalOnly"
  }
}
                
        

Betrieb, Rollout und Troubleshooting Operations, rollout, and troubleshooting

Grenzen, Quoten und Realitätscheck Limits, quotas, and reality check

Empfohlene Betriebsprinzipien Recommended operating principles

• Definieren Sie pro Dienst klare Externfreigabe- und Owner-Regeln. Define clear external-sharing and ownership rules per service.
• Behandeln Sie Stream als SharePoint-/OneDrive-Video, nicht als separates Altprodukt. Treat Stream as SharePoint and OneDrive video, not as a separate legacy product.
• Validieren Sie Whiteboard- und Sway-Compliance mit echten Tests. Validate Whiteboard and Sway compliance with live tests.
• Forms-Workflows mit kritischen Daten sollten Power-Platform-Governance folgen. Forms workflows with critical data should follow Power Platform governance.
• Nutzen Sie Video-Metadaten und Sitestrukturen bewusst für Stream-Portale. Use video metadata and site structures deliberately for Stream portals.
• Stellen Sie Owner-Transfer bei Offboarding sicher. Ensure owner transfer during offboarding.
• Kombinieren Sie technische Aktivierung immer mit Kommunikationsrichtlinie. Always pair technical enablement with communication guidance.
• Schützen Sie sensible Veröffentlichungen mit den gleichen Standards wie jede andere externe Webpräsenz. Protect sensitive publications with the same standards as any other external web presence.

Begriffsreferenz Glossary